Lai cik ļoti mums patiktu savs darbs, došanās atvaļinājumā vienmēr ir īpašs notikums. Brīvdienas jau saplānotas, iesniegums izdrukāts un parakstīts, un prātā izspēlējam gaidāmos skaistos atpūtas mirkļus. Bet pēc dažām dienām kā auksta duša nāk personāla daļas paziņojums, ka kamēr papīra lapa ir aizceļojusi līdz atbildīgajiem speciālistiem, kāds cits kolēģis jau rezervējis šo laiku un atvaļinājumam izvēlētie datumi vairs nav pieejami. Pazīstama situācija?
Diemžēl papīra dokumentu aprite nozīmē to, ka svarīga informācija koncentrējas dažu cilvēku kabinetā, un citiem ir pieejama vien pēc pieprasījuma. Tas noskaidrošanas un saskaņošanas procesu padara nevajadzīgi smagnēju. Turklāt daļa personāla speciālistu ir pārliecināti, ka uz papīra izdrukāti un ar roku parakstīti iesniegumi ir vienīgais likumīgais šī lietvedības procesa organizēšanas veids.
Katrā ceturtajā uzņēmumā – papīra iesniegumi
Visma veiktā pētījumā, kurā aptaujājām 197 respondentus visā Latvijā, noskaidrojām, ka iesniegumi par atvaļinājuma piešķiršanu ceturtajā daļā no uzņēmumiem joprojām tiek sagatavoti papīra formātā. Zīmīgi, ka puse no tiem ir vidēji lieli vai lieli uzņēmumi, kādos parasti tiek nodarbināti augsti kvalificēti personāla speciālisti. Tikai 22% organizāciju izmanto pieteikuma formu elektroniskajā sistēmā, kurā var viegli noskaidrot atvaļinājumam pieejamos un kolēģu jau aizņemtos laikus. Pārējos uzņēmumos izveidota jauktas formas sistēma, kas paredz iespēju iesniegt atvaļinājuma pieteikumu kā uz papīra loksnes, tā elektroniski. Šādos gadījumos parasti visi dati tiek ievadīti elektroniskajā sistēmā un ir darbiniekiem redzami.
Pētījums arī atklāj pašu personāla speciālistu skatījumu uz dokumentu apriti. 32% aptaujāto uzņēmumu pieprasa atvaļinājuma iesniegumus papīra formātā. Īpaši konservatīvi ir privātā sektora uzņēmumi, kamēr publiskajā sektorā process ir vairāk digitalizēts un šādu formātu izmanto vairs tikai 14% organizāciju.
Aptuveni 20% aptaujāto ir pārliecinājušies, ka elektroniskas pieteikuma sistēmas lietošana ir pilnībā atbilstoša likuma prasībām, tādēļ atteikusies no papīra lapu apdrukāšanas. Šādu sistēmu izmantošanas īpatsvars ir augstāks organizācijās, kurās strādā virs 250 darbiniekiem. Šajā grupā elektronisku sistēmu atzīst jau 39% aptaujāto.
Atvaļinājumu pieteikšana ir viens no vienkāršākajiem procesiem, kuru iespējams vēl tālāk vienkāršot un digitalizēt. Pirmkārt, procesu var vienkāršot, atsakoties no rīkojumiem un pārejot uz darbinieku pieteikumiem elektroniskajā sistēmā – ierastās papīra formas aizstāt ar elektronisku plūsmu kā e-pasts vai elektroniskas sistēmas.
Mg. HR Inese Sila
Arī rīkojumi uz lapas
Arī atgriezeniskā saite darbiniekiem tiek nodrošināta dažādi. 38% no respondentiem izmanto rīkojumus, kuri ir vai nu papīra formātā ar pašrocīgu parakstu, vai arī sagatavoti kā dokumenti ar drošu elektronisku parakstu. Rīkojumi atsevišķa dokumenta formā netiek izmantoti tikai 16% no visām organizācijām.
Līdzīga situācija ir ar komandējuma iesniegumiem un komandējuma rīkojumiem. Ceturtdaļā uzņēmumu komandējuma pieteikumi tiek iesniegti papīra formā, bet komandējuma rīkojumus šādā formā turpina gatavot 27% aptaujāto uzņēmumu.
