Autors: Inese Sila
Raksta autore ir strādājusi par personāla vadītāju vairāk nekā 20 gadus, darbojoties gan valsts, gan pašvaldības iestādēs, kā arī privātos uzņēmumos. Viņai ir arī plaša pieredze kā personāla atlases speciālistei atlases ārpakalpojuma uzņēmumā. Turklāt viņa ir piedalījusies daudzās personāla atlases intervijās gan kā intervētāja un vērtētāja, gan kā kandidāte.
Personāla atlase un klasiskā personāla vadības teorija
Personāla atlase valsts un privātajā sektorā var būt līdzīga, bet dažkārt ievērojami atšķirīga. Pamata teorijas cilvēkresursu vadībai ir vienādas abos sektoros, bet praksē tās bieži vien tiek īstenotas dažādi. Valsts iestādēs un privātbiznesā cilvēkresursu vadību ietekmē dažādi faktori un apstākļi.
Ar teorētiskajām atziņām var iepazīties tādu autoru darbos kā I. Ešenvalds, I. Vorončuka, I. Forands, I. Boitmane, L. Zīlīte, I. Daliba un citi, kuru grāmatas ir izdotas latviešu valodā. Tomēr kopš 2013. gada latviešu valodā nav izdoti jaunākie darbi šajā jomā. Tāpēc aktuālāko informāciju jāmeklē internetā, akadēmiskajos rakstos un uzņēmumu jaunākajās tendencēs.
Personāla atlase ir minimāli reglamentēta Darba likumā, kā arī vēl atsevišķos valsts pārvaldi reglamentējošos normatīvajos aktos.
Teorijā ar personāla atlasi mēs tiek saprasta organizācijai un amata pozīcijai visatbilstošākā un vispiemērotākā kandidāta izvēle no noteiktas kandidātu kopas (Mondi, 2002)1. Ikdienā nereti personāla atlasi bieži izprot šaurākā nozīmē, par ko Viesturs Reņģe raksta: “Personāla atlase ir process, kurā organizācija izvēlas vispiemērotākos kandidātus no tiem, kas pieteikušies uz izsludināto vakanci, pamatojoties uz konkrētiem atlases kritērijiem, konkrētam amatam. Šai pieejai mērķis ir atrast cilvēkus, kas vislabāk atbilst noteiktā amata prasībām2“. Šaurakā pieeja vairāk dominē tieši valsts pārvaldē (izņemot augstākā līmeņa amatus), savukārt privātajā biznesā atsevišķi uzņēmumi negaida tikai un vienīgi, kad kāds atsauksies uz viņu darba sludinājumu, bet jau preventīvi strādā gan ar organizācijas tēlu, gan mērķtiecīgi piedalās dažādos tīklošanas pasākumos, gan proaktīvi uzrunā potencionālos kandidātus.
Faktiski jau šie divi autori atspoguļo vēlamo un esošo lielākajā daļā uzņēmumu (šeit un turmāk neuztvert salīdzinājumus burtiski, tie ir vispārināti, balstīti raksta autores pieredzē, līdz ar to nav atteicināmi uz kādu konkrētu uzņēmumu vai iestādi).
Sākums veiksmīgai personāla atlasei: amata apraksts
Lai atrastu vispiemērotāko kandidātu, svarīgi ir sākt ar precīzu amata aprakstu, kas kalpo kā pamats darba sludinājumam.
Un te novērojam atšķirību – valsts pārvaldē amata apraksts ir obligāta prasība, turklāt tiešās pārvaldes iestādēs jāizmanto Ministru kabineta 26.04.2022. noteikumu Nr.262 “Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs, amatu klasifikācijas un amatu apraksta izstrādāšanas kārtība” 2.pielikumu “Amata apraksta veidlapa”3. Savukārt Darba likums amata aprakstu nenosaka kā obligātu prasību. Privāti uzņēmēji amata pienākumus var ierakstīt arī darba līgumā.
Jāņem vērā, ka valsts pārvaldē atļauts tikai tas, kas ir atrunāts ārējos normatīvajos aktos, bet privātajā biznesā – tas, kas nav aizliegts ārējos normatīvajos aktos.
Veidlapas struktūra ir viens no aspektiem, kur arī privāti uzņēmumi var smelties iedvesmu no valsts pārvaldes. Jo īpaši noderīgs avots tas var būt jauniem uzņēmumiem, kas vēl attīsta savus amata aprakstus, personāla atlases un citus procesus.
Papildus informācijas avots var būt Valsts kancelejas izstrādātās “Personāla atlases vadlīnijas4”, kurās arī var droši ieskatīties privātā biznesa pārstāvji.
Atgriežamies pie amata apraksta. No personīgās pieredzes – amata aprakstu kvalitāte ir klupšanas akmens daudzos uzņēmumos un iestādēs. Iezīmējas vairākas galējības:
- Pārāk vispārīgs amata apraksts. Lai atrastu vispiemērotāko kandidātu, svarīgi ir sākt ar precīzu amata aprakstu, kas kalpo kā pamats darba sludinājumam. Šajā aprakstā jāiekļauj gan prasības amatam, gan nepieciešamās personīgās īpašības un kompetences.
