Kā augošiem uzņēmumiem sakārtot noliktavas uzskaiti?

AUTORS: Raivis Bīskaps

Visma Risinājumu attīstības vadītājs

Uzņēmumam augot un paplašinot darbību, darba organizācija kļūst komplicētāka. Vairāk produktu, vairāk pārdošanas kanālu un vairāk darbinieku, kuri tieši iesaistīti tirdzniecības procesos. Līdz ar to, uzņēmumam nepieciešams sakārtot un uzturēt pilnvērtīgu, prasībām atbilstošu noliktavas uzskaites sistēmu. 

Labā ziņa ir tāda, ka šāda sistēma nav jāveido no «nulles». Potenciālajiem lietotājiem pieejamas kā globālas, tā īpaši Latvijas tirgum pielāgotas noliktavu uzskaites un resursu vadības programmas, kas krietni atvieglos darbu. Tiesa, programma pati par sevi neatrisina visus izaicinājumus, jo uzņēmējam jāzina, kas viņam nepieciešams, un tehniskais risinājums prasmīgi jāintegrē uzņēmuma darbā. Kā rāda pieredze, pat vislabākā datorprogramma neatvieglos darba procesus, ja tā nebūs pielāgota konkrētā uzņēmuma vajadzībām un prasībām.

Ar ko tad sākt? Vispirms jāapzinās, ka neviena grāmatvedības un resursu vadības sistēma sākotnēji nepiedāvās visas jums nepieciešamās iespējas tieši tādā izskatā un izkārtojumā, kā esat iecerējis. Taču labas programmas no viduvējām atšķiras ar spēju pielāgoties katra klienta vajadzībām. Tās sniedz iespēju klasificēt preču kategorijas, pievienot aprakstus un definēt specifiskus laukus, tādējādi maksimāli pietuvinoties lietotāja vēlmēm.

Visas preces vienuviet

Svarīga šādu sistēmu sastāvdaļa ir preču katalogs, kas ir datu avots noliktavas uzskaitei, kases sistēmām, internetveikalam, dokumentu izdrukām, mobilajiem pārdošanas rīkiem un citām datorsistēmām, ar ko sadarbojas jūsu izvēlētā sistēma. Vēlams, lai preču katalogs būtu viens un vienots. Tas ļauj pārējām sistēmām iegūt identisku, korektu informāciju. Tas ir būtiski gan laika taupīšanas nolūkos, gan neatbilstību novēršanai. Proti, lai dažādās tirdzniecības vietās vienai precei neuzrādītos atšķirīga cena vai produkta apraksts. 

Ne mazāk svarīga lieta ir cenu un atlaižu politika uzņēmumā. Pieaugot klientu skaitam un dažādībai, nākas vairāk manevrēt arī ar cenām. Apjomīgāku pirkumu veicējiem tirgotāji mēdz piemērot zemāku cenu par katru preci, kā arī piešķirt atlaides lojalitātes programmu izmantotājiem. Turklāt tajās klienti var būt sadalīti dažādos atlaižu līmeņos, kur katrā pienākas atšķirīga atlaide.

Bieži vien cenu politika mēdz būt komplicēta, taču tai jābūt saprotamai kā pašiem darbiniekiem, tā klientiem. Turklāt vienlaikus tai jābūt arī pārskatāmai un viegli pārvaldāmai, lai atlaižu mehānismi neapgrūtinātu darbu pašiem. Svarīgi arī, lai cenu mainīšana neradītu lielu slogu darbiniekiem.

Tādēļ labai resursu vadības programmai jāpiedāvā iespēja izveidot dažādas cenu kategorijas un automātiski klientam piemērot gan cenu, gan viņam piešķirto atlaidi. Pie tam programmai jāspēj nodefinēt termiņu, cik ilgi atlaide ir spēkā. Tā kā katrai precei ir iepirkuma vai ražošanas cena un pārdošanas cena, vienmēr jāredz reālais uzcenojums. Tas sniedz iespēju elastīgi operēt ar atlaidēm un kontrolēt, lai tās nenovestu pie zaudējumiem.

