Enerģijas vadība – palīgs produktivitātei un personīgajai labbūtībai

AUTORS: Laima Buša
Projekta “Vesels Birojs” izveidotāja, sertificēta darba aizsardzības speciāliste, konsultē darba vides un labbūtības jautājumos, Mg.sc.soc.

Mēs visi zinām, cik būtiski ir plānot savu laiku. Ja neesam saplānojuši kā darbus, tā arī brīvos brīžus, pastāv daudz lielākas iespējas, ka mēs nespēsim sasniegt savus darba un arī personiskos mērķus. Un tomēr, par spīti plānošanai, bieži pieķeram sevi pie sajūtas – “kā lai to visu paveic 24 stundās?”.

Taču bez laika, ir būtisks vēl kāds cits svarīgs faktors, ko mēs spējam ietekmēt. Labāk izzinot savus paradumus, dažādu faktoru ieteikumi un pievēršot uzmanību savas ikdienas plānošanai, varam labāk vadīt resursu, kas nav ierobežots ar 24 stundu limitu – savu enerģiju. 

Kādēļ enerģijas vadība ir būtiska?

Domāju, ikviens esam pamanījuši, ka ne visi laika posmi ir vienlīdzīgi: viena stunda darba dienā produktivitātes ziņā atšķiras no citas. Vienā brīdī mēs jūtamies enerģijas pilni, fokusēti un iedvesmoti. Par šo laiku sakām, ka “darbi iet no rokas”. Taču citā reizē – tie paši uzdevumi, šķiet, prasa vismaz dubultu piepūli. 

Tādēļ ne vienmēr garas darba stundas rezultējas ar labākiem darba rezultātiem. Bieži tieši nepietiekams atpūtas režīms vai mūsu nespēja koncentrēt uzmanību kļūst par iemeslu darba produktivitātes kritumam, biežāk pieļautām kļūdām, līdz ar to – augtākam stresa līmenim un izdegšanas riskam.

Aprobežojoties ar laika plānošanu vien, mēs neizmantojam iespēju gudrāk pārvaldīt savu potenciālu. Enerģijas vadības mērķis ir nodrošināt, ka izmantojam savu fizisko un mentālo enerģiju iespējami efektīvākajā veidā, kas atbilst mūsu mērķiem un vajadzībām.

Enerģija kā vadāms resurss

Kam pievērst uzmanību un kā palūkoties uz enerģiju kā vadāmu resursu? Enerģijas vadība sevī ietver prasmi un mērķtiecīgas darbības izprast savas individuālās īpatnības (piemēram, labāk izzināt, kuros diennakts laikos izjūtu enerģijas pieplūdumu, kad esmu īpaši radošs, kas man palīdz fokusēties un justies enerģiskāk) un limitus (piemēram, cik bieži man ir nepieciešama pauze enerģijas līmeņa uzturēšanai, kad, savukārt, man ir nepieciešams “izaicināt sevi” u.tml.) un attiecīgi pielāgot savu uzvedību un apstākļus. 

Lai izzinātu savas individuālās īpatnības, vari uzdot sev šos jautājumus:

• Kad man ir produktīvākais laiks darbam? Kad esmu visradošākais?
• Kuros diennakts laikos es izjūtu enerģijas pieplūdumu? Kas ir tās lietas, kas man palīdz justies enerģiskam un produktīvam?
• Kādi vides faktori un ieradumi liek man justies labi un palīdz fokusēties?
• Kas ir tie mirkļi, kad izjūtu strauju enerģijas kritumu? Ko es šajos brīžos daru?
• Kas man palīdz atjaunot enerģijas resursus?

Enerģijas vadība, manuprāt, ir individuāls process, katram pašam izzinot sevi, ikdienas izaicinājumus un īpatnības. Taču pastāv lietas, kas ietekmē ikviena no mums enerģijas līmeni: gan to vairojot, gan mazinot.

Stress un stresa pārvaldība

Stresa situācijās izdalās adrenalīns, asinīs paaugstinās glikozes līmenis, kas rada strauju enerģijas pieplūdumu. Tādējādi īslaicīgs un mērens stress var būt motivējošs, palīdzēt koncentrēt uzmanību un izraisīt arī patīkamas emocijas. Mūsu mērķis nav dzīvot bez stresa vai pilnībā to samazināt. 

Taču jautājums ir par stresa līmeni un ilgumu: hronisks paaugstināts stress ir viens no būtiskiem enerģijas patērētājiem; tas mazina mūsu spēju pieņemt izsvērtus lēmumus, būt radošiem, veidot pozitīvas attiecības, ir cēlonis daudzām saslimšanām un viens no galvenajiem faktoriem profesionālajā izdegšanā. 

Tādēļ būtiski atrast tieši sev piemērotas relaksācijas metodes un veidus, kā palīdzēt uzturēt stresu veselīgos apmēros. 

