5 veidi, kā uzņēmums zaudē naudu grāmatvedības sistēmas dēļ

Pēc e-pasta un tādām ofisa programmām kā Word un Excel, grāmatvedības sistēma ir visbiežāk izmantotais IT risinājums jebkurā uzņēmumā. Ja vien grāmatvedības vešanu neesat uzticējuši ārpakalpojumu sniedzējam, ir liela varbūtība, ka jūsu īpašumā ir kādas grāmatvedības programmas licences vai līgums par to nomu.

Ja esat neliela uzņēmuma, kura apgrozījums nepārsniedz pārsimts tūkstošus eiro, vadītājs un nodarbināt tikai dažus darbiniekus, grāmatvedības programmas izvēli mierīgi variet atstāt savas grāmatvedes ziņā – viņa izvēlēsies sev visērtāko risinājumu, kas nodrošinās visas grāmatvedībai svarīgās funkcijas. Tomēr, ja jūsu vadītais uzņēmums ir lielāks un it īpaši tad, ja tas plāno augt, ir vērts painteresēties vai šobrīd izmantotā grāmatvedības sistēma jau nav kļuvusi par slogu, kas jums neļauj apsteigt konkurentus.

Tipiska situācija strauji augošā uzņēmumā ir sasaistes strūkums starp grāmatvedības jeb naudas uzskaiti un krājumu uzskaiti. Naudas atlikums kontā un maksājamie rēķini ir viena pasaule, bet iepirktās un saražotās preces – pavisam cita.

Ja uzņēmumam ir divas atsevišķas sistēmas – viena grāmatvedības uzskaitei un cita – noliktavas uzskaitei, kompānija zaudē naudu, algojot cilvēkus, kas datus ievada dažādās sistēmās. Piemēram informāciju par saņemšanas pavadzīmes summu grāmatvedības programmā, bet par saņemtajiem daudzumiem – noliktavas uzskaites sistēmā.

Sliktākajā gadījumā, ja noliktavas sistēma nav ieviesta vispār, uzskaites trūkuma rezultātā uzņēmums zaudē ļoti daudz naudas, iepērkot vairāk preces nekā vajadzīgs un laicīgi neiepērkot tās, kas nepieciešamas. Jo lielāks uzņēmums, jo lielāki krājumi. Un jo lielāki krājumi, jo lielākas problēmas ar to uzskaiti un lielāki iespējamie zaudējumi nepareizas uzskaites gadījumā.

Nesen iegriezos palielas veikalu ķēdes filiālē, lai nopirktu kādu dāvināmu nieku. Piedāvājums lielisks, pārdevēja arī, bet, kad pienāca laiks norēķināties, ievēroju, ka pārdevēja izsit čeku un manis iegādāto preci pieraksta mazā, nošmulētā kladītē, kas glabājas pie kases. Ieinteresēti paskatījos pāri kases aparātam un vienā mirklī varēju iepazīties ar visu šajā dienā nopirkto preču sarakstu.

Acīmredzot šis uzņēmums uzskata, ka ir izdevīgi darbinieku laiku izmantot, liekot viņiem kaut ko pierakstīt kladītēs, tad šo informāciju vairāk vai mazāk precīzi apkopojot un izmantojot. Tomēr daudz ātrāk, uzticamāk un arī lētāk, būtu savienot kases sistēmu ar grāmatvedības un noliktavas uzskaites sistēmu. Pārdevēja varētu rakstīšanas vietā man kaut ko “piepārdot”, veikala vadītāja varētu uzturēt kārtību plauktos, prečziņi nekavējoties zinātu, ka manis nopirktā prece veikalā ir beigusies un grāmatveži darījumu dienas beigās varētu bez citu cilvēku iesaistes atrast grāmatvedības sistēmā.

Mūsdienu mākoņrisinājumu tendences rāda, ka arvien populārāk ir specifiskām uzņēmuma vajadzībām izmantot atsevišķas sistēmas un iekārtas, kas radītas tieši šim mērķim.

