E-adrese un tās pielietojums

AUTORS: Lilita Beķere

Grāmatvedības un nodokļu konsultāciju jomā strādā no 1998. gada. Biznesa attīstīšanā un vadīšanā strādā kopš 2005. gada. Kopš 2012. gada SIA Numeri līdzīpašniece un valdes locekle. Darbības jomas: grāmatvedības uzskaite, finanšu vadība un analīze, nodokļu konsultācijas. Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes locekle.

Kas ir e-adrese?

No 2019. gada Latvijas iedzīvotājiem un uzņēmējiem ir iespēja izmantot mūsdienīgu un ērtu rīku saziņai ar valsts iestādēm, proti, oficiālo elektronisko adresi jeb e-adresi. E-adrese kā valsts pārvaldē vienots risinājums tiek ieviests, lai elektroniskā vidē nodrošinātu garantētu, drošu un ērtu oficiālo saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām, tai skaitā, to nodrošinot vienotas sistēmas ietvaros. 

E-adreses risinājumu var pielīdzināt internetbankas risinājumam – slēgtā vidē, portālā www.latvija.lv, e-adreses konta lietotājam ir pieejams personificēts konts, kas nodrošina dokumentu sūtīšanu, saņemšanu un glabāšanu. E-adreses risinājums neparedz dokumentu apriti ārpus e-adreses. Visa sarakste un dokumentu apmaiņa starp e-adreses lietotājiem notiek tikai e-adreses lietotāja kontā. Tas nenozīmē, ka saņemtos dokumentus nevar ielādēt savā datorā. Protams, ka var. Piemēram, ja ir saņemta vēstule no Statistikas pārvaldes vai Valsts ieņēmumu dienesta, oficiālās e-adreses konta lietotājs, to var ielādēt savā datorā un tālāk lietot to pēc vajadzības.

E-adrese fiziskām un juridiskām personām ir digitālā pastkastīte portālā www.latvija.lv , un tā nodrošina iespēju valsts iestādēm veidot ar šīm personām saraksti elektroniski vienotā un drošā vidē. E-adrese rada iespēju privātpersonai vienuviet drošā, uzticamā un ērtā veidā saņemt un nosūtīt oficiālo korespondenci neatkarīgi no tās fiziskās dzīves vietas Latvijā vai atrodoties ārvalstīs.

E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA). VRAA ir atbildīgā iestāde, lai sistēmas lietotājiem būtu nodrošināta iespēja veikt datu pārraidi uz e-adrešu informācijas sistēmu un no tās. Pārzinim arī ir pienākums sniegt lietotājiem konsultācijas par sistēmas lietošanu, ja tās ir nepieciešamas. 

E-adrese nodrošina dokumenta apriti starp:

1) valsts iestādēm,

2) valsts iestādēm un privātpersonām – gan fiziskām personām, gan UR reģistros reģistrētiem tiesību subjektiem.

Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra Publisko personu un iestāžu sarakstā, t. sk. ar tiesu iestādēm, maksātnespējas administratoriem, zvērinātiem tiesas izpildītājiem un zvērinātiem notāriem. E-adresē dokumentus var nosūtīt arī tādiem uzņēmumiem, kam ir uzticētas valsts pārvaldes funkcijas.

Kā varēs izmantot e-adresi?

Ar e-adreses palīdzību varēs:

• Sūtīt iesniegumus un elektroniski sagatavotus dokumentus;
• Pieprasīt un saņemt iestāžu pakalpojumus;
• Uzdod personīgus jautājumus un saņemt atbildes;
• Saņemt no iestādēm tieši tev adresētus ziņojumus.
• Ja ir izveidota e-adrese, turpmāk iestādes sazināsies ar personu elektroniski.

Svarīgi ir atcerēties, ka arī e-adresē pievienotie dokumenti ir jāparaksta ar elektronisko parakstu, tādejādi piešķirot dokumentam juridisko spēku. 

Sākot rakstīt jaunu vēstuli, e-adresē ir pieejama ērta meklēšanas vietne, kur ievadot kaut vai daļu no adresāta nosaukuma, sistēma uzreiz parāda iespējamos saņēmējus. Tas ļauj sistēmas lietotājam bez liekiem papildus meklējumiem atrast vajadzīgo adresātu, kas mūsdienu aizņemtajā pasaulē palīdz ekonomēt mums tik dārgo laiku.

Uzņēmums e-adresi jeb savu oficiālo digitālo pastkastīti, var izveidot divos veidos – portālā www.latvija.lv  vai integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā.

Vai oficiālās e-adreses izmantošana ir obligāta?

Jāņem vērā, ka no 2023. gada 1. janvāra e-adreses lietošana uzņēmumiem būs obligāta! Tāpēc ieteikums būtu, neatlikt šo uz pēdējo brīdi, bet izveidot e-adresi pēc iespējas agrāk, lai gada beigās vai nākamā gada sākumā izvairītos no lieka stresa. 

E-adreses lietošanas normas ir noteiktas likumā “Oficiālās elektroniskās adreses likums”, (turpmāk Likums).

Vēl ir jāņem vērā, ka uzņēmuma e-adresi var izveidot tikai uzņēmuma paraksttiesīgās personas (2017. gada 12. septembra Ministru kabineta noteikumi Nr. 546 “Oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmas noteikumi”).

