SIA Jānis Roze ir īpašs erp sistēmas VISMA Horizon klients. Gan tāpēc, ka šis uzņēmums sistēmu izmanto jau kopš laikiem, kad to sauca “Apvārsnis”, gan tāpēc, ka senais grāmatu tirdzniecības uzņēmums vienmēr ir bijis moderni domājošs un gatavs maksimāli izmantot tehnoloģiju sniegtās iespējas. Jāņa Rozes grāmatnīcas izmanto Horizon funkcionalitāti, kas krietni pārsniedz grāmatvedības un finanšu uzskaites robežas.
Šobrīd SIA Jānis Roze strādā vairāk nekā 250 darbinieki 35 tirdzniecības vietās. Uzņēmums nodarbojas ne tikai ar mazumtirdzniecību, bet arī ar vairumtirdzniecību un tirdzniecību internetā. VISMA Horizon instalācijā ietilpst vairākas firmas – arī grāmatu apgāds un vairāki uzņēmumi, kuriem SIA Jānis Roze sniedz noliktavas un loģistikas pakalpojumus.
VISMA Horizon integrēti ietver visas pilnvērtīgas resursu vadības sistēmas komponentes – noliktavas uzskaiti, piegāžu pārvaldību, personāla uzskaiti, pašapkalpošanos un citas.
Arī interneta veikals ir pilnībā saistīts ar Horizon uzskaiti, kas nodrošina korektus atlikumus un taupa laiku datu pārvadei un salīdzināšanai.
Lūdzot uzņēmuma IT vadītājam Aināram Bataragam nosaukt četras VISMA Horizon iespējas, kas svarīgas lielam uzņēmumam tirdzniecības jomā, viņš nosauc piegāžu pārvaldību, pārdevēju darba vietu, integrāciju ar internetveikalu un darbinieku pašapkalpošanās sistēmu. Tāpēc par šiem trīs funkcionalitāšu blokiem pastāstīsim mazliet vairāk.
Noliktava un piegāžu pārvaldība
Jāņa Rozes grāmatnīcās iespējams iegādāties ap 36 000 dažādu preču. Tās tiek iepirktas no vairāk nekā 700 piegādātājiem Latvijā un ārvalstīs. Uzņēmums izpilda individuālus pasūtījumus un piegādā preces arī citiem veikaliem.
Bez noliktavas un piegāžu pārvaldības risinājumu izmantošanas, šīs saimniecības pārvaldīšana būtu neiespējama. Resursu vadības sistēma Horizon nodrošina iespēju ikvienā brīdī apskatīt, cik preču pieejams konkrētā veikalā vai noliktavā, kā arī vai to atlikums ir pietiekams un nav nepieciešami papildinājumi. Redzamas ir arī preču rezervācijas – ja grāmata ir pārdota vai rezervēta cita klienta pasūtījumā, tas būs redzams sistēmā.
Būtisks erp sistēmas atbalsts ir piegāžu pārvaldības nodrošināšanā. Galvenais mērķis – samazināt manuāli veicamā darba apjomu un nodrošināt ātru un precīzu informāciju par preču pasūtījumu un atlikumu statusu. Rezultāts – ātrāka preču aprite, laimīgāki klienti un lielāki ieņēmumi.
Praksē tas izpaužas kā vienota piegādes ķēde, kur no sākotnējā veikala pasūtījuma, kas tiek veidots ņemot vērā preces apgrozījumu veikalā, tiek ģenerēti pasūtījumi piegādātājiem, preču saņemšanas pavadzīmes un iekšējā pārvietojuma dokumenti. Visa procesa laikā ir redzams piegādes statuss katrai pasūtījuma pozīcijai – vai tā ir pasūtīta, apstrādāta, saņemta u.t.t.
Pārdevēju darba vietas
Automatizēta datu apmaiņa ar Horizon
Pārdevēju darba vietās veikalos ir nodrošināta automatizēta datu apmaiņa ar Horizon – uz veikaliem tiek nosūtīta informācija par precēm, cenām, atlaidēm, klientiem, bet pretēji – no veikaliem uz Horizon – tiek nodota informācija par realizācijas apjomiem. Pārdevējiem nav jāveic manuālas darbības pie preču datu saņemšanas vai realizācijas datu nosūtīšanas – veikalā vienmēr ir aktuālie dati.
Centralizēta pārdošanas cenu un atlaižu definēšana
Horizon iespējams definēt dažādus cenu līmeņus un atlaides dažādos griezumos (preču grupām, klientu grupām, termiņiem). Šī informācija tālāk automātiskii tiek izplatīta pa visiem veikaliem.
Elektroniskās dāvanu kartes
Visu dāvanu karšu aprite no dāvanu karšu aktivizēšanas līdz atprečošanai tiek nodrošināta ar resursu vadības sistēmas Horizon palīdzību. Sistēma sniedz dažādas iespējas – dāvanu kartes papildināšana par jebkādu summu, dāvanu kartes daļēja atprečošana dažādos veikalos, dāvanu kartes transformēšana par lojalitātes karti, dāvanu karšu termiņu kontrole, aktuālā atlikuma apskate, drošības kontrole pret viltošanu un atprečošanu virs dāvanu kartes atlikuma.
