Organizācijām ar lielu klientu skaitu, kas izsniedz preces vai pakalpojumus ar pēcmaksu, jārēķinās ar iespējamību, ka daļa klientu jeb debitoru kādu iemeslu dēļ nenorēķināsies paredzētajā termiņā vai nesamaksās nemaz. Veselīgs debitoru portfelis ir būtisks organizācijas finanšu stabilitātes nosacījums, savukārt, slikta debitoru uzraudzība var būtiski bremzēt uzņēmuma attīstību, pasliktinot finanšu rādītājus.
Debitoru parādu uzskaite un norakstīšana
Tā kā par atzītajiem ieņēmumiem ir jāmaksā nodokļi neatkarīgi no apmaksas fakta, par šaubīgajiem debitoriem jāveido uzkrājumus, tādējādi samazinot ieņēmumus un līdz ar to arī nodokļus. Praksē tiek izmantotas vairākas metodes šaubīgo un bezcerīgo debitoru parādu summu aprēķināšanai:
1. Parādu uzskaite pēc apmaksas termiņiem.
2. Katra debitora individuāla izvērtēšana.
Organizācijas pārskata perioda beigās izvērtē debitoru parādus un uzskata tos par nedrošiem (šaubīgiem), ja:
Ja ir spēkā kāds no augstāk minētajiem nosacījumiem, debitora parādus sadala grupās pēc to apmaksas vai izpildes termiņa kavējuma un atbilstoši tām nosaka uzkrājumu apmēru. Ja parāds uzskatāms par bezcerīgu (zaudētu bez cerībām to kādreiz atgūt), tas attiecīgi jānoraksta no nedrošiem parādiem izveidotajiem uzkrājumiem vai jāiekļauj zaudējumos. Uzkrājumu veidošana un norakstīšana ievērojamam debitoru skaitam var būt laikietilpīga un grūti analizējama.
Lai šo procesu padarītu ērtāku, labākajās resursu vadības sistēmās ir izveidota funkcionalitāte, kas ne tikai ļauj automātiski novērtēt debitorus un veidot uzkrājumu dokumentus, bet arī brīdina situācijā, kad tiek mēģināts izrakstīt jaunu pavadzīmi šaubīgam debitoram.
Kādi ir ieguvumi, izmantojot automatizētu risinājumu?
Brīdī, kad uzņēmums nolemj izmantot funkcionalitāti, kas automatizē debitoru novērtēšanas un uzkrājumu veidošanas procesu, speciālistam paveras vairāki ieguvumi:
- Viens no būtiskākajiem ieguvumiem ir laiks – veidojot debitoru novērtēšanas aktus un uzkrājumus, tos ir iespējams ģenerēt, automātiski iekļaujot visus grāmatvedības sistēmā ievadītos kavētos parāda dokumentus.
- Risinājums samazina kļūdu skaitu, automatizējot novērtēšanas un uzkrājumu veidošanas procesu gan kreditoriem, gan debitoriem.
- Ņemot vērā, ka vienmēr pastāv izņēmumi, svarīga ir elastīga pieeja, kas sniedz iespēju manuāli koriģēt novērtēšanas un uzkrājumu dokumentus, kā arī neiekļaut atsevišķus klientus.
- Sistēma brīdina par šaubīgajiem un bezcerīgajiem debitoriem brīdī, kad tiem tiek izrakstītas jaunas pavadzīmes vai rēķini.
- Kopumā visi iepriekšminētie ieguvumi būtiski uzlabo debitoru portfeļa kvalitāti, ļaujot savlaicīgi identificēt šaubīgos debitorus.
Debitoru novērtēšanas un uzkrājumu veidošanas funkcionalitātes izmantošana praksē
Novērtē darījumu partnerus
Debitoru novērtēšanas un uzkrājumu veidošanas process Horizon sākas ar novērtējuma dokumenta ģenerēšanu. Tajā sistēma atlasa visus realizācijas parāda dokumentus, kuriem ir kavēts apmaksas termiņš. Papildus iespējams konfigurēt, lai novērtēšanas dokumentā tiek atlasīti arī apgādes dokumenti – saņemtie kredītrēķini, par kuriem kreditors nav norēķinājies, un samaksātie avansi, par kuriem kreditors nav piegādājis preci.
Atlasītajiem parāda dokumentiem sistēma automātiski aprēķina veidojamo uzkrājumu apmēru atbilstoši lietotāja aprakstītai uzkrājumu aprēķina matricai.
Vienlaikus dokumentā iekļautajiem darījumu partneriem sistēma uzstāda novērtējuma pazīmi, piemēram, „Šaubīgs” vai „Bezcerīgs”. Lietotājs var koriģēt gan aprēķināto uzkrājuma apmēru atsevišķiem ierakstiem, gan uzstādīto novērtējuma pazīmi partnerim, tādējādi individuāli izvērtējot situācijas, kurās nevar piemērot uzņēmuma izstrādāto standarta matricu.
Grāmato uzkrājumus
No apstiprināta novērtējuma dokumenta iespējams likt sistēmai automātiski ģenerēt uzkrājumu dokumentus. Uzkrājumu dokumenti tiek grāmatoti. Ja kāds no parāda dokumentiem, kuram aprēķināts uzkrājums, tomēr tiek samaksāts, iespējams ģenerēt uzkrājumu norakstīšanas dokumentu.
Brīdina
Izmantojot Horizon debitoru novērtēšanas funkcionalitāti, klienta kartiņā parādās informācija par tā novērtējumu un līdz šim veikto uzkrājumu apjomu. Informācija par uzkrājumu apjomu ir redzama arī virsgrāmatas atskaitēs, līdz ar to lietotājiem ir pieejama aktuāla informācija par uzkrājumiem katram atsevišķam debitoram.
Būtiski ir arī uzņēmuma situāciju nepasliktināt, izsniedzot preces vai pakalpojumus, par kuriem pastāv nopietns risks nesaņemt samaksu. Tāpēc, sagatavojot rēķinu vai pavadzīmi, sistēma brīdina lietotāju, ja darījuma partneris novērtēts kā „Šaubīgs” vai „Bezcerīgs”, tādējādi ļaujot preču izsniedzējam ātri izvērtēt tālāko rīcību.