Ātra un precīza darba laika plānošana

Vairums biroju darbinieku strādā tā dēvēto normālo darba laiku – 8 stundas dienā, 40 stundas nedēļā. Taču ir arī tādi darbu veidi, kur nepieciešama nepārtraukta personāla nodarbināšana 24 stundas diennaktī jeb periodisks, neregulārs darbs ar mainīgām darba stundām dažādos pulksteņlaikos, ko nav iespējams nodrošināt normālā darba laika ietvaros. Piemēram, konditori, pārdevēji, medicīnas personāls, kam jānodrošina nepārtrauktu slimnieku aprūpi, vai viesnīcu administratori, kuriem jābūt pieejamiem jebkurā diennakts laikā.

Šāda veida darba laiks tiek saukts par summētos darba laiku, individuālo jeb maiņu darbu. Lai arī kādu no šiem darba laika režīmiem darbinieks strādātu, darba devējam, saskaņā ar Darba likumu, ir pienākums precīzi uzskaitīt katra darbinieka nostrādātās stundas. Turklāt pirms tam ir jāveido darba laika grafiks jeb plāns, ar kuru darbinieki laicīgi jāiepazīstina. Process ir gana sarežģīts un aizņem daudz laika, it īpaši, ja iestādē strādā daudz darbinieku un darba laika grafiks jāveido manuāli.

Izaicinājumi darba grafika sastādīšanā 

Mēnesis tuvojas beigām un nepieciešams izveidot darba laika grafiku nākamajam periodam. Atbildīgajai personai grafika sastādīšana nereti sagādā galvas sāpes – process ir gana laikietilpīgs un sarežģīts. It sevišķi, ja grafiks jāplāno vairākiem desmitiem vai pat simtiem personu. Cilvēkam, kas sastāda darba grafiku lielam kolektīvam, jābūt ne tikai labam matemātiķim, bet arī stratēģim. Darba laiks jāplāno katram darbiniekam atsevišķi, ņemot vērā kopējo noslodzi visai struktūrvienībai un neaizmirstot par Darba likuma prasībām.

Daļa organizāciju darba laika grafika veidošanu joprojām veic, izmantojot tik vienkāršus palīgrīkus kā papīra lapu ar tukšu grafiku, zīmuli un kalkulatoru. Vairums šo procesu mēģina paveikt ar Excel tabulas palīdzību. Taču, lai kādi rīki darba laika plānošanai tiktu izmantoti, lielākais izaicinājums ir sabalansēt Darba likuma prasību ievērošanu un organizācijas vajadzības. Piemēram, nepieciešamību nodrošināt pietiekamu personāla sastāvu darba stundās, kontrolējot, lai nodarbinātā darbs nepārklājas dažādos posteņos/struktūrvienībās, lai darba stundu skaits nepārsniedz noteiktā periodā maksimālo stundu skaitu vai tieši otrādi – lai darbiniekam tiek piešķirts pietiekams stundu skaits noteiktā laika periodā.

Papildus tam, grafika sastādītājam jāievēro vairāki apstākļi, kas ne tikai apgrūtina, bet arī paildzina plānošanu. Pirmkārt, darbinieku pieteiktie atvaļinājumi. Atbildīgajam ir jāpārbauda sistēmās vai savos pierakstos, atvaļinājumu pieteikumi un saskaņojumi. Otrkārt, aizvietotāja nozīmēšana no citas struktūrvienības. Aizvietošanas saskaņošana ar darbinieku un tā vadītāju, ir laikietilpīga. Turklāt daudzi uzņēmumi ir pretimnākoši, ņemot vērā darbinieku izteiktās vēlmes pēc brīvajām dienām personiskām vajadzībām.

Visbiežāk plānošana notiek, izmantojot jau gatavu grafiku, kuru ik mēnesi kopē, veicot izmaiņas iepriekšējos datos. Katru mēnesi ir jāpārskata pieteiktie atvaļinājumi un citas prombūtnes un jāņem vērā šo informāciju, sastādot jauno darba grafiku. Kā arī gadījumā, ja kāds darbinieks slimo un kā aizvietojamo jānozīmē citas struktūrvienības darbinieks, tas jāsaskaņo ar viņa vadītāju.

Ja grafiks tiek veidots “uz papīra”, tas jāpārraksta elektroniski. Šajā procesā mēdz gadīties kļūdas, kas kavē tālāko darbu un rada pārpratumus. Ilgu laiku prasa arī dokumenta saskaņošana ar atbildīgajām personām. Joprojām nereti šī darbība nozīmē došanos ar izdrukātu dokumentu uz atbildīgās personas kabinetu, cerībā to sastapt un dabūt nepieciešamo parakstu.  Ne vienmēr apstaigājot visus saskaņotājus, izdodas tos sastapt uz vietas – kāds atrodas prombūtnē, cits izgājis pusdienās. Bieži gadās, ka kāds no saskaņotājiem pamana kādu kļūdu, kas atkal prasa laiku, lai to izlabotu. Ja darba grafiks tiek gatavots manuāli, atbildīgajai personai ir jāpiemīt lielai precizitātei, labām kontrolēšanas spējām, atmiņai un pacietībai. Taču arī tas neizslēdz cilvēciskās kļūdīšanās risku.

