Augstā 2022. gada inflācija, kāda Latvijā šajā gadsimtā vēl nebija piedzīvota, likusi uzņēmumiem biežāk nekā parasti pārskatīt darbinieku atalgojumu, lai palīdzētu tiem tikt galā ar straujo dzīves dārdzības pieaugumu. Tas savukārt radījis papildu darbu personāla speciālistiem, kuriem nācās rakstīt desmitiem vai simtiem rīkojumu par algas maiņu.
Rīkojumus par atalgojuma un amata pienākumu maiņu gatavo 89% Latvijas uzņēmumu un iestāžu. To savulaik noskaidrojām, aptaujājot personāla vadības speciālistus gandrīz divos simtos dažāda lieluma organizācijās. Bieži vien rīkojuma izsniegšana neaprobežojas ar vienu dokumentu. Vispirms darbinieks uzraksta iesniegumu ar lūgumu palielināt atalgojumu un iesniedz to personāla daļā. Dažās organizācijās nepieciešams arī nodaļas vai departamenta vadītāja atzinums, ka prasība ir pamatota un ka tiešais vadītājs atbalsta algas pielikumu. Pēc tam tiek pieņemts lēmums par algas palielināšanu vai nepalielināšanu, pieauguma apmēru, un sagatavots atbilstošs rīkojums, kas tiek parakstīts un izsniegts darbiniekam.
Pēc līdzīga algoritma daudzviet tiek mainīti amata pienākumi vai amata nosaukums. Nodaļas vadītājs raksta oficiālu lūgumu veikt izmaiņas, un uz iesnieguma pamata tiek izdots rīkojums par šādu izmaiņu veikšanu.
Puse izdrukā rīkojumus uz papīra
Gandrīz pusē jeb 49% Latvijas uzņēmumu visa šī procedūra tiek veikta papīra formātā. Citos ieviests hibrīda modelis, kas pieļauj gan papīra, gan digitālo rīku lietošanu. Piemēram, darbinieks var e-pastā atsūtīt lūgumu palielināt algu un atpakaļ saņem parakstītu papīra rīkojumu. Pilnīga digitalizācija šajā jomā ir retums, jo tikai 5% respondentu uzskata, ka pieteikumu un rīkojumu elektroniskā aprite vispār būtu pieļaujama.
Taču tieši tās organizācijas, kuros rīkojumi par darbinieku atalgojuma un amata nosaukuma izmaiņām tiek izdoti elektroniskā formā, atrodas labākā situācijā. Digitāla dokumentu aprite neapšaubāmi samazina katra rīkojuma sagatavošanai nepieciešamo laiku un arī atvieglo visu procesu. Tādēļ atbildīgie speciālisti var šim uzdevumam veltīt mazāk darba stundu un pievērsties citiem pienākumiem.
Uzņēmumā MADARA Cosmetics mums ir svarīga gan daba, gan efektivitāte, gan ieguldītais laiks. Tieši tādēļ dokumentu elektroniska parakstīšana, kā arī efektīvi un digitāli risinājumi ir daļa no mūsu ikdienas. Mūsu kopīgais virziens ir automatizācija procesos, tostarp arī personāla lietvedības jautājumos.
Marta Kāle, MADARA Cosmetics AS Personāla direktore
Aptaujājot organizāciju pārstāvjus, esam noskaidrojuši, ka vairāk nekā pusē uzņēmumu un iestāžu personāla speciālisti vismaz 40% no sava darba laika patērē lietvedības dokumentu apstrādei. 27,4% organizāciju šim uzdevumam atvēlē 40-60% no darba dienas, 23,9% tam velta 60-80% un 5% organizāciju speciālistiem lietvedības datu apstrāde aizņem visas darba stundas. No šiem datiem var secināt, ka, jo vairāk dokumentu uzņēmumā tiek lietoti papīra formātā, jo vairāk laika personāla speciālistiem paņem to apstrāde.
MADARA Cosmetics AS Personāla direktore Marta Kāle norāda, ka viņu uzņēmumā ir svarīga gan daba, gan efektivitāte, gan ieguldītais laiks. “Tieši tādēļ dokumentu elektroniska parakstīšana, kā arī efektīvi un digitāli risinājumi ir daļa no mūsu ikdienas. Mūsu kopīgais virziens ir automatizācija procesos, tostarp arī personāla lietvedības jautājumos. Mūsu mērķis ir pilnībā digitāla personāla lietvedība un šobrīd esam spēruši būtiskus soļus šī mērķa sasniegšanā. Mums ir būtiski samazināt uzņēmuma ietekmi uz vidi, tādēļ mazāk papīra dokumentu atbalsta arī mūsu ilgtspējas mērķus.”
