Grāmatvedības programmas cena – no kā tā sastāv un ko ņemt vērā, salīdzinot dažādu programmu cenas

Autors: Laura Brīvība-Dzenuška, Visma Enterprise Klientu panākumu daļas direktore

Izvēloties jaunu grāmatvedības programmu, izvēles kritēriji var būt dažādi – funkcionālās iespējas, lietošanas ērtums, uzticamība – plašāk tos esam analizējuši rakstā “10 kritēriji grāmatvedības programmas izvēlei”. Svarīgs kritērijs ir arī cena, tomēr dažādu grāmatvedības sistēmu cenas nav nemaz tik viegli salīdzināt. 

Pēc grāmatvedības programmas izvēlēšanās uzņēmumi to parasti izmanto aptuveni 8 gadus. Tas ir ilgtermiņa pirkums. Tāpēc, salīdzinot dažādu sistēmu cenas, ir jāsalīdzina ne tikai atsevišķi sākotnējo cenu veidojoši elementi, bet arī kopējās lietošanas izmaksas.

Lietošanas izmaksas ir gan tiešas – nauda, ko samaksājat sistēmas piegādātājam – gan netiešas – nauda, kas jāsamaksā citiem piegādātājiem vai darbiniekiem, lai nodrošinātu sistēmas lietošanu. Šajā rakstā parādīsim, kādi elementi veido grāmatvedības programmas lietošanas izmaksas.

Licenču iegādes maksa

Tiesības izmantot programmatūru nodrošina tās ražotāja izsniegta licence. Vēsturiski licenču iegādes izmaksas bija būtiskas, tāpēc jaunas programmatūras iegāde prasīja lielus ieguldījumus. Mūsdienās lielākā daļa programmatūras ražotāju atsakās no licenču iegādes maksas, tā vietā piedāvājot klientiem licences nomāt jeb abonēt.

Abonēšanas vai licenču uzturēšanas maksa

Programatūras ražotāji seko tam, lai mainoties videi – pārlūku versijām, operētājsistēmām, u.c. – programatūra turpinātu darboties. Tas nozīmē, ka ir jāuztur izstrādes komandas, kas pārzina produktu un spēj ieviest tajā nepieciešamās izmaiņas. Par šo pakalpojumu pēc licenču iegādes klients maksā licenču uzturēšanas maksu vai – ja piegādātājs izmanto abonēšanas modeli – abonēšanas maksu, kas ietver gan licenču nomu, gan to uzturēšanas pakalpojumu. Tas ir regulārs maksājums, parasti reizi mēnesī, ceturksnī vai gadā.

Abonēšanas modeļa gadījumā šīs maksas apmēru parasti atradīsiet programmu mājaslapās, tāpēc šīs cenas šķiet savstarpēji vienkārši salīdzināmas. Tomēr ir jāievēro vairāki svarīgi aspekti:

1. Kā veidojas abonēšanas cena?

Cenu veidošanas modeļi mēdz būt ļoti atšķirīgi un atkarīgi gan no izmantotās funkcionalitātes, gan lietotāju skaita. Ir svarīgi pievērst uzmanību tam, kā veidojas grāmatvedības programmas abonēšanas cena, jo tas ļaus paredzēt izmaksas, uzņēmumam attīstoties! 

Cena bieži ir atkarīga no sistēmas lietotāju skaita, bet ko programmas ražotājs uzskata par lietotāju? Daži ražotāji par lietotāju uzskata “nosaukto lietotāju”: ja sistēmai būs nepieciešams pieslēgties, piemēram, pieciem dažādiem cilvēkiem, tad būs jāmaksā par pieciem lietotājiem. 

Savukārt citi ražotāji maksu iekasē par “vienlaicīgajiem lietotājiem”: cilvēku skaitu, kas sistēmu lieto vienlaicīgi. Šādā gadījumā jums, iespējams, pietiks tikai ar diviem lietotājiem, pat ja sistēmai dažādos laikos būs nepieciešams pieslēgties pieciem dažādiem cilvēkiem.

2. Ko ietver abonēšanas maksa?

Tiesības izmantot programmatūru ir tikai viens no abonēšanas maksu veidojošiem komponentiem, tomēr ar to vien sekmīgai programmas lietošanai var nepietikt. Ir vērts noskaidrot, vai cenā ietilpst noteikti pakalpojumi, kuri ilgtermiņā būs ne mazāk svarīgi.

Jau iepriekš minēju, ka abonēšanas ietvaros ražotājs nodrošina arī programmatūras pielāgošanu mainīgajai videi. Ko tas īsti nozīmē? Var mainīties ne tikai tehniskā vide (operētājsistēmas, pārlūki, u.c.), bet arī likumi. Latvijā grāmatvedību un algu aprēķinu regulējošie normatīvie akti mainās bieži, tāpēc ir svarīgi pārliecināties, vai grāmatvedības programmas abonēšanas cenā ir iekļauti arī nepieciešamie sistēmas pielāgojumi. 

Mainās arī automatizācijas un ērtības līmenis, ko lietotājs sagaida no izmantotās programmas. Noskaidrojiet, vai regulārajā maksājumā par sistēmas lietošanu ir iekļauti regulāri uzlabojumi arī šajās jomās.

Izmitināšanas izmaksas

Grāmatvedības programma apstrādā svarīgus uzņēmuma datus. Šos datus ir jāglabā un arī tas var radīt papildu izmaksas.