Ieteikums: Atskaties uz savu ikdienu pēdējā mēneša laikā. Kāds bijis Tavs stresa līmenis? Kā Tu palīdzēji sev tikt galā ar paaugstināta stresa situācijām? Ko Tu varētu darīt, lai nākotnē izvairītos no situācijām un periodiem, kad stresa līmenis Tev ir pārāk augsts?

Fiziskās aktivitātes

Ikviens no mums zina, cik būtiska ir fizisko aktivitāšu nozīme veselības uzturēšanā (Pasaules veselības organizācija iesaka vismaz 150 minūtes vidējas intensitātes fiziskas aktivitātes nedēļā). Taču fiziskās aktivitātes var uzlabot arī mūsu enerģijas līmeni un produktivitāti.

Kā tas notiek? Pirmkārt, fiziskas aktivitātes uzlabo skābekļa apriti organismā un veicina laimes hormona, endorfīna, izdalīšanos. Otrkārt, tās palīdz muskuļu šūnās veidoties mitohondrijiem, kas apgādā šūnas ar enerģiju. Treškārt, mērenas fizikās aktivitātes palīdz uzlabot miega kvalitāti un uzturēt labu mentālo veselību.

Ieteikums: Pieraksti savas fiziskās aktivitātes (ieskaitot arī īsas pastaigas, aktīvas atpūtas pauzes u.tml.). Kā Tu juties pēc šīm aktivitātēm; kā tās ietekmēja Tavu pašsajūtu un miegu? Kādas aktivitātes (cik ilgas, kādos laikos) Tev rada enerģijas pieplūdumu vai palīdz labāk koncentrēties? Kas Tev palīdzētu ieviest šīs aktivitātes regulārāk?

Īstais laiks īstajiem darbiem

Pazīstamais amerikāņu autors Daniels Pinks (Daniel Pink) savā grāmatā “When: The Scientific Secrets of Perfect Timing” apkopojis pētījumus un izvirzījis teoriju par dienas trīs daļām, kas attiecas uz lielāko daļu populācijas (izņemot “pūcēm”: cilvēkiem, kuriem tipisks vēls gulēt iešanas un vēls celšanās laiks). Ņemot vērā dienas laikus, kas tipiski ietekmē mūsu noskaņojumu un enerģijas līmeni, varam pielāgot savu dienas plānu atbilstoši trīs fāzēm:

• Virsotne: rīts un dienas pirmā puse, kas īpaši piemērota fokusētam, analītiskam darbam un svarīgumu lēmumu pieņemšanai.
• Enerģijas un garastāvokļa “bedre”: dienas vidus (aptuveni 7 stundas kopš pamošanās), kas tipiski saistās ar mazāku enerģijas līmeni, un ir piemērotākais rutinētu, administratīvu darbu veikšanai.
• Atkopšanās: vēla pēcpusdiena, vakars, kad noskaņojuma līmenis atkal kļūst labāks. Šis laiks piemērots radošai domāšanai, ideju ģenerēšanai; darbiem, kas neprasīs ilgstošu koncentrēšanos un precizitāti.

Ir labi zināt gan savu hronotipu (tradicionāli tas “cīrulis” un “pūce”, taču mūsdienās sastopamas arī citas klasifikācijas), gan ņemot vērā personīgos novērojumus, ikdienas specifiku un darba uzdevumus, izveidot savu ideālo “aktivitāšu karti”. T.i. ņemot vērā savu enerģijas līmeni un iespējas, saplānot darbus un aktivitātes dienas ietvaros, lai aktivitāšu veids būtu piemērots tās veikšanas laikam.

Piemēram, svarīgākos darbus, kur jāpieņem būtiski lēmumi, ieplānot dienas pirmajā pusē, kalendārā rezervējot laiku fokusētam darbam, taču pēcpusdienu atvēlēt e-pastu atbildēšanai un dažādu administratīvo pienākumu veikšanai.

Ieteikums: Katram no mums ir sava darba specifika un obligāti veicamie pienākumi arī ārpus darba. Veic novērojumus un savu iespēju robežās mēģini pielāgot aktivitātes savam enerģijas līmenim. Eksperimentē un veic novērojumus, kas Tev strādā vislabāk.

Atpūta enerģijas uzturēšanai

Kāda ir pretēja darbība “darbam”? Vai tā ir “atpūta”?  Par spīti šādai šķietamai dualitātei, darbam ir būtiski nepieciešama atpūta. Ja vēlamies no sevis un apkārtējiem sagaidīt spēju noturēt uzmanību, radošumu, produktivitāti un kvalitatīvi veiktu darbu, mēs nespējam to nodrošināt bez iespējas atpūsties: kā savam prātam, tā arī ķermenim.