Uzņēmums var iztikt bez rīkojumiem
Digitalizācija neapšaubāmi ir drošs ceļš uz laika ietaupīšanu. Taču ne mazāk svarīgi uzdot jautājumu, vai visi rīkojumi un tamlīdzīgi dokumenti vispār ir nepieciešami? Izrādās, ka likumos un normatīvajos aktos nav prasība uzturēt rīkojumu sistēmu papīra formā. Nav pat prasības vispār izdot rīkojumus par algas palielināšanu.
Ar rīkojumu rakstīšanu, saskaņošanu, vizēšanu, parakstīšanu un citām darbībām tērējam savu laiku. Maziniet birokrātiju, lai nebūt «jāražo» lieki dokumenti un jātērē mūsu dārgais laiks liekās darbībās!
Mg. HR Inese Sila
«Vienīgais izņēmums ir valsts civildienesta ierēdņi un citas amatpersonas, kuriem ārējos normatīvajos aktos nav paredzēts darba līgums darba tiesisko attiecību nodibināšanai. Piemēram, valsts civildienesta ierēdņus ieceļ amatā ar rīkojumu, līdz ar to arī atalgojuma izmaiņas noformējamas ar rīkojumu,» skaidro pieredzējusi personāla speciāliste, sertificēts profesionālais koučs Mg. HR Inese Sila, «visos citos gadījumos rīkojums nemaz nav nepieciešams! Darba līgums vai vienošanās ir dokuments, kas ir pamats būtisku darba līgumu grozījumu abpusējai parakstīšanai. Pamatojums grāmatvedim vai personāla speciālistam ir vienošanās par grozījumiem darba līgumā».
Speciāliste uzsver, ka rīkojumu rakstīšana ir «relikvija» no aizgājušiem laikiem, kas mūsdienās tikai apgrūtina uzņēmuma darbu.
«Ja personāla speciālistam vai grāmatvedim ir vajadzīgs rakstisks rīkojums, lai sagatavotu vienošanos, tad ar steigu ir jāpārdomā sava darba organizācija! Ar rīkojumu rakstīšanu, saskaņošanu, vizēšanu, parakstīšanu un citām darbībām tērējam savu laiku. Maziniet birokrātiju, lai nebūt «jāražo» lieki dokumenti un jātērē mūsu dārgais laiks liekās darbībās!» aicina I. Sila.
Ieradumu spēks
Arī MADARA Cosmetics AS Personāla direktore Marta Kāle dalās pieredzē uzņēmumu procesu automatizēšanā: “Šobrīd vadītāji un darbinieki papildus jau pierastajai funkcionalitātei var pieteikt arī dažādas izmaiņas, saskaņot rīkojumus, pieteikt bonusus, piemaksas. Valdes locekle to elektroniski apstiprina ar vienu klikšķi. Pēc šādu rīkojumu elektroniskas apstiprināšanas algu grāmatvedei grāmatvedības sistēmā automātiski jau ir sagatavota informācija atalgojuma aprēķināšanai. Arī jebkura veida darba līguma izmaiņas (tai skaitā atalgojuma vai amata izmaiņas) pēdējā pusgada laikā veicam tikai elektroniski. Dokumenti un to vēsture darbiniekam ir pieejama pašapkalpošanās portālā, toties personāla un grāmatvedības vajadzībām visi faili ir pieejami grāmatvedības sistēmā.”
Arī tie kolēģi, kas ikdienā neizmanto datoru, spēj ātri apgūt darbinieku pašapkalpošanās sistēmu, lai pieteiktu izmaksas vai parakstīt dokumentus. Ja rodas kādi jautājumi, atbalsts ir kolēģi un personāla speciālisti – kopā tiekam galā, jo sistēma ir gana viegli apgūstama.
Marta Kāle, MADARA Cosmetics AS Personāla direktore
Marta Kāle atzīst, ka pārmaiņas prasa laiku un pielāgošanos, taču mums visiem ir jāatrod jauni veidi kā strādāt un domāt par procesiem, kas notiek uzņēmumā. “Esam priecīgi par laika ietaupījumu, ko tas mums ir devis. Vairs personāla un grāmatvedības kolēģiem nav vairākkārt jāievada informācija – viss ir jau gatavs, atliek tikai pārbaudīt un apstiprināt. Samazinājusies arī kļūdu iespējamība, jo ir mazāk vietu, kur manuāli pašam jāievada informācija. Kolēģi novērtē iespēju parakstīt dokumentus elektroniski vienotā sistēmā ar SMART ID vai e-paraksta palīdzību. Arī tie kolēģi, kas ikdienā neizmanto datoru, spēj ātri apgūt darbinieku pašapkalpošanās sistēmu, lai pieteiktu izmaksas vai parakstīt dokumentus. Ja rodas kādi jautājumi, atbalsts ir kolēģi un personāla speciālisti – kopā tiekam galā, jo sistēma ir gana viegli apgūstama.”
Vēlies uzzināt vairāk par Visma piedāvātajiem personāla vadības risinājumiem digitalizētam HR procesam?