Mēneša beigās plānotajā grafikā vienmēr ir ieviesušās izmaiņas – kāds ir saslimis, kādam bijusi nepieciešama brīvdiena, iespējams, kādā dienā ir bijis nepieciešams strādāt vairāk. Tāpēc grafika sastādītājam dokumentā jāveic atzīmes par darbinieku faktiski nostrādāto laiku un jāatzīmē darbinieku prombūtnes, ja tādas ir.

Kad atzīmes ir veiktas, vadītājs darba laika uzskaites dokumentu iesniedz grāmatvedībā, kur sākas arī grāmatvežu ilgais darbs – grafika datu ievadīšana sistēmā un algu aprēķins darbiniekiem. Te arī pastāv iespēja kļūdīties dažādu iemeslu dēļ – nepareizi saskatīts ieraksts, sajauktas rindiņas. Šādas kļūdas atspoguļosies darba algas aprēķinā. Ar darba laika aprēķinu saistītās kļūdas vienmēr ir būtiskas, jo var nopietni ietekmēt darbinieku apmierinātību vai radīt finansiālos zaudējumus organizācijai.

Manuāla darba laika grafika sastādīšana ir ilgs, sarežģīts un nogurdinošs process. Tāpēc ir vērts apsvērt tehnoloģiju izmantošanu, lai padarītu šo uzdevumu vienkāršāku.

Tehnoloģiju iespējas darba grafika sastādīšanai

Iestādēs, kur darbinieki strādā summēto, maiņu jeb individuālo darba laiku, darba laika plānošanu daudz ātrāk un precīzāk ir veikt elektroniski. Tas ļauj izvairīties no kļūdām un laika patēriņa visu dažādo darba grafiku ietekmējošo apstākļu apzināšanai un ņemšanai vērā. Izpaliek arī garais saskaņošanas process, staigājot pa kabinetiem. Lielu laika ietaupījumu tas sniedz arī algu grāmatvežiem, kas mēneša beigās grāmatvedības sistēmā ērti iegūst datus par darbinieku nostrādātajām stundām.

Labākās ERP sistēmas piedāvā dažādus rīkus darba laika grafika efektīvai sastādīšanai, nodrošinot atbalstu visam darba laika uzskaites procesam – sākot ar darba laika plānošanu par nākamā mēneša darbu un beidzot ar precīzu algu aprēķinu. 

Atvieglota plānošana

Sākumā tiek izveidots grafika plāns, kur tā sastādītājs atzīmē darbinieka darba laiku (cikos sākas un beidzas darbs) un stundas, kā arī citas organizācijai svarīgas nianses. Piemēram, organizācijas prasības, noteikts darbinieku skaits nodaļā/postenī, kompetences u.tml. Darba laika plānošanai ir izveidots mehānisms, kas pēc noteiktām vērtībām ļauj aizpildīt darba laiku katram darbiniekam.

Ir iespējams izmantot dažādus šablonus, kas organizācijām ar ļoti lielu darbinieku skaitu, ļauj informāciju aizpildīt daudz operatīvāk. Tā kā web vidē esošais grafiks ir sasaistīts ar ERP sistēmu  grafika sastādītājam nav jāzina, kāda ir noteiktā slodze katram darbiniekam, vai, kad plānots atvaļinājums – šī informācija tiek automātiski ielasīta grafikā jau pirms darba stundu ievades. To visu sistēma kontrolē atbilstoši Darba likumam.

Automātiska aizpilde

Draba grafiku ietekmē darbinieku prombūtnes – atvaļinājumi, slimošanas, komandējumi u.tml. Ja grāmatvedības programmā ir korekti savadīti amata dati, prombūtnes u.c. informācija par darbinieku, tad, plānojot darba laiku elektroniski, šī informācija uzrādīsies automātiski. Katram darbiniekam ailītē pie sava vārda un uzvārda ir norādītas viņam nozīmētās stundas mēnesī.

Kontrole un brīdinājumi

Vel viens būtisks darba garfiku ietekmējošs faktors vienmeŗ būs darbinieku iespējas un vēlmes. Darbinieku iespējas būtiski mainīs darba grafiku. Ja kādam darbiniekam pēkšņi radīsies vajadzība neieplānot darba stundas konkrētās dienās, tas ietekmēs arī citu darbinieku darba dienu/stundu plānu.

lai izvairītos no kļūmēm, vairumā sistēmu ir iestrādāta kontrole, kas brīdina, ja darba laiks ir ieplānots neatbilstoši Darba likumam vai norādītajiem kritērijiem. Piemēram, ja Ilzes noteiktais darba laiks ir 80 stundas mēnesī, bet vadītājs grafikā ieplānos vairāk par 80 stundām, sistēma brīdinās par neatbilstību. Vai arī, ja Mārtiņš atradīsies atvaļinājumā mēneša pirmajās divās nedēļās, sistēma uzrādīs šo informāciju.