Izmitināšanai ir iespējami trīs varianti:

1. Uz uzņēmumam piederoša datora vai servera 

Šajā gadījumā ir svarīgi iepazīties ar sistēmas tehniskajām prasībām un pirms programmas iegādes pārliecināties vai uzņēmuma rīcībā esošā tehnika ir piemērota vai izvērtēt tās iegādes izmaksas. Izvēloties sistēmu izvietot savā infrastruktūrā, būs nepieciešams arī cilvēks ar tehniskām zināšanām, kas spēs parūpēties par drošību, atjauninājumiem, datu rezerves kopiju veidošanu un tamlīdzīgiem jautājumiem. 

2. Datu centrā

Sistēmu var izvietot arī uz trešās puses nodrošinātiem serveriem. Šajā gadījumā tas nozīmē papildu maksu trešajai pusei. Kādam būs jāveic arī iepriekšējā punktā minētos tehniskos darbus.

3. Mākoņrisinājumā jeb uz ražotāja pārvaldītiem serveriem

Parasti šajā gadījumā visi ar sistēmas uzturēšanu saistītie tehniskie jautājumi paliek ražotāja pārziņā un samaksa par tiem ir iekļauta abonēšanas maksājumā. Daudzi ražotāji šo piedāvā kā vienīgo iespējamo sistēmas izmitināšanas veidu.

Ieviešanas jeb lietošanas uzsākšanas izmaksas

Ja izvēlētā programma ir lietota jau iepriekš un vajadzības nav specifiskas, tad, iespējams, izvēlēto grāmatvedības programmu būs iespējams uzsākt lietot pašu spēkiem un vienīgās izmaksas būs pašu ieguldītais laiks. Piemēram, vairums grāmatvedības programmas “Jumis Pro” klientu to sāk lietot pašu spēkiem.

Tomēr, ja vajadzības ir specifiskas un iepriekšējas pieredzes darbā ar konkrēto programmu nav, tad jārēķinās ar zināmām izmaksām, lai programmu sagatavotu lietošanai un iegūtu nepieciešamās zināšanas. Šī procesa cena var būt mērāma dažos simtos vai pat desmitos tūkstošu eiro – viss atkarīgs no konkrētā uzņēmuma procesu sarežģītības un tā, vai ieviesta tiek tikai grāmatvedības vai daudz plašāka funkcionalitāte.

Ieviešanas izmaksas mēdz būt divu veidu:

1. Gabaldarbs – darbu kopums, ko sistēmas ieviesējs apņemas veikt pat fiksētu samaksu neatkarīgi no tā, cik laika šis darbs aizņems. Šāda piedāvājuma gadījumā klients var būt drošs, ka ieviešanas izmaksas nepārsniegs nolīgto.
2. Darbi “pēc fakta” – par šiem darbiem sistēmas ieviesējs aprēķinās maksu pēc noteiktas stundas likmes. Parasti ieviesējs prognozē, cik stundu darbam būs nepieciešams, tomēr faktiskais rezultāts var gan pārsniegt, gan būt mazāks par prognozēto. Ja uzņēmums ir gatavs pats ieguldīt papildu laiku programmas ieviešanā, “pēc fakta” nolīgtajās pozīcijās ir iespējams ietaupīt. 

Salīdzinot dažādu piegādātāju piedāvātās ieviešanas cenas, svarīgi ir analizēt piedāvāto darbu saturu un kopējo cenu, nevis koncentrēties uz stundas likmi. Profesionāls ieviešanas konsultants stundas laikā spēs paveikt vairāk par, iespējams, lētāku, bet mazāk pieredzējušu pakalpojuma sniedzēju.

Lietošanas izmaksas

Izvēlēto grāmatvedības sistēmu uzņēmums visticamāk ikdienā lietos vismaz 8 gadus. 

Šajā laikā uzņēmums attīstīties un līdz ar to, visticamāk, būs jāattīstās arī grāmatvedības programmai. Arī ar šo procesu var saistīties zināmas izmaksas, kas jāņem vērā, salīdzinot dažādu grāmatvedības programmu cenas.

1. Atbalsta pakalpojumi

Grāmatvedības programmas lietotājiem ik pa laikam būs nepieciešams atbalsts sistēmas pareizākai lietošanai vai pārveidošanai. Tāpēc, iegādājoties sistēmu, ir jāizvērtē, kāda veida atbalsta pakalpojumus ražotājs piedāvā. 

Atbalsta pakalpojumus parasti ir iespējams iegādāties par noteiktu stundas likmi vai kā abonējamu pakalpojumu. Noskaidrojiet, vai un kādu atbalstu ražotājs piedāvā bez maksas – piemēram, vai ir pieejama kāda vietne, kur lietotājo var iepazīties ar instrukcijām un meklēt palīdzību pašu spēkiem?

2. Darbinieku laiks

Tirgū pieejamās grāmatvedības programmas atšķiras ar to, cik lielā mērā tās nodrošina iespējas automatizēt procesus un attiecīgi ietaupīt uzņēmuma darbinieku laiku. Grāmatvedība ir cieši saistīta ar pārējiem uzņēmuma procesiem. Tāpēc, ja uzņēmums pamatdarbības nodrošināšanai un grāmatvedības uzskaitei izvēlas dažādas programmas, izmaksās ir jāpieskaita arī laiks, ko darbinieki patērēs datu pārnešanai no vienas sistēmas uz otru vai integrācijas izveidošanai. Ja šīs izmaksas ir nozīmīgas, būtu ieteicams izvērtēt resursu vadības sistēmas kā, piemēram, “Horizon”, kas nodrošina gan grāmatvedības, gan citu procesu uzskaiti un pārvaldību.

Ievērojiet vissvarīgāko principu, izvēloties grāmatvedības vai jebkuru citu programmu – “Ieguvumiem ir jāpārsniedz izmaksas!”