AUTORS:
Inese Sila
mg.hr, LPVA valdes locekle
ar praktisko pieredzi personāla vadībā un lietvedībā no 1995. gada.
Personāla dokumentu pārvaldība (personāla lietvedība) ir svarīga personāla vadības sastāvdaļa, no kuras neviens darba devējs ikdienā nevar atteikties. Darbinieki ir jāpieņem darbā, jāizbeidz ar kādu darba tiesiskās attiecības, jānosaka mēnešalga, jānosūta komandējumā, jānosaka iekšējā darba kārtība, jādeleģē uzdevumi un jārisina daudzi citi jautājumi.
Ikdienā uzņēmumi mēdz iekrist divās galējībās – mēģina pēc iespējas izvairīties no dokumentiem, vai tieši pretēji – jebkādas darbības noformēšanu veic tikai ar papīra dokumentu palīdzību. Un tā rodas kārtība pēc kārtības, rīkojums pēc rīkojuma, kuros darbiniekiem paliek grūti orientēties.
Šajā rakstā izanalizēšu, kādi personāla dokumenti būtu obligāti organizācijās, bez kādiem varētu iztikt.
Ko nosaka normatīvie akti?
Personāla dokumentu pārvaldība ir joma, kuru tieši neregulē neviens normatīvais akts. Darba likuma 40. pants nosaka, ka obligāta ir tikai darba līguma rakstiska forma. Līdz ar to par šo dokumentu varam nediskutēt. Domāju, ka ne pārāk tālā nākotnē darba līgumu parakstīs ar elektronisko parakstu abas puses – darba devējs un darbinieks.
Par obligātiem noteikti arī tie dokumenti, kas atspoguļo darbinieku darba samaksu un tai pakārtoto nodokļu aprēķinu, kas var būt arī elektroniskā formā.
Tādi dokumenti kā personas kartīte (forma D-2), personas lieta u.c. nav atspoguļoti nevienā ārējā normatīvajā aktā. Latvijas Nacionālā arhīva 2013. gada 1. jūlija rīkojumā Nr. 74 „Par personāla tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksta apstiprināšanu” varam saprast, ka tādi dokumenti ikdienā tiek izmantoti, tiem ir noteikti iespējamie glabāšanas termiņi. Arī likuma „Par grāmatvedību” 10. pantā ir noteikti grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi (t.sk., dokumentu par aprēķināto darba samaksu darbiniekiem).
Arhīva likuma 5. pantā noteiktas dokumentu pārvaldības prasības privātpersonām (SIA, A/S, biedrība, nodibinājums, pilnsabiedrība u.c.), kas paredz, ka jebkuram uzņēmumam jānodrošina savas darbības rezultātā radīto un saņemto dokumentu saglabāšana un pieejamība, kā arī pēc citas personas pieprasījuma jāizsniedz šai personai izziņas un dokumentu apliecinātas kopijas, norakstus, izrakstus, kas tai nepieciešami likumā noteiktajos gadījumos savu tiesību pierādīšanai un interešu aizstāvībai. Tas nozīmē, ka neatkarīgi no komercdarbības veida uzņēmums dokumentē savas darbības ar atbilstošiem dokumentiem un nodrošina tādu rīcību darbā ar saņemtajiem dokumentiem.
Dokumenti, kas ir ikvienā organizācijā
Personāla dokumentu īpatnība vēl ir tā, ka praktiskajā ikdienā katrai organizācijai ir izveidojusies sava pieredze attiecībā uz personāla dokumentu noformēšanu, apriti.
Amatu saraksts
Viens no būtiskajiem jau no organizācijas pastāvēšanas sākuma ir amatu saraksts, ar kuru nosaka, kādi amati organizācijā nepieciešami. Šādu sarakstu kādreiz sauca par štatu sarakstu, bet terminoloģija laika gaitā mainījusies un jēdzienu „štatu” saraksts ir aizstājis jēdziens „amatu” saraksts. Amatu saraksts balstīts uz organizācijas izstrādāto stratēģiju, kura sevī ietver arī personāla stratēģiju, t.i., kādi darbinieki uzņēmumam nepieciešami tās mērķu sasniegšanai.
