Autors: Inga Jēgina
VISMA Klientu panākumu vadītāja ar vairāk nekā 13 gadu pieredzi personālvadības jomā.
Šodien tirgus ir ļoti prasīgs, un augstas konkurences apstākļos bez spēcīgas, profesionālas komandas ir ļoti grūti gūt panākumus. Tādēļ personāla speciālisti no darbinieku atlasītājiem ir kļuvuši par stratēģiem, kas kopā ar vadību plāno konkurētspējīgas komandas struktūru, pieņem atbilstošu darbiniekus un cenšas tos noturēt.
Talantu vadība ir nepārtraukts process un es uzskatu, ka talantīgi ir visi darbinieki. Tikai jāatklāj katra talanti un ar tiem jāstrādā. Visi personāla speciālisti labi zina, cik grūti ir atrast un atlasīt labus darbiniekus. Turklāt daļa darbinieku ir ambiciozi un ļoti prasīgi, tādēļ ir īpaši jāpiestrādā pie to noturēšanas. Viņiem vajag gan izaugsmes iespējas, gan ērtu darba vidi, gan digitālus risinājumus uzņēmumā, lai viss nepieciešamais būtu dažu klikšķu attālumā.
Talantu vadības procesu var iedalīt vairākos posmos. Tas sākas ar darba resursu plānošanu un darbinieku atlasi, kam seko Onboarding jeb darbinieka ievadīšana jaunajā uzņēmumā un kolektīvā, snieguma vadība, apmācības, karjeras plānošana un darbinieka attīstība, kā arī snieguma novērtēšana. Šoreiz īpaši gribu pievērsties trīs sadaļām – atlase, Onboarding un apmācības, un kā tajos var palīdzēt kvalitatīvi digitālie risinājumi.
Vieglāka sludinājuma sagatavošana
Digitālajos rīkos ir aptverts viss nepieciešamais darbinieku atlasīšanai. Ar to palīdzību ļoti vienkārši iespējams izveidot darba sludinājumu, piemeklēt tīkamu dizainu, pievienot uzņēmuma logo un ļoti vienkārši nomainīt sludinājuma saturu nākamās vakances izsludināšanai. Tomēr, manuprāt, labākais šajos rīkos ir tas, ka gatavo materiālu var ļoti ātri publicēt. Vajadzīgs tikai viens klikšķis, lai sludinājumu ievietotu uzņēmuma mājas lapā, un to var viegli nosūtīt arī uz personāla atlases kompāniju vietnēm un uz sociālajiem tīkliem. Atceros, ka kādreiz vajadzēja manuāli ievadīt sludinājumus darba meklēšanas veitnēs, un tas bija garš un nogurdinošs process. Ar digitālo rīku man vairs šādas problēmas nebija.
Labākais šajos rīkos ir tas, ka gatavo materiālu var ļoti ātri publicēt. Vajadzīgs tikai viens klikšķis, lai sludinājumu ievietotu uzņēmuma mājas lapā, un to var viegli nosūtīt arī uz personāla atlases kompāniju vietnēm un uz sociālajiem tīkliem.
Inga Jēgina
Publicējot sludinājumu, talantu vadības programma ļauj izveidot arī izveidot sākotnējo aptaujas formu, kurā kandidāts var ievadīt informāciju par sevi. Piemēram, vārds, uzvārds, telefona numurs un e-pasts. Šī primārā informācija vajadzīga, lai sazinātos ar pretendentu. Pretējā gadījumā vienmēr jāver vaļā CV, jāmeklē telefona numurs un reizēm gadās, ka tas nemaz nav norādīts.
Atsijā neatbilstošos
Vēl viena brīnišķīga lieta šajos pieteikumos ir iespēja ievietot konkrētu prasību, bez kura darba pienākumu veikšana nav iespējama. Teiksim, B kategorijas autovadītāja apliecība. Tas palīdz uzreiz atsijāt neatbilstošus kandidātus un netērēt laiku viņu izvērtēšanai, lai cik augsti kvalificēti tie arī būtu. Ja cilvēks nespēs vadīt automašīnu, tad viņš attiecīgajam amatam vienkārši neder.
Man pašai bijusi šāda pieredze, meklējot biroja vadītāju. Biju izraudzījusies potenciālo darbinieci, patika viņas pieredze, jutu, ka gribu uzrunāt šo cilvēku. Satikāmies, stundu runājām un es zināju, ka gribu ņemt darbā šo kandidāti. Beigās es jau sāku stāstīt viņas pienākumus, teicu, ka būs jābrauc ar mašīnu, un tikai tad uzzināju, ka viņai nav autovadītāja apliecība. Biju pārsteigta, jo man tas šķita tik pašsaprotami. Likās, ka tagad visiem ir tiesības. Paskatījos CV un patiešām ieraudzīju, ka tās nav minētas. Līdz ar to manas neuzmanības dēļ velti tērējām laiku.