Automātiski pieskata krājumus

Nākamais svarīgais elements ikvienā noliktavas uzskaites programmā ir informācijas iegūšana no pasūtījumu kanāliem. Tā kā šodien uzņēmumi tirgojas dažādās vidēs, arī klientu pasūtījumi tiek veikti klātienes tirdzniecības vietās, interneta veikalā, e-pastā un arī pa telefonu. To mēdz darīt arī tirdzniecības aģenti, kas ierodas pie klienta un pasūtījumu reģistrē, piemēram, mobilajā lietotnē. 

Līdz ar to pa visiem kanāliem saņemtajai informācijai jānonāk vienuviet, lai neviens pasūtījums nepazustu. Šādā gadījumā noliktavas uzskaites sistēmai jānodrošina preču kataloga sinhronizācija, lai tirgotāji redzētu produktu pieejamību un cenas, kā arī norezervētu pasūtītās lietas un automātiski parādītu citiem darbiniekiem, ka tās vairs nav pieejamas. Tikai tad katalogā ir precīza informācija par pieejamo atlikumu un klienti var būt pārliecināti, ka preces, ko viņi ir pasūtījuši, tiks piegādātas solītajā laikā. 

Sistēmai arī jāparedz iespēju rezervēt preces, kuras vēl nav nonākušas noliktavā, bet ir tikai ceļā, kā arī izsekot pasūtījumu izpildes statusam. Tas ietver noliktavā nonākušo preču automātisku pārvietošanu uz klienta pasūtījumu, atskaitīšanu no kopējā kataloga, kā arī apmaksas statusa uzraudzīšanu. 

Kad preces ir rezervētas un pieejamas noliktavā, seko komplektēšanas darbs. Programmas piedāvā dažādas iespējas – izdrukāt pasūtījumu uz lapas un izsniegt noliktavas darbiniekiem, vai arī uzrādīt tos kādā mobilās ierīces risinājumā.

Kvalitatīvās noliktavas uzskaites programmās arī pieejami vairāki komplektēšanas veidi. Piemēram, sistēma piedāvā sašķirot visus vienam klientam sūtāmos produktus vai vienā maršrutā esošiem vairākiem pircējiem paredzētās preces. Dažos gadījumos nepieciešama arī komplektēšana pa produktiem. Programmai arī jāspēj veikt daļēju pasūtījuma izpildi. 

Kad preces ir saliktas transportā, jāsagatavo piegādes dokumenti, kas mēdz būt dažādās formās un savā starpā atšķirties, atkarībā no klienta. Tādēļ programmai jānodrošina iespēju pielāgot šablonus. 

Pārskatāmas atskaites efektīvam darbam

Skaidrs, ka uzņēmuma darbība neaprobežojas tikai ar tirdzniecību un preču piegādēm. Nepieciešams arī preces pasūtīt piegādātājiem, un arī šeit noliktavas uzskaites sistēmai ir ļoti svarīga loma. Tai jāseko līdzi preču atlikumiem un jāveido pārdošanas statistika, lai darbinieki saprastu, cik pieprasīts ir viens vai otrs produkts.

Tas palīdz prognozēt, cik daudz preču vajadzēs pasūtīt. Vēl labāk, ja to spēj paveikt pati programma un veikt automātisku pasūtījumu, tiklīdz krājumi sasnieguši kritisko robežu. Tai arī jāspēj sekot līdzi piegādes termiņiem un tam, vai tie tiek ievēroti. Vai tiek piegādātas pareizās preces, vajadzīgajā daudzumā un par nolīgtajām cenām? 

Lai to visu paveiktu, sistēmai jāspēj apstrādāt preču pieņemšanas informāciju, kas saņemta no Telema, EDI soft vai tamlīdzīgām sistēmām, kā arī marķēt saņemtās preces. 

Ja noliktavas uzraudzības sistēma par visiem apskatītajiem procesiem spēj sagatavot operatīvu un precīzu pārskatu, kas turklāt ir pielāgojami dažādos griezumos un eksportējami, tas darbiniekiem ievērojami atvieglo lēmumu pieņemšanu un samazina darbam patērējamo laiku. Tas ir svarīgs solis uz efektīvu uzņēmuma darbību, kas darbaspēka trūkuma apstākļos kļūst aizvien nozīmīgāka.