Katra organizācija amatu sarakstu veido pēc savām vajadzībām, ietverot tajā tādu informāciju, kas nepieciešama gan vadībai, gan personāla struktūrvienībai, gan arī ekonomistiem atalgojuma sistēmas veidošanai. Amatu saraksts ir spēkā kopā ar organizācijas struktūrshēmu, kur redzama pakļautība.
Amatu saraksta veidošanas paraugs:
*-konkrētais atalgojuma līmenis ir autora brīva improvizācija. Organizācijā tā var būt jebkura informācija, kas atspoguļo atalgojuma sistēmas līmeņus (līmeņa kārtas numurs, atalgojuma šķēres u.c.)
Organizācijas struktūra
Organizācijas struktūra – organizācijas hierarhijas attēlojums, kurā tiek norādītas sadarbības saites starp darbiniekiem. Amatu saraksts un struktūrshēma ir pamatdokumenti, uz kuriem balstās organizācijas darba organizācija, atspoguļotas sadarbības saites, pakļautības līmeņi.
Organizācijas struktūrshēmas paraugs:
Amatu sarakstu un struktūrshēmu apstiprina organizācijas vadītājs (valde, direktors utml.) ar apstiprinājuma uzrakstu vai ar rīkojumu. Tas var būt gan papīra formā, gan elektroniski parakstīts dokuments.
Personāla saraksts jeb amatu saraksta aizpildījums
Ikdienas darbam veido personāla sarakstu jeb amata saraksta aizpildījumu. Tajā, pamatojoties uz apstiprināto amatu sarakstu, personāla struktūrvienības darbinieki norāda darbiniekus, kuri strādā konkrētajā datumā.
Amatu saraksta aizpildījuma paraugs:
Amata saraksta aizpildījumu veido katru reizi, kad notikušas izmaiņas. Tādējādi, ja organizācijā ir augsta personāla mainība, kā arī, ja notiek darbinieku rotēšana, tad „nepazaudējam” nevienu darbinieku, jo sevišķi būtiski tas ir attiecībā uz ilgstošā prombūtnē esošiem darbiniekiem.
Kādas tehnoloģijas izmantot?
Ja šāda saraksta sagatavošanu nodrošina personāla uzskaites programma, tad, protams, nav nepieciešams šādu sarakstu veidot papīra formā.
Ja organizācijā ir liels darbinieku skaits, tad labākais variants ir šādu sarakstu veidot Excel formā, jo tad viegli filtrēt informāciju pēc nepieciešamajiem parametriem, piemēram, pa struktūrvienībām, pa amatu grupām, pēc finansējuma avotiem u.c.
Visbiežāk amatu saraksta aizpildījumu pieskaita ierobežotas pieejamības informācijai vai pat komercnoslēpumam.
Par amatu saraksta aizpildījuma parakstīšanu nav pareizā vai nepareizā varianta – šāda informācija var būt tikai elektroniskā formā, vadībai pēc nepieciešamības pieprasot informāciju no personāla daļas. Tas var būt arī papīra formā, kuru apstiprina vadītājs. Formu un parakstīšanas nepieciešamību nosaka vadītājs.
Kādos gadījumos amatu saraksts ir īpaši svarīgs?
Amatu saraksts par ļoti būtisku dokumentu kļūst tajos gadījumos, kad darba devējs dod darbiniekam uzteikumu Darba likuma 101.panta pirmās daļas noteiktajos gadījumos, kas pamatots ar saimniecisku, organizatorisku, tehnoloģisku vai līdzīga rakstura pasākumu veikšanu uzņēmumā, kur minētos pasākumus var pamatot ar lēmumu par to ieviešanu, kuram pievienots plānotais jaunais amatu saraksta, kurā būs citas amata vietas, vai kādas amata vietas vairs vispār nebūs. Amatu sarakstam šādu izmaiņu gadījumā vajadzētu būt apstiprinātam pirms uzteikuma izsniegšanas darbiniekam.