Autore, ārste un labbūtības konsultante dr. Sandra Daltone-Smita (Dr. Saundra Dalton-Smith) savā grāmatā “Sacred Rest” apraksta septiņus dažādus atpūtu veidus, kas svarīgi dažādu resursu atjaunošanai:

• Fiziskā atpūta – sākot no pasīvas fiziskas atpūtas (kā miegs) līdz aktīvai fiziskai atpūtai (joga, masāža, stiepšanās vingrinājumi u.tml.), kuras mērķis ir atjaunot spēkus un parūpēties par savu ķermeni. 
• Mentālā atpūta – piemēram, atpūtas pauzes darba dienas laikā, lai atjaunotu savu mentālo enerģiju un fokusu. 
• Sensorā atpūta – tā ir atpūta no sensorajiem stimuliem – trokšņi, gaismas, stimuliem – kas pārpludina daudzu cilvēkus ikdienu. Sensorā atpūta sevī ietver tādas darbības kā acu aizvēršana, brīdis klusumā, atslēgšanās no mobilajām ierīcēm u.tml.
• Radošā atpūta – kas īpaši vajadzīga, lai radītu jaunas idejas un spētu risināt kompleksas problēmas. Radošās enerģijas atjaunošanai spēj palīdzēt dabas klātbūtne, visu veida māksla, iedvesmojošu vietu apmeklēšana, skaistuma pieredzēšana.
• Emocionālā atpūta – īpaši būtiska, kad mums ir bijis nepieciešams apspiest vai nav bijusi iespēja paust savas patiesās emocijas. Emocionālā atpūta sevī ietver iespēju sadzirdēt un pieņemt savas emocijas, būt atklātiem par to, kā jūtamies.
• Sociālā atpūta – īpaši aktuāla būs tiem, kuriem darba ietvaros ir aktīvs darbs ar cilvēkiem, ietverot gan nepieciešamību izrādīt empātiju, gan palīdzēt citiem. Šīs atpūtas ietvaros būtiski atrast gan laiku tikai sev, gan arī vairot attiecības ar cilvēkiem, kuru klātbūtnē vari būt autentisks un kuri Tev palīdz vairot enerģiju un pozitīvas izjūtas.
• Garīgā (spirituālā) atpūta lielā mērā balstās uz cilvēka vērtību sistēmu un spēju atrast jēgu savā darbā un dzīvē kopumā. Garīgā atpūta var ietvert sevī labdarību un darbu sabiedrības labā, kā arī garīgo praksi.

Ieteikums: Lai gan ikvienam no mums nepieciešami visi septiņi atpūtas veidi, kāds no tiem šajā laika posmā, iespējams, Tev ir īpaši nepieciešams. Pārlasot dažādos atpūtas (un noguruma) veidus, apdomā, kuri 1-2 ar Tevi rezonēja? Kāda veida atpūta Tev šobrīd nepieciešama visvairāk? Kā Tu varētu sev palīdzēt, sākot ar pavisam nelielām aktivitātēm vai izmaiņām?

Ja vēlies, aizpildi autores izveidoto testu par Tev nepieciešamo atpūtas veidu šeit.

Pauze darba spēju uzturēšanai

Domājot par atpūtu un savu enerģijas līmeņa atjaunošanu, viens būtisks faktors ir: ko mēs darām pēc pirms un darba un ko – pēc darba laika beigām. Taču otrs, kā mēs varam palīdzēt atjaunot savu fokusu, enerģijas līmeni un mazināt uzkrāto spriedzi darba laika ietvaros.

Paužu nozīmi labi izgaismo 2020. gadā Microsoft Labs veiktais pētījums saistībā ar sanāksmēm darbā. Viena dalībnieku grupa piedalījās četrās sanāksmēs, kuras notika bez atpūtas pauzes starp tām. Savukārt otra grupa apmeklēja virtuālās sanāksmes ar pauzēm. Starp četrām sanāksmēm tika nodrošināta 10 minūšu pauze, kas tika pavadīta meditējot (dalībnieki izmantoja meditācijas aplikāciju).

Droši vien varat iedomāties, kuras grupas dalībniekiem dienas gaitā bija augstāks stresa līmenis! Tiem, kuri izmantoja pauzes, tika identificēts ne vien ievērtējami zemāks uzkrātā stresa līmenis, bet arī augstāks iesaistes līmenis sanāksmēs.

Kas notiek, ja turpinām strādāt par spīti nogurumam un enerģijas zudumam? Varam nonākt “apburtajā lokā”: strādājam ar izteikti lielu nogurumu, kā rezultātā darbam patērējam ievērojami vairāk laika un pielaižam vairāk kļūdu. Tas, savukārt, liek, izjust papildus stresu un liek strādāt vairāk, lai labotu kļūdas vai pierādītu sevi kā labu darbinieku. Kas, savukārt, atkal paņem papildus laika un mūsu enerģijas resursus. Tādejādi, var rasties situācija, kad strādājam vairāk, bet ar sliktākiem rezultātiem.