Tas tikai vēlreiz parāda, cik svarīgi ir sākotnēji atsijāt neatbilstošus kandidātus, un tieši to digitālie rīki ļauj paveikt. Tie katru iesūtīto pieteikumu ievieto konkrētā mapītē un pašam personāla atlases speciālistam nav jādomā, kur katru pretendentu ievietot. Attiecīgi tiek ietaupītas daudzas darba stundas, jo bieži vien pieteikumus iesūta cilvēki, kuri absolūti neatbilst amata prasībām. Tādu pieteikumu var būt pat vairāki desmiti, un ja vienlaikus tiek meklēti speciālisti vairākās vakancēs, tad jāizvērtē prāvs potenciālo darbinieku loks.
Vadītājs iesaistās darbinieku atlasē
Nozīmīgs pluss ir iespēja iesaistīt atlasē uzņēmuma vadītāju, ļaujot viņam iepazīties ar kandidātu CV. Piemēram, Zviedrijā valda uzskats, ka vadītājs ir tieši atbildīgs par jauno darbinieku atlasi, tādēļ skandināvu uzņēmumu augstākā vadība iesaistās pretendentu izvērtēšanā no paša sākuma. Lai šim procesam nebūtu jātērē pārlieku daudz laika, digitālie rīki ļauj pie katra CV pievienot komentārus par priekšrocībām un trūkumiem, kā arī sarindot tos pēc potenciāli atbilstošākā. Personāla speciālists arī var redzēt vadītāja komentārus un vērtējumu, un saprast, vai viņš vēlas tikties ar konkrēto cilvēku. Nav lieki jāzvana, nav jāraksta e-pasta vēstules. Komunikācija ir zibenīga.
Tikpat svarīga ir komunikācija ar kandidātiem. Gan jau katrs ir sastapies ar situāciju, kad pēc CV nosūtīšanas pārņem neziņa, vai pieteikums vispār ir sasniedzis adresātu, vai tas ir izskatīts? Dienām ilgs klusums no uzņēmuma puses var novest pie tā, ka pretendents vienkārši pieņem citu darba piedāvājumu, pat nesagaidot atbildi. Te parādās digitālo rīku nākamais pluss – tie nekavējoties nosūta apstiprinājumu, ka pieteikums ir saņemts. Arī tālākajos atlases soļos var izmantot automātisko vēstuļu sūtīšanu, kas tur pretendentu lietas kursā par konkursa statusu. Par to, vai viņš ir ticis uz nākamo kārtu, pēc ilga laika būs zināmi tās rezultāti vai arī par kavēšanos lēmuma pieņemšanā, ja kāds no atbildīgajiem cilvēkiem ir, piemēram, saslimis.
Datu bāze ātrākai darbinieka piemeklēšanai
Domāju, ka ikviens pieredzējis personāla speciālists ir piedzīvojis situāciju, ka vienā konkursā nav neviena atbilstoša pretendenta, bet citā uz vienu vietu piesakās uzreiz pieci ļoti labi darbinieki. Šiem gadījumiem ļoti noder kandidātu datu bāze, kurā ievietot patiesi spēcīgos, par jūsu uzņēmumu interesi izrādījušos speciālistus. Protams, ar viņu piekrišanu, atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām. Kad nākamreiz rodas līdzīga profila vakance, šos cilvēkus kā pirmos var uzrunāt un piedāvāt darbu. Mums pašiem ir pozitīva pieredze – šādā veidā tikām pie darbinieka nedēļas laikā.
Digitālais rīks arī spēj apkopot noderīgus statistikas datus – cik daudz cilvēku piesakās uz dažādām vakancēm, kuras profesijas ir populārākās, kāds atalgojums katrā sfērā mudina labus speciālistus pieteikties darbā.
Inga Jēgina
Digitālais rīks arī spēj apkopot noderīgus statistikas datus – cik daudz cilvēku piesakās uz dažādām vakancēm, kuras profesijas ir populārākās, kāds atalgojums katrā sfērā mudina labus speciālistus pieteikties darbā. No šādas statistikas var nonākt pie vērtīgiem secinājumiem pat par sludinājuma teksta noformēšanu, jo bieži vien potenciālie kandidāti neattiecina redzēto amata nosaukumu uz sevi un pat neaplūko prasības. Tas tādēļ, ka viens amata nosaukums dažādos uzņēmumos var nozīmēt kaut ko pavisam atšķirīgu. Ja atlases process uzņēmumā tiek mērīts, tad šajā statistikā var redzēt arī to, cik ilgā laikā no vakances izsludināšanas izdevies tik pie jauna darbinieka.