Iekšējie normatīvie akti
Ikdienas darba kārtību darba devējs ietver iekšējos normatīvajos aktos, ar kuriem iepazīstina darbiniekus. Iekšējos normatīvos aktus vadītājs var parakstīt gan elektroniski, gan papīra formā. Būtiski ir, kā iepazīstinām darbiniekus – iedodam izlasīt un palūdzam, lai darbinieks parakstās par iepazīšanos attiecīgā žurnālā, vai arī dokuments tiek ievietots elektroniskajā sistēmā, kas pieejama visiem darbiniekiem. Šajā gadījumā organizācijā jānosaka kārtība, kā notiek iepazīšanās ar dokumentu (jebkuru) elektroniskajā sistēmā.
Tajā gadījumā, kad būs strīds starp darbinieku un darba devēju, darba devējam jāspēj pierādīt, ka darbinieks ir iepazīstināts ar konkrēto iekšējo normatīvo aktu. Tas var būt darbinieka paraksts žurnālā, tie var būt auditācijas pieraksti no elektroniskās sistēmas. Līdz ar to personāla lietvedība ir cieši saistīta ar informāciju tehnoloģiju regulējumu un datu drošības pasākumiem organizācijā.
Rīkojumi
Rīkojumi ir viens no veidiem, kā vadītājs dod norādījumus. Parasti tas ir oficiāls un visiem darbiniekiem saistošs dokuments (ko darīt, kā izturēties). Arī pavēle ir rīkojuma dokuments. Pavēles vairāk izmanto aizsardzības un iekšlietu struktūrās. Pārējie darba devēji ikdienā izmanto rīkojumus.
Personāla lietvedībā izšķir vairākus rīkojumu veidus:
- rīkojumi par personālsastāva jautājumiem (pieņemšana, darba tiesisko attiecību izbeigšana, izmaiņas karjeras gaitā, aizvietošana, papildus pienākumu pildīšana, virsstundu darbs, prēmiju, naudas balvu izmaksa, disciplinārsodu piemērošanu, norīkošanu uz obligāto veselības pārbaudi u.c.);
- rīkojumi par atvaļinājumu piešķiršanu (atsaukšanu no atvaļinājuma, papildatvaļinājuma, mācību atvaļinājuma piešķiršanu);
- rīkojumi par komandējumiem (par piedalīšanos mācībās);
- rīkojumi par ārvalstu komandējumiem.
Vai tiešām visi rīkojumi nepieciešami?
Darba likumā nav pateikts, kā jānosaka piemaksa, kā jāizmaksā prēmija, būtiski ir, kā šo informāciju saņems grāmatvedis un kā par to uzzinās darbinieks. Līdz ar to – nav būtiska forma, bet gan informācijas kanāla veids.
Normatīvais akts, kurš nosaka rīkojumu kā dokumentu norādījumu došanai darbiniekam ir Ministru kabineta 2010.gada 12.oktobra noteikumi Nr. 969 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi” (2. punkts).
Citos gadījumos darba devējs pats iekšēji organizācijā nosaka, kādi dokumenti izmantojami norādījumu došanai darbiniekiem.
Pieņemšana darbā
Rīkojums par pieņemšanu darbā nav obligāts, taču tādu veido lielās organizācijās, jo vienkāršāk ir grāmatvedībai nepieciešamo informāciju nodot ar sagatavoto rīkojumu nekā kopēt 3-5 lpp. garu darba līgumu. Tas pats attiecas uz rīkojumiem par darba līguma grozījumiem darba tiesisko attiecību laikā. Šo rīkojumu izdošanas pamats ir noslēgtais darba līgums vai vienošanās par grozījumiem noslēgtajā darba līgumā.
Ja uzņēmumā ir elektroniska personāla uzskaites sistēma, caur kuru var nodot informāciju grāmatvedībai, rīkojums nav nepieciešams, kā arī nav pat jākopē darba līgums – attiecīgajā iekšējā normatīvajā aktā var paredzēt, kā personāla struktūrvienības darbinieks, ievadot datus elektroniskajā sistēmā, tālāk tos nodod grāmatvedim.