Tomēr bieži vien šo sistēmu izmantošana nav tik lietderīga, cik tā varētu būt, jo tās nav savietojamas jeb integrējamas ar uzņēmuma pamatsistēmām, kāda ir, piemēram, grāmatvedības sistēma. Parasti vaina nav jaunajā risinājumā, bet gan lielajā pamatsistēmā, kuras uzbūve nenodrošina integrācijas iespējas. Savukārt bez tām, uzņēmums nekad nevarēs izmantot priekšrocības, ko sniedz un nākotnē sniegs IT piedāvājumu attīstība.

Mazs uzņēmums var atļauties sistēmu, ar kuru iespējams strādāt tikai pēc izplatītākajiem scenārijiem. Sākumā var būt pat vērtīgi uzreiz pārņemt izplatītāko praksi un nepieļaut savas kļūdas.

Tomēr, uzņēmumam augot, vajadzības kļūst specifiskākas un, ja grāmatvedības sistēma tām nespēj pielāgoties, ir jāsāk meklēt apkārtceļi. Apkārtceļi, savukārt, nozīmē papildus laika un attiecīgi arī naudas patēriņu. Bieži vien uzņēmuma vadītājs to pat nenojauš, jo darbā vienkārši tiek pieņemti papildu cilvēki, pamatojot to darba apjoma palielināšanos, ko rada uzņēmuma izaugsme.

Daudzos gadījumos no tā varētu izvairīties, izvēloties resursu vadības un grāmatvedības sistēmu, ar kuras palīdzību darbietilpīgos procesus var automatizēt un uzskaiti pielāgot uzņēmuma patiesajām vajadzībām nevis vispārīgai populārākajai praksei.

Vai jūs zināt, cik šobrīd naudas ir uzņēmuma kontā? Pat ja nezināt, to viegli var pārbaudīt, atverot internetbanku. Bet vai jūs zināt, cik naudas uzņēmuma kontā būs pēc nedēļas? Ja jums šobrīd piedāvātu izdevīgi iegādāties preces, kas nepieciešamas jūsu ražošanas procesā, cik ilgs laiks jums būtu vajadzīgs, lai iegūtu informāciju par paredzamajiem ienākumiem, paredzamajiem izdevumiem un esošo preču atlikumu? Kā jūsu ieņēmumi vai izdevumi sadalās pa pakalpojuma veidiem un struktūrvienībām?

Ja jūs lūdzat savai grāmatvedei kādu atskaiti, cik ilgs laiks viņai ir vajadzīgs lai prasīto sagatavotu? Vai viņa vienmēr jums var iedot tieši tādas atskaites, kādas vēlaties saņemt?

Ja jūsu grāmatvedības programma vairs neatbilst uzņēmuma lielumam un veidam, ir diezgan liela iespēja, ka jūs zaudējat naudu tāpēc, ka nevarat iegūt vajadzīgo informāciju pietiekami ātri.

Bieži vien tas nozīmē, ka lēmumi, kurus varētu pieņemt, balstoties uz datiem, ir jāpieņem, balstoties uz sajūtām. Dažreiz tie ir pareizi, bet citreiz – noved pie zaudējumiem, ko kuriem būtu iespējams izvairīties. Turklāt, pat ja jūsu vadītāja intuīcija ir gana attīstīta, lai pārsvarā gadījumu pieņemtu pareizos lēmumus, to droši vien nevar teikt par jūsu darbiniekiem.

Ideālu grāmatvedības programmu nav. Sistēma, ko iegādājāties, dibinot uzņēmumu, iespējams, tobrīd bija vispiemērotākā izvēle, bet šobrīd kavē uzņēmuma attīstību. Tāpēc ir vērts ik pa brīdim palūkoties apkārt un paskatīties, vai tirgū nav pieejamas tehnoloģijas, kas šodienas vajadzības apmierina labāk.