Lai juridiskā persona varētu izveidot un izmantot savu e-adresi, to var izdarīt divos veidos atkarībā no uzņēmuma dokumentu aprites apjoma:

• portālā Latvija.lv, kur uzņēmuma e-adresei varēs piekļūt, identificējoties ar elektroniskās identifikācijas līdzekļiem – personas apliecību (eID karti), mobilo lietotni eParaksts Mobile vai eParaksts karti vai
• integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā.

Likums nosaka, ka oficiālās elektroniskās adreses izmantošana ir obligāta:

1) valsts iestādei;

2) reģistros reģistrētam tiesību subjektam;

3) rezerves karavīram.

Oficiālo elektronisko adresi var izmantot:

1) Iedzīvotāju reģistrā reģistrēta fiziskā persona no 14 gadu vecuma;

2) reģistros nereģistrēta persona.

Tātad, visām juridiskajām personām, oficiālās e-adreses izmantošana, sākot ar 2023. gada 1. janvāri tiek noteikta kā obligāta, bet iedzīvotājiem e-adreses lietošana ir brīvprātīga, un to var izveidot jebkurā laikā portālā Latvija.lv. Tāpat iedzīvotājiem ir iespēja “deaktivizēt” vai atteikties no e-adreses lietošanas.

Ja ir aktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts, valsts iestāde un privātpersona sazinās elektroniski un elektronisko dokumentu nosūta, izmantojot oficiālo elektronisko adresi. Pagaidām nav plānots, ka juridiskās personas varēs sazināties savā starpā, izmantojot oficiālo e-adresi. 

Kas nepieciešams e-adreses izveidošanai?

Lai izveidotu un lietotu e-adresi portālā Latvija.lv, būs nepieciešams:

• dators vai viedierīce,
• interneta pieslēgums,
• elektroniskās identifikācijas līdzekļi –
  • eID karte ar viedkaršu lasītāju vai
  • eParaksts karte uzņēmumiem (uzņēmējiem) vai
  • mobilā lietotne eParaksts mobile.

Aktivizējot oficiālo e-adreses kontu, nav iespējama autentifikācija ar bankas lietotāja kontu. 

Lai izveidotu e-adresi: 

• portālā Latvija.lv klikšķini uz banera “Izveido savu e-adresi”, pēc tam spied uz pogas “Izveidot e-adresi”
• pārliecinies, ka identifikācijas logā ir aktīva sadaļa “Privātpersona”;
• autentificējies un seko tālākajiem norādījumiem;
• iepazīsties ar norādīto informāciju un ievadi savu e-pasta adresi uz kuru saņemt paziņojumus par ienākošajiem ziņojumiem e-adresē;
• klikšķini uz “Izveidot e-adresi”.

Jāatceras, ka, ja tas ir uzņēmums, kurš reģistrē savu oficiālo e-adresi, tad autentifikācijas logā ir jāizvēlas “Juridiska persona”. Oficiālās e-adreses reģistrēšanas brīdī jānorāda uzņēmuma e-pasta adrese uz kuru nāk paziņojums par to, ka uz e-adresi ir atsūtīts jauns paziņojums. Ieteikums būtu izveidot šim mērķim jaunu e-pasta adresi, lai paziņojums no e-adreses nepazūd parasto e-pastu jūklī.

Vēlāk savai juridiskās personas e-adresei varēs piekļūt portāla Latvija.lv sadaļā “Mana darba vieta” (portāla Latvija.lv augšējā labajā stūrī). Autentifikācijas logā jāizvēlas cilne “Uzņēmējiem”.

Valsts iestādes dokumentu, kas atbilstoši normatīvajiem aktiem sūtāms uz elektroniskā pasta adresi, nosūtīs uz uzņēmuma oficiālo elektronisko adresi, ja ir aktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts.

Kas var piekļūt e-adreses kontam?

E-adreses lietotājs (parakstiesīgā persona uzņēmumā) savā oficiālās elektroniskās adreses kontā var norādīt un aktualizēt citu viņa kontam piekļūt tiesīgu lietotāju, norādot šā lietotāja vārdu, uzvārdu un personas kodu un piekļuves tiesību apjomu (apskatīt vai sūtīt elektroniskos dokumentus, sazināties), kā arī atsaukt citam lietotājam piešķirtās piekļuves tiesības, piemēram, lietvedei pārvaldīt uzņēmuma e-adresi. Tas ir jāatrunā uzņēmuma iekšienē. 

Ja fiziskai personai būs izveidota oficiālā e-adrese un vienlaikus būs tiesīga pārstāvēt arī

UR reģistros reģistrētu tiesību subjektu, tai būs iespēja izvēlēties, kuram e-adreses kontam tā

vēlas piekļūt – fiziskās personas kontam vai juridiskās personas e-adreses kontam, jo katram būs izveidota sava e-adrese.

Pasaule kļūst arvien digitālāka, bet no tā nav jābaidās. Dažādie risinājumi, kas tiek piedāvāti mums, kā lietotājiem, ievērojami atvieglo mūsu ikdienas dzīvi. Jācer, ka arī e-adrese kļūs mums par ērtu rīku, kas palīdz saziņā ar valsti.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.