Papīra dokumentu izmantošanai ir dažādi iemesli. Daļā uzņēmumu vienkārši nav ieviesta elektroniska sistēma, jo vadība nevēlas investēt līdzekļus vai nesaskata nepieciešamību, bet citās personāla speciālisti ir pārliecināti, ka iesniegumi un rīkojumi ir spēkā vien tad, ja tie ir sagatavoti izdrukāti uz papīra un parakstīti ar pildspalvu, vai arī sagatavoti teksta redaktorā un parakstīti ar drošu elektronisko parakstu. Taču tas ir mīts. Turklāt nevajadzīgi apgrūtina plānošanu visam kolektīvam.
Parakstīts dokuments nav nepieciešams
“Atvaļinājumu pieteikšana ir viens no vienkāršākajiem procesiem, kuru iespējams vēl tālāk vienkāršot un digitalizēt. Pirmkārt, procesu var vienkāršot, atsakoties no rīkojumiem un pārejot uz darbinieku pieteikumiem elektroniskajā sistēmā – ierastās papīra formas aizstāt ar elektronisku plūsmu kā e-pasts vai elektroniskas sistēmas,” skaidro pieredzējusi personāla speciāliste, sertificēts profesionālais koučs Mg. HR Inese Sila.
“Atvaļinājuma iesniegumus nav nepieciešams apstiprināt ar drošu elektronisku parakstu, ja organizācijas iekšienē ir panākta attiecīga vienošanās. Piemēram, darba kārtības noteikumos vai darba līgumos ir skaidri nodefinēti elektroniskas informācijas aprites noteikumi. Organizācija gan nevar atteikties pieņemt no darbiniekiem iesniegumus ar elektronisko parakstu, bet ja pieteikšanās process ir vienkāršots, kādēļ gan lai darbinieks tērētu savu laiku dokumenta izveidei un parakstīšanai?”
Viņa uzsver, ka šos pašus apsvērumus var attiecināt arī uz komandējuma rīkojumiem. Vienīgais izņēmums var būt ārvalstu komandējumi, jo sevišķi valsts un pašvaldību iestādēs, kā arī komandējumi, kas saistīti ar ES līdzekļu izlietojumu. Tiem nepieciešams sagatavot formālus dokumentus.
Iespēja jebkuram uzņēmumam
Elektroniska atvaļinājumu pietikšana ērti izmantojaa arī uzņēmumos, kur darbinieku ikdiena nav saistīta ar tehnoloģijām, un netiek pavadīta datora priekšā. “CleanR” ir vides pakalpojumu sniedzējs ar lielu skaitu darbinieku un milzīgu dokumentu plūsmu, ko vēl vairāk sarežģī fakts, ka lielākā daļa darbinieku atrodas nevis centrālajā birojā, bet dažādās Latvijas vietās.
Gribu iedrošināt citus uzņēmumus nebaidīties no elektroniskajiem iesniegumiem. Arī mums sākumā bija bažas, vai visi strādnieki tiks galā. Īpaši tie, kuri ikdienā ar datoru nestrādā. Taču radījām viņiem iespēju atnākt uz biroju un aizpildīt iesniegumu šeit, un cilvēki ātri apguva nepieciešamās prasmes.
“CleanR Grupa” personāla direktore Elita Tīlīte-Kārkle
“CleanR Grupa” personāla direktore Elita Tīlīte-Kārkle dalās pieredzē par elektronisku atvaļinājumu pieteikšanas ieviešanu savā uzņēmumā. “Mūsu uzņēmumā elektroniskos atvaļinājuma iesniegumus izmantojam jau kopš 2017. gada. Sākumā bija pārejas periods, kad daļa darbinieku vēl nesa papīra iesniegumus, taču kopš 2018. gada šī kārtība darbojas raiti un atrisinājusi nozīmīgu problēmu.
