Kā identificēt risinājumus mūsdienīga, operatīva un izmaksās efektīva grāmatvedības procesa nodrošināšanai

AUTORE: Ilze Palmbaha

Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas (LRGA) valdes locekle, PwC Nodokļu pārvaldības un Grāmatvedības nodaļas vadītāja.

Ikdienā daudz esam dzirdējuši par mūsdienīgu finanšu uzskaiti, kas nodrošina uzņēmuma vadību ar reāllaika datiem, kas, savukārt, sniedz iespēju pieņemt saimnieciskus lēmumus nevis pēc atskaišu perioda, bet datu plūsmas nepārtrauktību attālināta darba situācijā, kāda tā ir izveidojusies šobrīd. Jautājums it tikai viens, ar ko lai sāk? 

Šajā rakstā tiks sniegts ieskats, kā soli pa solim var tikt novērtēts grāmatvedības process, un kā rast risinājumus procesa uzlabošanai, ieviešot mūsdienīgu un izmaksās efektīvu grāmatvedību.

1. solis – nodefinēt darba uzdevumus

• esošās situācijas novērtējums, izanalizējot grāmatvedības funkciju un procesus;
• automatizācijas un digitalizācijas pakāpes novērtējums, analizējot, cik daudz no manuālā darba var tikt automatizēts un digitalizēts;
• ārpakalpojuma izmantošanas priekšlikumu izstrāde, izvērtējot, vai pastāv iespēja kādu no grāmatvedības procesiem nodot ārpakalpojumā;
• vadības atskaišu nodrošināšana reāllaikā (angliski lietotais termins – real time).

Lai nodrošinātu uzdevumu izpildi, jāsaprot, kāda metodoloģija tiks izmantota, kas būs tie informācijas avoti un procesa metodoloģija, kas ļaus izvērtēt grāmatvedības procesu:

• iekšējie dokumenti un apstiprinātās procedūras;
• veiktās intervijas ar grāmatvedības nodaļas darbiniekiem;
• procesu analīze un problēmjautājumu identificēšana;
• secinājumu un priekšlikumu izstrāde.

Mūsdienīga grāmatvedības procesa pazīmes

Savukārt, lai novērtētu, kas tad ir mūsdienīga un efektīva grāmatvedība, mēģināsim noformulēt, kāda varētu būt izpratne par šādu procesu:

• Maksimāla attiekšanās no papīra dokumentiem un pāriešana uz digitalizāciju visos uzņēmuma līmeņos un procesos;
• Maksimāla automatizācija – tās ir savstarpēji savienojamas, regulāri atjaunotas IT sistēmas, kas pielāgotas uzņēmuma vajadzībām un konkrētajam darbības veidam. Dati, kas glabājas mākoņserverī;
• Ideālā variantā IT nodaļas vai IT ārpakalpojuma sniedzēja cieša sadarbība ar grāmatvedības nodaļu vai ārpakalpojuma sniedzēju;
• Mazo darbu automatizācija un robotu izmantošana, apstrādājot liela apjoma datus vai automatizējot rutinētus, manuāli izpildāmus darbus;
• Ārpakalpojumu izmantošana, nododot pakalpojuma sniedzējam visu grāmatvedības kārtošanu vai atsevišķas funkcijas nodošanu ārpakalpojumā, piemēram, PVN, UIN deklarāciju atbilstības pārbaudi (angliski lietotais un pazīstamais termins – Tax compliance). Tas ir salīdzinoši viegli izdarāms, ja grāmatvedības procesi ir standartizēti;
• Dalīto pakalpojumu centru izmantošana (angliski – Shared services center) – šī ir globālajā tirgū novērojama tendence, kad attālināti pakalpojumu centrs nodrošina uzņēmuma atbalsta funkcijas;
• Grāmatvedības darbinieku kompetence un profesionalitāte, kā arī rūpes, ka zināšanas tiek saglabātas uzņēmumā, kas tiek nodrošināta, piefiksējot procesus uzņēmuma grāmatvedības politikā tā, lai visas iesaistītās puses to saprot vienādi;
• Vadības iesaiste skaidri nodefinējot, kas ir tas, ko sagaida no grāmatvedības speciālistiem, lai nodrošinātu visu grāmatvedības procesu. Abpusēja cieņa un dalīšanās ar informāciju – tas būtu pamatu pamats;
• Efektivitāti veicinošs mikroklimats – tās būtu profesionālas, uz sadarbību vērstas attiecības, vadības vēlme atbalstīt dažādus IT risinājumus grāmatvedībā, kas ļautu informāciju sagatavot operatīvi un ar minimālu operatīvu darbu, vairāk veltot laika datu analīzei nevis apstrādei.

