Noslēdzoties administratīvi teritoriālajai reformai, Valmiera kļūs par vienu no lielākajām Latvijas pašvaldībām pēc iedzīvotāju skaita. Pašvaldība jaunās pārmaiņas piedzīvos, lietojot Visma Horizon. Piedāvājam iepazīties ar Valmieras pieredzi izvēlē par modernu grāmatvedības un resursu vadības sistēmu un galvenajām procesā gūtajām atziņām.
Prioritāte izvēlei – izdevīgums, ātrums un potenciālie ieguvumi
Ceļu uz jaunas grāmatvedības sistēma ieviešanu Valmiera sāka 2018. gadā. Salīdzinot populārākās Latvijas tirgū pieejamās grāmatvedības un resursu vadības sistēmas, Valmieras pašvaldība nosliecās par labu “Visma” piedāvātajam “Horizon” risinājumam, jo tas atbilda galvenajiem izvirzītājiem kritērijiem:
- Risinājums jau bija plaši lietots citās pašvaldībās;
- Uzrunāja “Horizon” personāla vadības piedāvājums;
- Programmas elastība attiecībā uz citām sistēmām – iespējama abpusēja savietojamība datu apmaiņai ar citu izstrādātāju radītām sistēmām;
- Līdz ar “Horizon” iespējams abonēt arī pašapkalpošanās platformu “HoP” (citi piegādātāji šādu produktu nepiedāvā).
Kā neatsveramu elementu atlases procesā sevi pierādīja pieredzes braucieni pie citām pašvaldībām. Lai sīkāk izzinātu programmu lietošanas nianses, Valmieras pašvaldībās pārstāvji devās pieredzes braucienos gan uz pašvaldībām, kas izmanto “Horizon”, gan citas programmatūras. “Protams, pašvaldību darba specifika atšķiras, kā arī programmas ir pielāgotas individuālām vajadzībām, tomēr sarunas ar programmu lietotājiem ļāva gūt pilnīgu priekšstatu par to, cik veiksmīgi darbs ritēs ar vienu vai otru sistēmu,” atklāj Valmieras pašvaldības finanšu direktore Inta Štefenberga. “Šīs programmatūras iepirkumā mēs kā prioritāti izvirzījām tieši programmatūras izdevīgumu, ātrumu un potenciālos ieguvumus, nevis lētāko cenu.”
Sākot sistēmas ieviešanas darbu, Valmiera kā savus galvenos mērķus un uzdevumus izvirzīja, piemēram, līdz 2018. gada beigām ieviest un no 2019. gada sākuma produktīvi izmantot Valmieras pilsētas pašvaldībai pielāgotu, pašvaldībām atbilstošu resursu vadības sistēmu, efektivizējot uzskaites procesus; Personāla moduļa ieviešanu (līdz šim personāla vadības un uzskaites procesi veikti, neizmantojot sistēmu); u.c.
“Procesu iesāka sarunas ar “Visma” ekspertiem, kuri izzināja līdzšinējo darba procesu un noskaidroja vēlmes attiecībā uz programmatūru. Valmieras pašvaldība ir pilnīgi centralizēta un tās grāmatvedības nodaļas atbildībā ir ļoti daudz pašvaldības iestāžu un struktūrvienību, līdz ar to pakalpojuma sniedzējam nepieciešama dziļāka izpēte, lai izprastu nianses, kas ļauj risinājumu pielāgot atbilstoši visām prasībām,” stāsta I.Štefenberga.
Pie liela darba apjoma, kāds tas ir šādā pārejas procesā, nianses ir ļoti būtiskas un svarīgi zināt visu datu nozīmīgumu, lai tos varētu pareizi iedot. Tāpēc svarīgi no konsultantiem gūt skaidru formulējumu starp atšķirīgo vienā un otrā gadījumā. Ieviešanas procesā iesaistījās gan grāmatveži, gan personāla speciālisti un Informāciju tehnoloģiju nodaļa. Būtiski bija paredzēt nepieciešamos serveru “resursus”, kas šajā gadījumā bija jāpalielina.
Kopumā ieviešanas procesā, kā ļoti būtisku Valmieras pašvaldības pārstāvji novērtēja komunikāciju. Situācijās, kad tā bijusi spēcīga, darbi veikušies raiti un otrādi. Piemēram, būtiski atšķiras personāla un grāmatvedības nianses.
Pielietojums ikdienas darbā un galvenās atziņas
Kopš “Horizon” ieviešanas darbinieki ir veiksmīgi apguvuši programmas darbības principus un atzinīgi novērtē tās ietekmi uz darba procesu. Ikdienas darbā programmatūru pielieto grāmatvedība un personāla daļa. Pakāpeniski tiek uzsākta arī HoP pašapkalpošanās sistēmas izmantošana, “noslīpējot” to mazākam lietotāju skaitam, pirms pievienot klāt jaunu iestāžu lietotājus.
Tāpat turpinās darbs pie biznesa inteliģences (BI) risinājuma ieviešanas. Ar BI palīdzību jau tiek saņemtas atskaites no “Horizon” par budžeta izpildi. Pašvaldība mērķtiecīgi virzās arī uz procesu automatizāciju, lai grāmatvedības darbā atteiktos no papīra formāta.
Augstu tiek vērtēts, ka “Horizon” ir iespējama savienojamība ar citām programmām. Pirmkārt, jau ar citām “Visma” sistēmām – HoP, TEDIS, bet tāpat tas labi strādā arī ar Valsts izglītības informācijas sistēmu VIIS. Turklāt datu imports un eksports no šīs sistēmas kļuvis ļoti ātrs un ērts (iepriekš bija veicams manuāli).
Pozitīvs ieguvums ir arī pamatlīdzekļu uzskaites sistēma ar skeneriem, kas rezultātus ļauj uzreiz integrēt “Horizon”. Līdz ar to inventarizācijas process tā veicējiem kļuvis ievērojami ērtāks.
Ieteikumi citām pašvaldībām
Izvērtējot savu pieredzi, Valmieras pašvaldības pārstāvji iedrošina ieguldīt laiku sagatavošanās procesam, jo tas sniedz būtiskus un paliekošus rezultātus.
Citām pašvaldībām, ieviešot šāda veida sistēmu, Valmiera rekomendē izvēlēties atbildīgo, kas šo procesu virzīs un koordinēs. Tas var palīdzēt procesu veikt efektīvāk, nekā visus uzdevumus veicot sadrumstaloti.
Tāpat finanšu direktores I. Štefenbergas ieteikums būtu iegādāties arī programmas ieviešanas vadlīnijas: “Tās ļoti noder, ja darbu sāk jauns darbinieks, kuram nav darba pieredzes konkrētajā sistēmā. Ieteikums ir saglabāt arī aprakstus par katru jauno laidienu, kas tieši tāpat kā vadlīnijas, var lieliski noderēt, piemēram, ja atvaļinājuma laikā jāaizvieto kolēģis.”
Raksta pilna versija atrodama “Visma” izstrādātajā rokasgrāmatā pašvaldībām “Efektīva pašvaldības līdzekļu uzskaite, pārvaldība un kontrole jeb kā nodrošināt, ka pašvaldības līdzekļi tiek apsaimniekoti pareizi”. Rokasgrāmata veidota kā visaptverošs ceļvedis pašvaldību vadītājiem un grāmatvežiem, lai palīdzētu izdarīt izvēli par labu visefektīvākās un sev piemērotākās resursu vadības sistēmas ieviešanai.