Tā kā CleanR Grupā strādā vairāk nekā 1300 cilvēku visā Latvijā, iepriekš dokumentu aprite bija apgrūtināta. Reģionālajiem vadītājiem bija jāskenē vai jāfotografē iesniegumi, jāsūta uz galveno biroju un vēlāk jāatved arī oriģināli. Tas ne vienmēr notika tik gludi, kā varētu vēlēties, tādēļ gadījās situācijas, ka nepaspējām darbiniekiem izmaksāt naudu pirms atvaļinājuma. Reizēm iesniegumi pat pazuda, kas apgrūtināja grāmatvežu darbu.
Taču kopš digitālās sistēmas ieviešanas šī problēma ir atrisināta. Visi darbinieki – kā birojā strādājošie, tā strādnieki – gatavojot iesniegumu redz, kad ir atvaļinājums viņu potenciālajiem aizvietotājiem, tādēļ var pieskaņot savas brīvās dienas. Iesniegums uzriez nonāk pie nodaļas vadītāja, kurš to apstiprina un nodod tālāk grāmatvedībai.
Balstoties mūsu piecus gadus ilgajā pieredzē, gribu iedrošināt citus uzņēmumus nebaidīties no elektroniskajiem iesniegumiem. Arī mums sākumā bija bažas, vai visi strādnieki tiks galā. Īpaši tie, kuri ikdienā ar datoru nestrādā. Taču radījām viņiem iespēju atnākt uz biroju un aizpildīt iesniegumu šeit, un cilvēki ātri apguva nepieciešamās prasmes. Citiem palīdzēja bērni vai citi zinoši cilvēki pašvaldību bibliotēkās. Tagad darbinieki jau ir pieraduši un priecājas, ka paši var apskatīties uzkrātās atvaļinājuma dienas, algas lapiņas un citu ar darbu saistītu informāciju.”
Ilgi strādājošie darbinieki pie elektroniskās pašapkalpošanās sistēmas ir pieraduši un to labi apguvuši. Jaunajiem kolēģiem to parādām jau pirmajā darba dienā un piedāvājam konsultācijas. Taču liela pieprasījuma pēc tām nav, jo sistēma ir tik intuitīva un skaidra, ka apmācības pat nav nepieciešamas.
Solvita Bruģe Tet Cilvēku un vides dienesta direktora p.i.
Arī Solvita Bruģe, Tet Cilvēku un vides dienesta direktora p.i. daloties uzņēmuma pieredzē, uzsver, ka darbiniekiem digitalizēta sistēma ir ērti lieojama un apgūstama. “Uzņēmumā Tet elektroniskā atvaļinājumu plānošanas sistēma darbojas jau vairāk nekā 10 gadus un darbinieki pie tās jau ir pieraduši. Atvaļinājumu pieteikšana notiek darbinieku pašapkalpošanās sistēmā, kur katrs kolēģis redz neizmantotās atvaļinājuma dienas kā par tekošo periodu, tā iepriekšējo un nākotnes periodu. Līdz ar to ikviens pats var izplānot, kad izmantot savas brīvās dienas.”
“Darbiniekam nav jāzvana, jāraksta, viss sistēmā ir redzams un izdarāms. Darbinieks izvēlas atvaļinājuma datumus, norāda aizvietotāju un ar vienu klikšķi nosūta pieteikumu vadītājam. Vadītājs par pieteikto atvaļinājumu saņem paziņojumu e-pastā un to vai nu apstiprina vai noraida. Ziņu par apstiprinātu atvaļinājumu e-pastā saņem gan pieteicējs, gan aizvietotājs. Tas ir vienkārši un ērti. Mēs ļaujam darbiniekam izņemt atvaļinājumu arī pa vienai vai divām dienām, kas plānošanas procesu padara vēl elastīgāku.
“Ilgi strādājošie darbinieki pie elektroniskās pašapkalpošanās sistēmas ir pieraduši un to labi apguvuši. Jaunajiem kolēģiem to parādām jau pirmajā darba dienā un piedāvājam konsultācijas. Taču liela pieprasījuma pēc tām nav, jo sistēma ir tik intuitīva un skaidra, ka apmācības pat nav nepieciešamas,” uzsver Tet Cilvēku un vides dienesta direktora p.i. Solvita Bruģe.
Vēlies uzzināt vairāk par Visma piedāvātajiem personāla vadības risinājumiem digitalizētam HR procesam?