Visma ir liels uzņēmums – vairāk kā 6300 darbinieku dažādās valstīs. Tas nozīmē, ka darbiniekiem ir jāmāk sadarboties attālināti. Pat, ja jums nav tik daudz kolēģu, rīki, kas palīdz strādāt attālināti, var būt noderīgi arī jums. Piemēram, ja vēlaties veikt darba pienākumus no savām lauku mājām vai vispār attiekties no ofisa apmeklēšanas.
Turpinājumā atradīsiet informāciju par bezmaksas rīkiem, kas var palīdzēt jebkuram cilvēkam veikt darbu ātrāk un vienkāršāk, kā arī efektīvi strādāt no mājām. Pēdējais ir īpaši aktuāla tendence Ziemeļvalstīs, kur populāri ir uzskaitīt nevis darba stundas, bet reālo ieguldījumu.
Ķersimies pie lietas – programmas un mākoņpakalpojumi, kuri nepieciešami jebkurā “mājas ofisā”. Šeit tiks aprakstīti rīki, kas tiek piedāvāti uz “freemium” pamata – uz nenoteiktu laiku bāzes versija ir pieejama bezmaksas, bet lietotājam tiek dota iespēja izvēlēties arī maksas premium iespējas.
-
Zināšanu un failu sistematizācijai un dalīšanai:
Evernote – viena no populārākajām programmām/mākoņpakalpojumiem, kas dod iespēju sistematizēti uzglabāt rakstus, piezīmes, fotogrāfijas un citu digitālu informāciju. Jaunākajās versijās pieejams darba čats un iespējas sadarboties tiešsaistē pie dokumentu izstrādes. Evernote Basic piedāvā 60 MB /mēnesī uz mākoņservera, kā arī mobilās un ekrāna versijas. Ļoti efektīvs papildinājums ir Evernote Web clipper, kas ļauj ar 2 peles klikšķiem saglabāt jebkuru informāciju pārlūkā – uz sava Evernote diska.
Google drive & docs – ļoti daudzas organizācijas Latvijā jau izmanto Google produktus standarta Microsoft Office vietā. Kāpēc? Viss ir apvienots vienā mākoņpakalpojumā – e-pasts, dokumenti un citi rīki. Nav vajadzīga “on premise” programmatūra – viss tiek darīts caur pārlūku, un ir pieejams visām ierīcēm – gan windows/mac/linux, gan andoriod/IOs. Organizācijām korporatīvais Google suite ir par maksu, taču nelieli uzņēmumi var droši izmantot bezmaksas pieejamos rīkus.
Dropbox – failu uzglabāšanas mākoņserviss. Ideāli piemērots bildēm, mūzikai un citiem lielas ietilpības failiem. Šim servisam ir ļoti ērta un vienkārša programma Windows/Mac, kas integrējas datorā kā viena no mapēm. Atliek vien pārkopēt failus uz šo mapi un pēc laika tie būs pieejami uz visām ierīcēm, kur ir pieejamas Dropbox aplikācijas, vai vienkārši ielādējams caur pārlūku.
-
Uzdevumiem un projektu vadībai:
Trello – viena no labākajām aplikācijām, kuru izmantot saziņai, darbojoties pie projektiem, apmainīties ar uzdevumiem un informāciju. Ļoti ērti lietojama mobilā versija, kura atgādina par visiem jaunumiem, kas skar tieši jūsu projektus. Ir iespēja taisīt atsevišķas “istabas”, kurās tiek apspriesti projekti un kur tiek ielādēti faili.
Wunderlist – viens no efektīvākajiem uzdevumu vadītājiem gan darbam, gan personiskām vajadzībām. Ir iespēja sadalīt darbus pa kategorijām, katrai no tām piešķirt savu krāsu un svarīguma līmeni. Ir iespējas uzstādīt atgādinājumus un detalizēti aprakstīt uzdevumus, kā arī sūtīt uzdevumus citiem lietotājiem pa e-pastu.
-
Produktivitātei:
Rescue time: Jūs gribējāt veltīt rītu nopietnam darbam, bet iztraucēja tie mīlīgie kaķi Facebookā un tagad pulkstenis ir jau pusdivi? Kur jūs tērējat savu darbalaiku? Rescue time atbild uz šo jautājumu: programma gan fiksē, kas konkrēti bija darīts darba laikā – rakstījāt tekstus Word, skatījāties video vai programmējāt – un piefiksē visas aktivitātes žurnālā, lai dienas beigās sniegtu jums detalizētu atskaiti – kas tika darīts, un cik konkrēti aizņēma katra aktivitāte. Rescue time arī pēc nepieciešamības uz laiku bloķē čatus, interneta pārlūkus un citas programmas, kurus jūs pats uzskatāt par traucējošiem.
IFTTT – (If This Then That); serviss kas ļauj apvienot citus jūsu servisus. Piemēram ja jūs ielādējat bildes noteiktā mapē Dropbox, tad tās automātiski tiek ielādētas arī Facebook vai Twitter. Ļoti plašs servisu klāsts un ir iespējas būvēt ļoti garas “darbību ķēdes”.
Redpen.io – Neliels, bet ļoti ērts serviss dizaineriem un citiem profesionāļiem, kas strādā ar bildēm vai zīmējumiem. Pakalpojums dod iespēju ielādēt bildi, un viegli pievienot komentāru konkrētām niansēm, lai cits lietotājs uzreiz redzētu, par kuru tieši aspektu vai vietu ir runa.
-
Saziņai:
Slack – korporatīvais čats, kas ir speciāli veidots attālinātai sadarbībai. Sniedz iespēju uzglabāt un ielādēt darba failus, glabāt visu sarakstu, meklēt pēc konteksta, u.t.t. No citiem čatiem Slack atšķiras paaugstinātu drošību, ko nodrošina 256 bitu datu šifrēšana.
Viber / Whatsapp: Pakalpojumi ir diezgan identiski. IP telefonijas serviss, kas orientēts uz mobilajām ierīcēm. Atšķirība no Skype vai citām VoIP/messenger aplikācijām, Viber un Whatsapp kā identifikatoru izmanto mobilā telefona numurus, kuri jau ir jūsu telefona grāmatiņā. Līdzko aplikācija ir uzinstalēta, jūs uzreiz varat zvanīt visiem saviem kontaktiem, kuri jau izmanto šo pakalpojumu. Īpaši izdevīgi, gadījumā, ja ir jāzvana personai, kas atrodas ārvalstīs. VoIP zvani ir bezmaksas un ir viegli veicami izmantojot stabilo 3G internetu.
Pašlaik ir pieejams milzīgs klāsts bezmaksas vai nosacīti bezmaksas rīku. Šajā rakstā tika apskatīti tikai tie, kurus esam pārbaudījuši kā efektīvu līdzekli, lai kļūtu mazāk atkarīgi no ofisa, kā arī, lai padarītu biroja darbu daudz efektīvāku un patīkamāku.