Ikgadējā inventarizācija – kā izdarīt ātrāk?

Ar likumu ir noteikts, ka katra pārskata gada beigās ir jāveic visa uzņēmuma un lietošanā esošā inventāra un pamatlīdzekļu inventarizācija.

Uzņēmumos ar daudz pamatlīdzekļiem (virs 500), tas aizņem vairākas dienas, turklāt iesaista vismaz 3 darbiniekus – vismaz 2 inventarizācijas veicējus un grāmatvedi, kas datus ievadīs sistēmā un izveidos nepieciešamos dokumentus.

Kā gudri uzņēmumi laiku ekonomē, lai inventarizācija būtu pēc iespējas nesāpīgāks process?

Kā parasti notiek inventarizācijas process?

Kad izdrukāts pamatlīdzekļu un inventāra saraksts, 2 darbinieki dodas cauri birojam, noliktavai, veikalam vai darbnīcai, meklējot katru no lietām, salīdzinot svītrkodus vai, visbiežāk, uz preces uzlīmētos numurus un atzīmējot tās sarakstā.

Kā jau ar manuālu darbu, kad viens ar pirkstu velk līdzi sarakstam, bet otrs sauc numuru vai svītrkodu, kas parasti ir diezgan gara ciparu kombinācija – reakcija ar laiku zūd un palielinās kļūdu iespējamība.

Turklāt visbiežāk process nemaz nesokas tik gludi, ja, piemēram, pamatlīdzeklis ir pazudis. Un nav atsekojams, kas ir tā īstais atbildīgais, jo šī informācija ir pazudusi kaut kur papīru kalnos.

Tomēr šī pat nav laikietilpīgākā darba daļa. Zināms, ka gada beigas ir viens no saspringtākajiem periodiem grāmatvedībā. Līdz ar to, kad kolēģi ir pabeiguši inventarizāciju – tieši grāmatvedībai ir jārod laiks rindiņu pa rindiņai šo informāciju pārbaudīt, ievadīt sistēmā un veidot nepieciešamos resursu kustības dokumentus.

Tā paiet vairākas darba dienas, veicot manuālu datu pārrakstīšanu un salīdzināšanu.

Kā samazināt inventarizācijai patērēto laiku?

Vairāki sistēmu ražotāji piedāvā tādus elektroniskus risinājumus, kas ar aplikāciju/programmu palīdz veikt inventarizāciju. Izmantojot svītrkodus, tiek fiksēts pamatlīdzeklis un uzreiz programmā iespējams veikt izmaiņas. Labākās grāmatvedības sistēmas piedāvā šādu risinājumu jau savienotu ar uzskaites sistēmu, lai process būtu pilnībā automatizēts un informācija grāmatvedībā nonāktu automātiski un dokumentus varētu ģenerēt, nevis veidot.

Kā notiek elektroniskā inventarizācija?

Procesu iespējams attēlot sekojoši:

Kas jāņem vērā, izvēloties risinājumu?

Pirms risinājuma izvēles, iesakām izvērtēt vairākus faktorus.

Izmaksas

Lai aprēķinātu, vai jūsu uzņēmumā elektroniskās inventarizācijas rīku ieviešana ir izdevīga, svarīgi saprast gan materiālo resursu skaitu, gan to, cik darba stundas tiek pavadītas inventarizācijas veikšanai.

Ja uzņēmums ir neliels un pamatlīdzekļu ir nedaudz (līdz 500 vienībām), tad visticamāk manuāla pārbaude un datu ievade aizņems vien pāris stundas. Šādā gadījumā risinājuma ieviešana būtu vien neliels ieguvums.

Tomēr, ja uzņēmumā ir vairāk nekā 500 vienību, vērts lūkoties elektronisku risinājumu virzienā.

Lai aprēķinātu laika ieguvumu, variet rēķināt aptuveni 1.67 minūšu ekonomiju uz katru pamatlīdzekli. Tātad ar 500 vienībām tās būtu vismaz pus darba diena. 

Pamatlīdzekļu marķēšana

Viens no apjomīgajiem darbiem, gatavojoties elektroniskai inventarizācijai, ir pamatlīdzekļu un inventāra marķēšana.

Labākās programmas piedāvā iespēju izdrukāt uzlīmes ar svītrkodiem 2D formātā tā, lai tās būtu kvalitatīvas un skenējamas arī pēc gada.

Savienojamība ar grāmatvedības programmu

Svarīgi izvēlēties tādu risinājumu, ko iespējams savienot ar esošo uzskaites sistēmu. Informācija par pamatlīdzekļiem un inventāru būs pieejama sistēmā, līdz ar to nepieciešamo dokumentu ģenerēšana notiks ātrāk.

Izvēloties risinājumu, kas nav jau savienots, jārēķinās ar integrācijas izmaksām vai manuālu darbu, veidojot nepieciešamos materiālo resursu kustības dokumentus.

Ierīču izvēles brīvība

Parasti uzņēmumā ir nopirkts speciāls skeneris, kas paredzēts inventarizācijas veikšanai. Tomēr lielā daļā gadījumu šī ierīce tiek izmantota vien 1 vai 2 reizes gadā, un pārējo laiku stāv plauktā bez pielietojuma. 

Šādā brīdī īpaši izdevīgas kļūst sistēmas, kas piedāvā savienojamību ar iekārtām, kurām ir populāra operētājsistēma, piemēram, Android. Ierīču izvēle būs lielāka un funkcionāli elastīgāka, turklāt, ja gadīsies problēmas, to iespējams uzlikt pat uz sava mobilā telefona vai datora un pabeigt inventarizācijas procesu, neieguldot neplānotus līdzekļus iekārtās. 

Kopumā, uzņēmumiem ar vairāk nekā 500 pamatlīdzekļu un inventāra vienībām, ir vērts pārdomāt elektroniskās inventarizācijas rīku ieviešanu. Tas atslogotu gan grāmatvedību, gan inventarizācijas veicējus no manuāla darba, būtiski taupot uzņēmuma resursus.