Lai gan daudziem joprojām lielas valsts organizācijas asociējas ar milzīgu papīra dokumentu plūsmu, arī šajā jomā ik gadu redzamas pārmaiņas un uzlabojumi. Arvien vairāk tiek domāts par dažādiem elektroniskiem risinājumiem, lai procesus padarītu efektīvākus.
Jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi ir daudz, tādēļ svarīgi sākt ar pašas organizācijas domāšanas veida maiņu – darbinieku personāla dokumentu plūsmu nomainot uz pašapkalpošanās vidi.
Savā pieredzē ar darbinieku pašapkalpošanās risinājuma ieviešanu dalās Paula Stradiņa Klīniskās universitātes slimnīca (turpmāk tekstā: PSKUS), kurā ir vairāk nekā 3000 darbinieku.
Kāpēc izvēlēties darbinieku pašapkalpošanās risinājumu?
Personāla vadītājai bija jāparaksta vairāk nekā 3000 atvaļinājuma iesniegumi 2-3 reizes gadā. Un tas ir tikai atvaļinājuma iesniegums.
Atvaļinājumu periodā personāla speciālisti saņēma ārkārtīgi daudz zvanu par pieejamajām atvaļinājumu dienām, kas katram darbiniekam atsevišķi jārēķina. Vēl speciālistiem bija jāgatavo algas lapiņas un jānosūta visiem darbiniekiem e-pastā vairākos piegājienos, jo tas aizņem ļoti daudz laika.
“Grūti šobrīd arī iztēloties nozari, kurā vēl nestrādā ar datoriem, vai nav nepieciešami elektroniski risinājumi.” Viktorija Klimko, Informācijas sistēmu uzturēšanas un attīstības daļas vadītāja
Kopumā organizācijai ir būtiska katra iespēja samazināt milzīgo papīra dokumentu apriti un nodrošināt ātrākus procesus. Tādēļ darbinieku pašapkalpošanās risinājuma, kas savienots ar resursu vadības sistēmu, ieviešana bija loģisks solis. VISMA HoP atrisina augstāk minētās problēmas – darbinieki paši var tiešsaistē apskatīt informāciju par sevi, veidot pieteikumus un tos saskaņot.
Kā pārvarēt bailes, vai darbinieki pieņems jauno sistēmu?
Bija skaidrs, ka pretestība būs, tomēr tas ir jādara. Papīru apjoms organizācijā kādā brīdī kļūst vienkārši netverams. Neviens īsti vairs nevar atļauties algot darbiniekus, kuru vienīgais uzdevums ir sašķirot un pārnēsāt papīra dokumentus.
Turklāt arī pašiem darbiniekiem ir ļoti daudz ieguvumu, izmantojot VISMA HoP. Kad ir vēlēšanās – var apskatīt algas lapiņu, pieejamās atvaļinājuma dienas, kolēģu prombūtnes un kontaktus. Tāpat var arī ērti izveidot pieteikumus personāla daļai, nesatraucoties par saskaņošanas procesu un parakstu vākšanu uz dokumentiem.
Kā darbiniekiem prezentēt pašapkalpošanās risinājumu?
“Darbiniekiem īsti nebija citu variantu. Ja vēlies redzēt algas lapiņu – to var ērti redzēt sistēmā. Protams, pirmajā reizē vadītāji palīdzēja. Turklāt, pamēģinot VISMA HoP pirmo reizi, darbinieki saprot, ka tas ir ātrāk un ērtāk, nekā zvanīt vai nest iesniegumus uz personāla daļu.” Undīne Bušmeistere, Personāla vadības daļas vadītāja
Vadītājiem tika nodota informācija un prezentācija par HoP lietošanu. Katra vadītāja atbildībā bija savus darbiniekus ar to iepazīstināt.
PSKUS gadījumā kolektīvie e-pasti nestrādā, jo liela daļa darbinieku ikdienā nestrādā pie datora, līdz ar to instruēšana, galvenokārt, bija atkarīga no vadītājiem.
Organizācijā ir pieejams arī brīvas pieejas dators, lai darbinieki varētu piekļūt sistēmai un saņemt palīdzību, ja nepieciešams.
Kāda bija darbinieku reakcija uz jauno sistēmu?
Sākumā reizēm vēl nesa papīra iesniegumus – personāla speciālisti atgādināja, ka tagad ir jauna sistēma un palīdzēja iesniegumu ievadīt jaunajā VISMA HoP sistēmā. Arī vadītāji atbalstīja savus darbiniekus, parādot, kā visu izdarīt.
Protams, darbiniekiem sākotnēji ierasto procesu maiņa šķiet neērta, jo tā nav pierasts. Taču, pamēģinot VISMA HoP, arī viņi saskata ieguvumus.
Kādus uzlabojumus organizācija jūt pēc VISMA HoP ieviešanas?
Personāla daļai ir būtiski samazinājies apstrādājamo papīra dokumentu skaits, kā arī ienākošie telefona zvani, lai noskaidrotu savus atvaļinājuma atlikumus. Kopumā ir ātrāka informācijas apmaiņa bez liekām darbībām.
Darbinieki, savukārt, var paši apskatīt savus atvaļinājumu atlikumus un algas lapiņas, kā arī citu informāciju. Piemēram, ļoti ērta ir funkcija “Kolēģa meklēšana”. Tik lielā organizācijā kā PSKUS tas būtiski atvieglo citās nodaļās esošo kolēģu meklēšanu.
Ieteikumi citām organizācijām
“Mūsdienās gandrīz visiem ir telefons. Ja māk izmantot telefonu, pratīs arī VISMA HoP. Iesaku sākt ar algu lapiņām un atvaļinājumiem – to, kas pašiem darbiniekiem ir svarīgs. Tad viņi redzēs iemeslu pamēģināt jauno sistēmu un sapratīs to, cik vienkārša tā ir.” Undīne Bušmeistere