Jaunu gadu nereti sākam, atskatoties uz iepriekšējo gadu un nospraužot mērķus un apņemšanās nākamajam. Viena lieliska apņemšanās profesionālajā jomā ir efektivitātes palielināšana ikdienas darbos. Kā to izdarīt? Esam apkopojuši 5 padomus, kas mudinās rast veidus, kā veicināt efektivitātes palielināšanos darba procesā.
1. Atbrīvošanās no sīkajiem traucēkļiem
Nereti šķiet, ka nepieciešams veikt lielas un krasas pārmaiņas, lai justu būtisku atšķirību ierastajā darbā. Tomēr, bieži tieši nelielas izmaiņas kopsummā rada vislielāko ietekmi un rezultējas nozīmīgā laika ietaupījumā.
Piemēram, ikdienas darbā nereti saņemam neskaitāmus e-pastus. Katrs šāds jauns negaidīts e-pasta paziņojums iztraucē veicamo darbu un rada jaunus papildu uzdevumus. Tas kavē laiku un mazina efektivitāti. Vairums e-pastu platformu piedāvā iespēju noņemt e-pastu saņemšanas paziņojumus. Veicot kādu svarīgu darbu, ērti šos paziņojumus noņemt, lai lieku reizi neiztraucētu darba procesu.
Tāpat šis padoms attiecas uz citiem paziņojumiem, kā piemēram, sociālajiem tīkliem, Skype ziņām, telefona zvaniem utt. Ja darba pienākumi to ļauj, šāda lieku paziņojumu noņemšana un apzināta laika veltīšana jaunu e-pastu caurskatīšanai ļauj daudz labāk organizēt savu darbu un dienas ritmu. Tāpat vairums e-pastu sistēmu ļauj organziēt ienākošos epastus specifiskās mapēs, dalot tos pēc projektiem, uzdevumiem, atbildīgajiem utt. Sakārtots un paša organizēts darba ritms ļauj būtiski uzlabot darba rezultātus.
Jāizvērtē arī, vai no daļas e-pastu nav iespējams atbrīvoties pavisam. To iespējams izdarīt, atsakoties no to saņemšanas vai nodrošinot e-pastā prasītās informācijas pieejamību citādāk. Bieži vien tikai pēc darbinieku pašapkalpošanās sistēmas ieviešanas, grāmatveži saprot, cik daudz laika ir prasījis atbildēt uz darbinieku daudzajiem sīkajiem jautājumiem par algu vai pieejamajām atvaļinājumu dienām.
2. Datorprogrammas nevis papīrs
Ikdienā lielāko daļu darbu varam veikt datorā, bet bieži vien elektroniski sagatavotie dokumenti pēcāk tiek drukāti un glabāti neskaitāmās mapēs un arhīvos. Ja darba laikā joprojām ir nepieciešams daudz rakstīt ar roku, drukāt sagatvotos dokumentus un veikt citus laikietilpīgus uzdevumus, iespējams jaunajā gadā vērts palūkoties uz šiem procesiem jaunā gaismā.
Lai palielinātu darba efektivitāti, vērts padomāt, kuri no šiem dokumentiem tik tiešām nepieciešami drukātā formā (piemēram, lai atbilstu likuma prasībām), bet kurus iespējams glabāt tikai elektoniski. Jau pagājušogad rakstījām par personāla lietvedības optimizēšanu un šogad aktuāls temats joprojām būs arī grāmatvedības dokumentu digitalizācija. Mūsdienās pieejama virkne dažādu programmu, kas palīdz veikt ikdienas uzdevumus elektroniskā formā. Varbūt vismaz daļu no šiem uzdevumiem iespējams veikt elektroniski, taupot gan laiku, gan resursus.
3. Optimizē darba procesus
Nereti pieraduma vadīti veicam dažādus uzdevumus, kas patērē daudz laika un enerģijas, un nebūt nav labākais veids, kā panākt vajadzīgo rezultātu. Piemēram, bieži uzņēmumos viens no grāmatvežu uzdevumiem ir atskaišu gatavošana vadībai, lai varētu veikt biznesa rezultātu novērtējumu un pieņemt atbilstošus lēmumus. Skaidrs, ka biznesa vide ir mainīga, attiecīgi arī dati jāatjaunina gana bieži. Dažādi ERP jeb resursu vadības sistēmu ražotāji piedāvā virkni atskaišu gatavošanas procesu atvieglojošu rīku, kas savienojami ar jūsu grāmatvedības sistēmu.