Lai no tā izvairītos jau laicīgi, viens no veidiem ir mēģināt uzturēt enerģijas līmeni visas dienas garumā ar nelielām atpūtas pauzēm. Lai gan pētījumi rāda, ka ne visas atpūtas pauzes ir vienādi efektīvas, noteikti nav arī vienīgās veiksmes formulas. Turpinājumā daži atpūtas paužu parametri un ieteikumi, kas pamatoti pētījumos.

• Pauzes ilgums. Ne vienmēr garākas pauzes būs labākas, bieži noderīgas var būt arī mikro pauzes, kas nav ilgākas par dažām minūtēm, bet ir regulāras. Mikro pauze var būt piecelšanās no darba vietas, neliela izkustēties, iespējams, ūdens glāzes papildināšana vai neliela saruna ar kolēģi. 
  
  Dienas pirmajā pusē efektīvākas būs īsas pauzes, taču dienas otrajā pusē, enerģijas atjaunošanai, noderēs pauzes, kas ir garākas par 10 minūtēm (piemēram, pastaiga pēc pusdienām). Arī darba produktivitātes uzlabošanai īpaši pēc kognitīvi noslogojošiem darbiem efektīvākas būs garākas pauzes.

• Aktivitāte jeb ko darīt pauzē? Pauze, kas saistīta ar fiziskām aktivitātēm (piemēram, stiepšanās) pētījumos saistās ar pozitīvām emocijām un noguruma mazināšanos. Savukārt sociālā pauze (piemēram, neformāla saruna vai saziņa ar ģimenes locekļiem) vairo vitalitātes izjūtu. Arī, piemēram, īsa video klipa noskatīšanās var vairot sajūtu, ka esi atjaunojies un gatavs tupināt darbus.

• Iespēja iziet no telpām un uz brīdi nomanīt vidi. Iespēja iziet ārā, īpaši, ja iespējams, uz mirkli atrasties dabā var palīdzēt atjaunot enerģijas resursus un mazināt spiedzes līmeni efektīvāk, nekā atrašanās tur pat darba vietā.

Kā palīdzēt darbiniekiem ar enerģijas vadību organizācijā?

Pētījumi rāda, ka enerģijas pilniem darbiniekiem ir zemāks stresa līmenis, viņi labāk tiek galā ar izmaiņām, ir produktīvāki. Tādēļ enerģijas vadības jautājumi ir cieši saistīti ar darba devēja interesēm.

Kas ir tas, kā organizācija var palīdzēt darbiniekiem justies enerģijas pilnākiem, līdz ar to, veiksmīgākiem savos darbos?

• Iedrošināt izmantot atpūtas pauzes. Bieži atpūtas paužu izmantošana saistās ar stereotipu par darbinieka slinkumu un nevēlēšanos strādāt. Tādēļ vadībai ir mērķtiecīgi jāstrādā pie atpūtas paužu normalizēšanas un iedzīvināšanas. 
• Iedrošināt sarunas par enerģijas vadību un personīgo efektivitāti: sākot no vadītāju un darbinieku izglītošanas pasākumiem līdz diskusijām komandas sanāksmēs. 
• Uzlabot sanāksmju organizēšanas praksi. 71% darbinieku domā, ka sanāksmes nav efektīvas un produktīvas. Samazinot sanāksme daudzumu, iebrīvējot laiku starp sanāksmēm un saīsinot to ilgumu, darbinieki var atrast laiku gan jēgpilnu darbu veikšanai, gan atpūtas pauzēm.
• Par spīti tam, ka pusdienas paužu darbā izmantošana pozitīvi korelē ar personīgo efektivitāti un apmierinātību ar esošu darbu, ASV aptuveni 70% darbinieki ēd savas pusdienas pie datora vismaz vienu reizi nedēļā. Darba devēja interesēs ir normalizēt pusdienas laika izmantošanu pilnvērtīgai atpūtai.
• Vadītāji – kā piemērs un etalons. Lai arī kas nebūtu rakstīts uzņēmuma vadlīnijās vai pārrunāts mācībās, viens no galvenajiem faktoriem, kas ietekmēs darbinieku uzvedību, būs vadītāja piemērs. Ja vadītāji strādās ilgas darba stundas, neizmantos atpūtas pauzes vai ikgadējā atvaļinājuma laikā sūtīs e-pastus, tas netieši norādīs uz šāda veida uzvedību kā vēlamu arī darbinieku vidū.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors. 

Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:

EasyCruit – personāla atlasei »

Visma Talent Solutions – risinājums inovatīvai talantu vadībai »

HoP – darbinieku pašapkalpošanās » 

Appical – risinājums efektīvai darbinieku ievadīšanai (onboarding) darbā >>