- Pārāk sīki aprakstīts katrs solis, katra darbība (atgādina instrukciju nevis amata aprakstu);
- Visiem līdzīga amata veicējiem izstrādāts viens amata apraksts.
Visos variantos redzama neizpratne par to, kā kvalitatīvu amata aprakstu izmantot dažādos personāla vadības procesos (tajā skaitā – atlasē).
Valsts un pašvaldību iestādēs amatu aprakstos ir iekļautas kompetences – gan profesionālās, gan personību raksturojošās, bet privātajā biznesā nereti šī informācijas sadaļa iztrūkst. Pamatā tiek aprakstītas tikai profesionālās zināšanas, prasmes, iemaņas, bet netiek iekļauta informācija par to, ar kādām kompetencēm jābūt apveltītam cilvēkam, lai spētu veikt konkrētos amata pienākumus. Tajā pašā laikā lielos un starptautiskos uzņēmumos pamatā ir rūpīgi izstrādāti kompetenču modeļi, un ar tiem tiek strādāts daudzos personāla vadības procesos.
Bet, kā jau iepriekš minēts, amata apraksti – tā ir plaša un atsevišķa tēma, kurai būtu iespējams veltīt atsevišķu rakstu.
Veiksmīgs darba sludinājums
Darba sludinājums nav tikai amata apraksta kopija. Tas ir uzņēmuma reklāmas instruments, kuram jāpievērš uzmanība, lai piesaistītu potenciālos kandidātus. Vizuālais noformējums, krāsas un attēli ir būtiski elementi, kas veido pirmo iespaidu par uzņēmumu. Lai sludinājums būtu efektīvs, tajā jāiekļauj trīs būtiskas sadaļas:
- Amata pienākumi: īsumā aprakstīti galvenie uzdevumi un atbildības.
- Prasības kandidātiem: nepieciešamās prasmes, pieredze un kompetences.
- Uzņēmuma piedāvājums kandidātiem: alga, labumu grozs utml.
Vakanču portālos redzamas atšķirības starp valsts iestāžu un privātā biznesa darba sludinājumiem. Liela daļa valsts iestāžu darba sludinājumu ir pārāk gari, nereti tajos ietverts pārāk daudz prasību, kuras nav iespējams pārbaudīt atlases procesā. Privātā biznesa uzņēmumi vairāk izmanto darba sludinājumu kā reklāmas instrumentu. Bet, kā jau minēju iepriekš, šis ir tikai vispārinājums. Gan valsts, gan privātā biznesa uzņēmumu darba sludinājumos atrodami gan pozitīvi, gan negatīvi piemēri.
Svarīgi ir izvietot darba sludinājumu vairākos kanālos, izvērtējot, kurš no tiem atnes labākos kandidātus. Lielāks pieteikumu skaits vēl nenozīmē atbilstošus kandidātus. Valsts iestādes savus darbiniekus un valsts civildienesta ierēdņus visbiežāk meklēs, ievietojot darba sludinājumu primāri Nodarbinātīvas valsts aģentūras (NVA) vakanču portālā, ne vienmēr papildus izmantojot arī citus kanālus. Privātā biznesa uzņēmumu darba sludinājumus varam atrast primāri dažādos vakanču portālos, retāk – NVA lapā.
Interesanti, ka daudzi uzņēmumi zemākas kvalifikācijas darbinieku meklēšanai efektīvi izmanto portālu ss.com, lai gan to reti piemin oficiālos avotos. Šis portāls ir noderīgs, piemēram, apkopēju vai krāvēju meklēšanā. Tomēr jebkurā gadījumā sludinājumam jāatbilst Darba likuma prasībām (32. pants).
Latvijā bieži sastopams darba sludinājumu formulējums ir “sazināsimies ar tiem kandidātiem, kuri tiks izvirzīti otrajai atlases kārtai”. Šo pieeju plaši izmanto gan valsts un pašvaldību iestādes, gan privātie uzņēmumi. Šāds formulējums atspoguļo augstprātīgu attieksmi. Mūsdienās arvien vairāk tiek runāts par cilvēcīgu personāla vadību un līdzvērtīgām attiecībām, kas ir ilgtspējīgas personāla vadības pamatā. “Labais stils” uzņēmumiem, kas vēlas demonstrēt savu cieņu pret kandidātiem, ir sazināties ar visiem kandidātiem.
Izvirzītās prasības kandidātiem
Darba sludinājuma sadaļas “prasības kandidātiem” būtiskākais aspekts: šī sadaļa atspoguļo to, cik uzņēmums ir gatavs apmācīt potenciālo jauno darbinieku.
Valsts pārvaldē uzsvars tiek likts uz izglītību un darba pieredzi, konkrētām profesionālajām prasmēm. Attiecībā uz izglītību – tā ir pamatota prasība, ja tas noteikts ārējos normatīvajos aktos. Bet normatīvajos aktos nav noteikts, ka piesakoties amatam, papildus dzīves gājuma aprakstam (CV) būtu jāiesūta izglītības dokumenta kopijas.