Aizvietošana

Mēdz būt gadījumi, kad darbinieks saslimst vai atrodas atvaļinājumā un nepieciešams atrast aizvietotāju no savas vai citas struktūrvienības. Sistēmā ir iespējams norādīt šo aizvietotāju, izvēloties to no darbinieku saraksta. Sistēma automātiski brīdinās, ja, nozīmējot aizvietotāju konkrētajā laika periodā, viņš jau tiek nodarbināts citā struktūrvienībā/postenī.

Virsstundas

Dažādu apstākļu dēļ nākas strādāt virsstundas. Darba laika plānošanas risinājumos iespējams provizoriski redzēt, cik dotajā periodā darbiniekam būs virsstundas. Tas ir īpaši svarīgi, plānojot izmaksas un nodrošnot arī Darba likumam atbilstošu virsstundu kontroli.

Saskaņošana

Kad grafika plāns sastādīts, seko grafika elektroniska saskaņošana ar atbildīgajām personām. Saskaņotāji e-pastā saņem paziņojumu ar saiti uz elektroniski sagatavoto grafiku, kur to iespējams saskaņot pāris sekunžu laikā. Grafiks ir gatavs izdrukāšanai.

Pārskatāmība

Ja kolektīvs ir liels, īpašs izaicinājums ir izveidot darba grafiku tā, lai tas būtu pārskatāms un saprotams visiem. Veidojot to ar speciālām sistēmām, parasti ir iespējams izvēlēties nepieciešamo filtru, pēc kā sastādīt grafika plānu un pēc apstiprināšanas to izdrukāt. Piemēram, ir iespēja saskaņot un izdrukāt pa struktūrvienībām, noteiktiem darbiniekiem, amata vienībām u.c.

Kad mēnesis ir nostrādāts, grafikā jānorāda faktiski nostrādātās stundas. Tas ir viegli izdarāms, neietekmējot kopējo grafiku. Atbildīgā persona izmaina informāciju par konkrēto darbinieku un periodu un tālāk elektroniski nosūta šo grafiku galējai saskaņošanai.

Informācija grāmatvežiem algu aprēķinam

Kad veikti nepieciešamie saskaņojumi, grafiks elektroniski ir pieejams grāmatvedībai, lai veiktu darbinieku algu aprēķinu. Grāmatvedim nav manuāli jāvada stundas darba laika uzskaites dokumentā, jo sistēma to aizpilda automātiski no apstiprinātā fakta dokumenta.

 

Kāpēc izvēlēties IT sistēmu darba laika grafika sastādīšanai?

Ja darba laiks jāplāno nelielam uzņēmumam ar mazāk kā 10 darbiniekiem, to var ērti paveikt izmantojot papīru, zīmuli un kalkulatoru. Ja kolektīvs ir lielāks, it sevišķi, ja darbinieku skaits pārsniedz simtu, speciālu IT risinājumu izmantošana sniedz virkni priekšrocību.

Viegls un pārskatāms process

Izmantojot speciālas sistēmas, darba laika plānošana nākamiem mēnešiem notiek daudz vienkāršāk un pārskatāmāk, ir daudz ērtāk veikt precizējumus un pārplānot darba laiku pēc nepieciešamības.

Kontrole un precizitāte

IT risinājumi novērš iespējamību kļūdīties slodzes izvēlē, jo tiek nodrošināta pārbaude darba stundām, virsstundām un atpūtas stundām, atbilstoši Darba likumam un definētajām biznesa vajadzībām. Tas nozīmē, ka manuāli nav jāskaita un jādomā, vai netiek pārkāpts likums un vai konkrētā dienā ieplānots pietiekams darbinieku skaits. Sistēma arī brīdina, ja darbinieks strādā citā maiņā noteiktā dienā.

Laika ietaupījums

Daudzas organizācijas saskaras ar kvalificētu darbinieku trūkumu, līdz ar to laika ietaupījums kļūst par vienu no būtiskākajiem argumentiem par labu IT risinājumu ieviešanai. Izmantojot sistēmu darba laika plānošanai, mazāk laika aizņem pats plānošanas process un laika ietaupījums rodas arī uz kļūdu labošanas un saskaņošanas procesa rēķina. Viens no būtiskākajiem laika ietaupījuma aspektiem ir informācijas nodošana grāmatvedībai algu aprēķinam – elektroniska darba laika plānošana ietaupa gan patērējamās stundas, gan arī ļauj iegūt algu aprēķinu daudz ātrāk, ļaujot ātrāk veikt arī tam sekojošos procesus.

Visma Darba laika plānošanas funkcionalitātes iesviešanu iesaka apsvērt, ja organizācijā strādā vairāk kā 100 darbinieki. Sastādot darba laika grafiku elektroniski, organizācija ar 100 darbiniekiem ietaupīs apmēram 9 stundas mēnesī.