Grāmatvedības funkciju izvērtējums

Novērtējot procesus, svarīgi izvērtēt visas grāmatvedības funkcijas, piemēram:

• Darbības modelis – kāda ir grāmatvedības loma pēc būtības un procesiem, kā notiek, piemēram, datu pārbaude, vai ir nodrošināts četru acu princips? Cik bieži tiek atjaunota grāmatvedības uzskaites programma, vai tiek veiktas investīcijas darbu uzlabošanā?
• Struktūra – vai tā atspoguļo nodaļas darbu sadalījumu, vai nav pienākumu sadrumstalotība un kādi darbi nepārklājas? Vai katram procesam ir aizvietotājs? Cik daudz darbinieku strādā grāmatvedībā, kā arī, ja darbus automatizēs, vai būs nepieciešami tik daudz uzskaitvežu? Varbūt viņus var iesaistīt jau kvalificētāku darbu izpildē?
• Procesi – cik procenti no grāmatvežu laika tiek izmantoti operatīvajām darbībām, cik laika aizņem katra no grāmatvedības funkcijām, piemēram, cik stundas mēnesī aizņems papīra dokumentu apstrāde? Vai grāmatvedības uzskaites programma palēļina vai paātrina procesus? Cik IT sistēmas tiek izmantotas, varbūt var aizstāt ar vienu?
• Pārvaldība – kas nosaka grāmatvedības darba rezultātu, vai tā ir, piemēram, vadības atskaites nodošanas datums? Vai nav informācijas dublēšana paralēli dažādās nodaļās? Vai nav tā, ka citas nodaļas vai darbinieki kavē grāmatvežu darbu tā iemesla dēļ, ka neiesniedz savlaicīgi dokuments?
• Digitalizācija – cik liels ir digitalizācijas potenciāls, ja runa ir par grāmatvedības un kontroles procesiem, piemēram, ienākošo rēķinu apstrāde, kases operāciju apstrāde, attaisnojošo dokumentu sagatavošana, sistēmu savietošana. Vai ir iespēja pāriet uz bez-papīru grāmatvedību, vai būs izpratne par likumdošanas prasībām pārvēršot papīra formas dokumentu elektroniskajos, kā notiek pirmdokumentu iznīcināšanas process.

Pēdējais solis – rekomendācijas vadībai

Kad ir izvērtēti visi procesi, tiek izstrādātas rekomendācijas uzņēmuma vadībai, piemēram:

• Veicināt kopējo uzņēmuma izpratni par grāmatvedības funkcijām un to sasaisti ar citu uzņēmuma nodaļu darbību, ātrākas informācijas ieguvei un apstrādei;
• Uzlabot komunikāciju starp nodaļām, lai nodrošinātu informācijas un dokumentu vienmērīgu plūsmu;
• Pieņemt lēmumu pāriet uz bezpapīra grāmatvedību, vienojoties ar sadarbības partneriem par elektroniski sūtītiem attaisnojuma dokumentiem;
• Izvērtēt grāmatvedības kontroles funkciju atsevišķos procesos, ņemot vērā faktu, ja apstiprināšanas procesā dokumentu ir pārbaudījuši citi darbinieki;
• Noteikt termiņus perioda slēgšanai un kontrolēt to ievērošanu;
• Palielināt iekšējā IT resursa tehniskās zināšanas par grāmatvedības procesiem, lai operatīvāk ieviestu uzlabojumus, kas nav nododami grāmatvedības uzskaites sistēmas apkalpotājiem.
• Veikt visus grāmatvedības uzskaites sistēmas uzlabojumus, lai grāmatvedības darbs ritētu daudz raitāk;
• Sinhronizēt lietotās sistēmas, lai nedublējas darbi un nebūtu manuālu darbību;
• Izstrādāt grāmatvedības politiku, tādu kā labās prakses rokasgrāmatu, kas nepieciešama, lai visām iesaistītajām pusēm – gan grāmatvežiem, gan citiem uzņēmuma speciālistiem un vadībai būtu vienota izpratne par procesiem, un tiktu nodrošināta šīs izpratnes pēctecība, mainoties darbiniekiem;
• Sakārtot algu aprēķinu procesu, izskatot iespēju nodot funkciju ārpakalpojumā;
• Novērtēt, cik finanšu līdzekļu tiek ietaupīts, ja procesi tiek sakārtoti kaut vai, piemēram, atsakoties no papīra.

Lai šis materiāls ir kā palīgs jums, vadītāji, novērtējot procesus un meklējot efektīvākos risinājumus, vai jums, grāmatveži, ārpakalpojuma sniedzēji un finanšu speciālisti, sarunās ar saviem vadītājiem vai klientiem, piedāvājot mūsdienīgu redzējumu.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.