Darba tiesisko attiecību izbeigšana
Darba tiesisko attiecību izbeigšanas gadījumā personāla struktūrvienības darbinieks parasti sagatavo attiecīgu rīkojumu, taču šajā gadījumā var iztikt arī ar vienošanos (ja darba tiesiskās attiecības tiek izbeigtas Darba likuma 114.panta kārtībā – uz vienošanās pamata). Šajā gadījumā jāapdomā, kur tiks norādīta informācija par visām izmaksām, kas jāsaņem darbiniekam pēdējā darba dienā (kompensācija par neizmantoto atvaļinājumu, atlaišanas pabalsts u.c.).
Atvaļinājumi, komandējumi u.c.
Darba likums nosaka, ka darba devējam jāpiešķir darbiniekam atvaļinājums, taču nav pateikts, kādā veidā. Līdz ar to darba devēja ziņā ir iekšēji noorganizēt sistēmu, lai tiktu izpildītas Darba likuma prasības.
Daudzas personāla uzskaites sistēmas šo jautājumu ir sekmīgi atrisinājušas, ieviešot organizācijās pašapkalpošanās sistēmu, kur pats darbinieks piesaka atvaļinājumu, personāla struktūrvienības darbinieks to pārbauda (ja ir tāda nepieciešamība), tiešais vadītājs apstiprina. Un nav vairs papīra vai elektroniski parakstīta rīkojuma tā tradicionālajā formā. Viss process notiek elektroniskajā sistēmā, kur organizācija sadarbībā ar sistēmas izstrādātājiem jau ir noteikusi, kādā secībā šāds pieteikums tiks apstrādāts sistēmā. Darbinieks beigās tikai saņem e-pastā apstiprinājumu „Jūsu atvaļinājuma pieteikums ir apstiprināts”. Atliek tikai gaidīt atvaļinājuma naudu dienu pirms ikgadējā atvaļinājuma savā bankas kontā.
Ja uzņēmumā nav elektroniskās personāla uzskaites, pašapkalpošanās sistēmas, tradicionālā rīkojuma vietā var ieviest vienu veidlapu, kurā ir vairākas sadaļas – sākot ar darbinieka pieteikumu, personāla struktūrvienības saskaņojumu, dienesta atzīmi, tiešā vadītāja apstiprinājumu, un beigās grāmatveža atzīmi par izpildi. Vairāku dokumentu vietā tikai viens, kurš tiek glabāts grāmatvedībā. Organizācijai jānosaka, kā notiek šāda dokumenta aprite.
Līdzīgi var organizēt dokumentu apriti par komandējumu piešķiršanu, ietverot dokumentā sadaļu „Rīkojums”.
Norādījumu došanai darbiniekiem vadītājs var izmantot arī rezolūcijas, dienesta atzīmes. Tās var rakstīt uz papīra dokumenta, var ievadīt informāciju lietvedības sistēmā, rakstīt e-pastā. Rakstiskais veids ieviests tādēļ, ka mutiskos norādījumus nevar pierādīt, izkontrolēt.
Personas lieta
Personas lieta ir pavisam dīvains dokumentu apkopojums, taču tā ir ļoti parocīga mape personāla speciālista ikdienas darbam. Personas lietā pamatā tiek uzglabātas dokumentu kopijas. No oriģinālajiem dokumentiem parasti ir tikai darba līgums, tā grozījumi un amata apraksts. Līdz ar to, sagatavojot personas lietu nodošanai arhīvā, būtu jāveic tās inventarizācija. Uzglabāšanai nav nepieciešami atvaļinājuma rīkojumi, rīkojumi par piemaksu noteikšanu, rīkojumi par komandējumiem (kopijas). Tā visa ir vēsture, taču šie dokumenti nav būtiski tam mērķim, kāpēc vispār personas lietas tiek uzglabātas (darba stāža informācijas saglabāšanai). Šie dokumenti (to kopijas) būtu uzglabājami vienīgi tad, ja tiem ir vēsturiska vērtība.
Nākotne noteikti ir elektroniskajos dokumentos, sistēmās, kas nodrošinās daudz ātrāku informācijas apriti, kā arī viennozīmīgi samazinās papīra dokumentu radīšanu un to uzglabāšanu.
Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors.
SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.