Ir iespējams aktivizēt un izsniegt dāvanu kartes masveidā klientiem un sadarbības partneriem. Risinājums un dati ir uzņēmuma rīcībā un nav jāmaksā papildus dāvanu karšu pakalpojumu sniedzējiem.
Preču atlikumi
Pārdevēja darba vietā iespējams apskatīt konkrētas preces atlikumu gan konkrētajā veikalā, gan citos uzņēmuma veikalos. Tas dod iespēju uzreiz informēt klientu par iespējām iegādāties viņu interesējošo preci citā firmas veikalā.
Skārienjūtīgie ekrāni
Pārdevējiem veikalos tiek nodrošināta ērta un viegli apgūstama darba vide.
Integrācija ar maksājumu karšu termināļiem
Gadījumos, ja pirkums tiek apmaksāts ar maksājumu karti vai nepieciešams uzkrāt lojalitātes punktus (Pins, Galactico), informācija automātiski tiek nodota uz maksājumu karšu termināļiem.
Centralizētas atskaites
No veikaliem Horizon sistēmā tiek apkopota informācija par realizētajām precēm, kas ir izejas avots dažāda veida atskaišu iegūšanai. Uzņēmums var analizēt pirkumus pa stundām, pa pārdevējiem, pa apmaksas veidiem, vidējā pirkuma summu, pirkumiem pa veikaliem, pa klientiem un lojalitātes kartēm.
Lojalitātes kartes
Jāņa Rozes grāmatnīcu klientiem ir iespējams iegādāties lojalitātes kartes, kas dod iespēju preces iegādāties ar atlaidēm, kā arī izmantot citus speciālos piedāvājumus. Uzņēmums gan pagaidām neizmanto Horizon funkcionalitāti, kas ļauj lojalitātes kartēs uzkrāt arī punktus un tos vēlāk atprečot atlaides veidā.
Resursu vadības sistēmas integrācija ar internetveikalu
Mūsdienās arvien vairāk cilvēku vēlas izmantot ērtības, ko sniedz iepirkšanās internetā. Lai šī pieredze būtu patīkama, svarīgi, lai pasūtītās preces būtu pieejamas un pasūtījumus apstrādātu ātri.
SIA Jānis Roze savā interneta veikalā to visu spēj nodrošināt, izmantojot integrāciju ar Horizon. Visus datus uztur erp sistēma, nodrošinot automatizētu datu nosūtīšanu uz interneta veikalu un pasūtījumu saņemšanu no interneta veikala.
SIA Jānis Roze ir spēcīgs tirgus dalībnieks arī vairumtirdzniecības jomā. B2B klientu segmenta vajadzībām prasības atšķiras, tāpēc ir izveidots arī atsevišķs intrneta veikals, kuru izmanto vairumtirdzniecības vajadzībām.
Darbinieku pašapkalpošanās portāls
SIA Jānis Roze strādā vairāk nekā 250 darbinieki un lielākā daļa no tiem – summētu darba laiku. Turklāt darbinieki fiziski atrodas 35 dažādās vietās visā Latvijas teritorijā, kas informācijas apmaiņu padara sarežģītu. Tādēļ uzņēmums jau vairākus gadus izmanto resursu vadības sistēmas Horizon darbinieku pašapkalpošanās risinājumu.
Darbinieki savas algas lapiņas, pieejamās atvaļinājuma dienas un citu informāciju var apskatīt īpašā portālā, kurā iespējams redzēt informāciju tikai par sevi un sev padotajiem darbiniekiem. Šajā pašā vietnē darbinieki piesaka atvaļinājumus un citas prombūtnes. Veikalu vadītāji portālā veido darba grafikus.
It sevišķi pēc jaunā VISMA HoP pašapkalpošanās rsinājuma ieviešanas, darbinieki novērtē ērtības, jo tagad šos uzdevumus ir iespējams veikt arī viedierīcēs. Savukārt uzņēmuma administrācijai lielākais ieguvums ir laika ietaupījumus – visi darbinieku ievadītie dati pēc saskaņošas no pašapkalpošanās portāla nonāk tieši Horizon sistēmā, kur tiek izmantoti aprēķiniem.
Tādejādi, piemēram, atvaļinājuma piešķiršanai nav jāgatavo nekādi papildus rīkojumi – tiklīdz vadītājs ir atvaļinājumu elektroniski apstiprinājis, dati atvaļinājuma naudas un algas aprēķinam jau ir sistēmā.
Jāņa Rozes grāmatnīcas nesen svinēja 100 gadu jubileju. Legāli atjaunots nevis jaundibināts pēc Latvijas neatkarības atgūšanas, tas ir viens no vecākajiem un tradīcijām bagātākajiem mūsu valsts uzņēmumiem. Tradīcijas un uzticība grāmatniecībai apvienojumā ar tehnoloģiju gudru izmantošanu, ir aizveduši uzņēmumu līdz stabilai vietai Latvijas lielāko uzņēmumu sarakstā un reputācijas līderu TOPā.
Jānis Roze videostāsts.
Vēlies uzzināt, kādi ir galvenie kritēriji, kas jāņem vērā, izvēloties resursu vadības sistēmu? 10 svarīgākie jautājumi.