Lielākajā daļā publiskās pārvaldes darba sludinājumu kopā ar CV un motivācijas vēstuli aicina iesniegt arī izglītības dokumentu kopijas. Šeit gribētu atgādināt, ka kandidāti paši ir atbildīgi par sniegtās informācijas patiesumu. Un par to, vai tiešām ir augstskolas beigšanas diploms, jebkurš no uzņēmuma vai iestādes var pārliecināties tajā brīdī, kad kandidāts ierodas klātienē – uz interviju vai uzākot darba attiecības.
Privātā biznesa uzņēmumi neliek tik lielu uzsvaru uz izglītības dokumentu pieprasīšanu, ja vien to nenosaka amata specifika.
Publiskajā sektorā akcents tiek likts arī uz pieredzi. Turklāt ir redzēti arī darba sludinājumi, kur, piemēram, personāla speciālistam, grāmatvedim utml. prasīta darba pieredze, piemēram, tieši valsts pārvaldē. Specifiska pieredze ir nepieciešama, piemēram, ekspertu amatiem, bet atbalsta personālam tā nav tik būtiska, jo pamatprincipi, kā strādāt personāla vadībā, grāmatvedībā vai lietvedībā ir vieni un tie paši, bet iestādes specifiku var apgūt salīdzinoši īsā laikā.
Privātā biznesa uzņēmumu darba sludinājumos (zemāka līmeņa amatiem) nereti arī pieredze netiek prasīta, izteiktāks uzsvars uz vēlmi mācīties un izmantot savu potenciālu.
Intervijas personāla atlasē
Nobeigumā vēlos ieskatīties pavisam īsi kandidātu intervēšanas tēmā. Izmantošu citātu no V.Reņģes grāmatas “Mūsdienu organizāciju psiholoģija”: “Personāla atlases efektivitāte lielā mērā ir atkarīga no cilvēkiem, kuri to organizē un veic5”. Šis citāts izsaka visu atlases būtību reālajā dzīvē. Un secinājums ir tikai viens – veikt personāla atlasi un intervēt tajā kandidātus ir jāmācās! Tieši tāpat kā jebkuru citu prasmi.
Lielākā atšķirība personāla atlases intervijās: valsts un pašvaldību iestādēs organizē intervijas, kur kandidātu vērtē komisija (3-5 cilvēki), bet privātā biznesa uzņēmumos biežāk intervijas tiek organizētas 2 kārtās – pirmā telefonintervija (vai kā tiešsaistes), kurā personāla atlases speciālists precizē CV datus, bet otrā jau ar tiešo vadītāju.
Lielākās atšķirības atlases procesā
Lielākās atšķirības starp valsts, pašvaldības iestāžu un privātā biznesa uzņēmumu atlasi ir tieši dokumentu noformēšanā un to daudzumā. Ja valsts pārvaldē katrs solis atlasē tiek dokumentēts – sākot ar nolikumu vai rīkojumu par atlases komisiju, beidzot ar protokolu par atlases gaitu un pieņemtajiem lēmumiem, tad privātajā biznesā visbiežāk tādas dokumentu gūzmas nav.
Un tas nav ne pareizi, ne nepareizi. Protams, ar dokumentiem var pamatot rīcību, lēmumus. Tie kalpo kā pierādījums tiesas procesā vai atbildot uz kandidāta sūdzību par atlases procesu. Taču dokumentu pārmērīgs daudzums un katra soļa fiksēšana tajos var kavēt pašu atlases gaitu, kā arī šādiem atlases procesiem pietrūkst elastības. Ir vērts apdomāt, kā samazināt birokrātiju attiecībā uz atlases procesu. Jo būtisks ir rezultāts, kas atkarīgs no prasmes veikt korektu, cieņpilnu un objektīvu personāla atlasi.
Vērtīgs raksts?
Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā?
Atsauces
- Ešenvalde I., Personāla vadības mūsdienu metodes,- Rīga: SIA “Merkūrijs LAT”, 2008.- 82.lpp.
- Reņģe V. Mūsdienu organizāciju psiholoģija.- Rīga: Zvaigzne ABC, 2007.- 87.lpp.
- https://likumi.lv/ta/id/332122-valsts-un-pasvaldibu-instituciju-amatu-katalogs-amatu-klasifikacijas-unamatuapraksta-izstradasanas-kartiba
- Personāla atlases vadlīnijas. https://www.mk.gov.lv/sites/mk/files/media_file/personala_atlases_vadlinijas_2020.pdf
- Reņģe V. Mūsdienu organizāciju psiholoģija.- Rīga: Zvaigzne ABC, 2007.- 86.lpp.
Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors.
Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:
Visma Talent Solutions – risinājums inovatīvai talantu vadībai »
HoP – darbinieku pašapkalpošanās »
Appical – risinājums efektīvai darbinieku ievadīšanai (onboarding) darbā >>