Ievadām jauno darbinieku kolektīvā
Pēc kandidāta atlasīšanas sākas ļoti svarīgs posms jaunā darbinieka un uzņēmuma attiecībās. Pārbaudes laiks vairs nav periods, kurā uzņēmums vērtē strādājošo. Arī darbinieks cenšas saprast, cik ērti jūtas jaunajā kolektīvā, vai viņu apmierina vadības darba stils un uzņēmuma vide. Tādēļ personāla speciālistiem jau no pirmās dienas jārada sajūta, ka cilvēks šeit ir gaidīts un aprūpēts.
Noskaņojuma mērīšanai tiek izmantotas īpašas Onboarding mobilās lietotnes. Palūdzot darbiniekam ieinstalēt to viņa viedtelefonā, var ik pēc noteikta laika nosūtīt informāciju par uzņēmumu, lai jaunais kolēģis iepazītos ar kompānijas mērķiem, misiju, vērtībām un tamlīdzīgām lietām. Var arī sūtīt personalizētas ziņas un uzaicinājumus, kā arī izveidot kopīgu čatu visiem jaunajiem darbiniekiem, lai viņi kopā ātrāk iejustos kolektīvā.
Turpat lietotnē parasti var izveidot darāmo darbu sarakstu katram jaunajam darbiniekam – jāsaņem caurlaide, dators, e-pasta adrese, jāiepazīstas ar dokumentiem, jāparakstās par iekšējās kārtības noteikumu ievērošanu. Jaunais darbinieks redz, cik ilgā laikā viņam jāpaveic katra darbība un var atbilstoši saplānot savas pirmās darba dienas. Pie tam viņš pats var sekot līdzi, ko jau ir paveicis, un kas vēl darāms. Šo informāciju var redzēt arī vadītājs un tas palīdz saprast, cik tālu onboarding procesā jaunais darbinieks ir ticis.
Apmācības kā darba sastāvdaļa
Jaunu zināšanu apgūšana ir neizbēgama darba daļa ikvienam strādājošajam – sākot no vadītāja un beidzot ar strādnieku. Jāapgūst jaunās uzņēmumā izmantotās iekārtas, jāmācās par jauniem produktiem un arī jāpaaugstina kvalifikācija specialitātē. Talantu vadības digitālie rīki šajā jautājumā sniedz ļoti plašas iespējas. Tajos var veidot aizvien jaunas mapes un ievietot informāciju, kas būs noderīga kā jauniem, tā ilggadējiem darbiniekiem.
Var izveidot sadaļu obligātām apmācībām un nosūtīt darbiniekiem e-pastā saiti uz to. Piemēram, par Vispārīgo datu aizsardzības regulu, kas jāzina ikvienam darbiniekam un arī jāakceptē tās ievērošana. Kad darbinieks iepazinies ar materiāliem, viņam var sagatavot testu, kas parādīs, cik labi viņš apguvis informāciju. Personāla speciālisti paši var veidot gan pārbaudījuma saturu, gan arī noteikt, pie cik liela pareizu atbilžu skaita tas tiek ieskaitīts.
Digitālajā platformā var arī izsludināt pieteikšanos mācībām, un visi interesenti tiek automātiski reģistrēti. Ja grupa jau ir pilna, tad par vēlu noreaģējušie automātiski saņem ziņu, ka tiek iekļauti gaidīšanas sarakstā. Ja kāda vieta atbrīvojas, pirmajam rindā tiek piedāvāta iespēja piedalīties mācībās. Līdz ar to personāla speciālistam nav jānodarbojas ar e-pastu rakstīšanu un dalībnieku menedžēšanu. Sistēma visu paveic pati. Pie tam pastāv iespēja platformā organizēt tiešsaistes apmācības, kas ir īpaši noderīgi tiem uzņēmumiem, kam ir filiāles visā Latvijā. Darbiniekiem nav jātērē laiks ceļam uz apmācību norises vietu, tādēļ viss process ir krietni efektīvāks un uzņēmumam izmaksā mazāk.
Vērtīgs raksts?
Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā?
Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors.
Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:
Visma Talent Solutions – risinājums inovatīvai talantu vadībai »
HoP – darbinieku pašapkalpošanās »
Appical – risinājums efektīvai darbinieku ievadīšanai (onboarding) darbā >>