Šādas sistēmas ļauj ne tikai automatizēt atskaišu veidošanu, bet arī ļauj jebkurā brīdī vadītājiem pašiem iekļūt vajadzīgajiem datiem, neprasot palīdzību grāmatvežiem un citiem kolēģiem.
Piedāvājums ir ļoti plašsun jebkurš uzņēmums spēs atrast savām vajadzībām un iespējām visatbilstošāko risinājumu. Tie var būt gan pavisam vienkārši rīki, kas palīdz automātiski atjaunināt datus sagatavotās Excel atskaitēs no grāmatvedības sistēmas, jau sarežģītākas atsvišķas atskaišu gatavošanas programmas, kā arī komplicēti BI (biznesa inteliģence) risinājumi, kas ļaus veidot sarežģītas atskaites dažādos griezumos, atbilstoši konkrētā uzņēmuma specifikai.
Uzņēmumiem, kas izmantot resursu vadības sistēmu Horizon, tiek piedāvāts izvēlēties pat starp 4 dažādiem risinājumiem biznesa analītikai.
4. Koncentrējies vienam darbam
Lai arī mums patīk lepoties ar savām multitasking spējām (paradumu darīt vairākas lietas vienlaicīgi), zinātnieki nonākuši pie secinājuma, ka šādā režīmā samazinās gan darba spējas un efektivitāte, gan paveiktā darba kvalitāte. Darot vairākus darbus vienlaicīgi, zūd koncentrēšanās spējas uz katru atsevišķo uzdevumu, rezultātā petērējot vairāk laika un enerģijas. Efektīvāka izrādās koncentrēšanās uz vienu darbu un tikai tad ķeršanās pie nākamā.
Turklāt, vērts apdomāt arī savus darba darīšanas paradumus. Cik bieži tiek atvērts interneta pārlūks, pārkatītas ziņu lapas vai sociālie tīkli? Internets ir viens no lielākajiem laika kavēkļiem un efektivitātes samazinātājiem. Ja nepieciešams paveikt kādu darbu, ir vērts apsvērt interneta atslēgšanu uz šo laika posmu, lai pilnībā nodotos veicamajam uzdevumam. Pieturoties pie taktikas koncentrēties vienam uzdevumam, labs risinājums ir atsvišķa laika atvēlēšana sērfošanai internetā, lai nevilinātu sevi to darīt paralēli citiem darbiem.
Intersants rīks ir aplikācija RescueTime, kas ļauj katram lietotājam pašam sekot un analizēt, kā tiek pavadīts laiks pie datora.
5. Atbilstoša grāmatvedības sistēma
Grāmatveža galvenais darba rīks ir viņa grāmatvedības sistēma, tāpēc tai jābūt uzticamai un atbilstošai uzņēmuma vajadzībām. Grāmatvedības sistēmas ieviešana ir apjomīgs un nopietns projekts, par kuru lēmumu nepieņem vienā dienā un uzņēmumi vienu grāmatvedības sistēmu lieto vairākus gadus. Taču, laiku pa laikam ir vērts paskatīties uz izmantoto sistēmu un pārliecināties, ka tās piedāvātā funkcionalitāte joprojām atbilst uzņēmuma šī brīža vajadzībām un svarīgākajiem izvēles kritērijiem.
Par šādu neatbilstību liecina dažādi faktori, kā, piemēram, uzņēmumam svarīgu funkciju trūkums, integreāciju neesamība starp grāmatvedības sistēmu un citām ikdienas darbam nozīmīgām programmām vai platformām (piemēram, noliktavas uzskaites programmu), analītikas risinājumu trūkums, kas liedz pilnvērtīgi analizēt biznesa rezultātus utt.
Ja izmantotajai grāmatvedības sistēmai ir gana augsta pielāgojamība, iespējams tajā veikt kādas izmaiņas un pielāgojumus uzņēmuma šī brīža vajadzībām. Rezultātā uzlabosies ikdienas darba process – tas kļūs ērtāks, vieglāks un ātrāks. Piemēram, darbiniekiem nebūs manuāli jāveic darbi, ko sistēma var veikt automātiski. Taču, ja šādas izmaiņas nav iespējams veikt, un sistēma vairs nespēj nodrošināt biznesa vajadzībām atbilstošu funkcionalitāti, iespējams uzņēmums ir izaudzis no esošā risinājuma un nepieciešams meklēt atbilstošāku risinājumu.