Lai saprastu, kādā veidā resursu vadības sistēma jeb ERP var būt noderīga, ir vērts izpētīt, kas īsti ir ERP un ar ko tā atšķiras no parastas grāmatvedības programmas, ko lieto vairums uzņēmumu.
ERP nav vienkārši jauna grāmatvedības programma. Faktiski, tā vispār nav programma. Saīsinājuma ERP plašāka versija ir Enterprise Resource Planning – Uzņēmuma Resursu Plānošana, kas būtībā ir nevis konkrēts tehnisks risinājums, bet gan ideja, ka jebkurai organizācijai būtu jāplāno savi resursi tā, lai tie nestu vislielāko atdevi. Lai palīdzētu uzņēmumiem šo mērķi sasniegt, ir radītas ERP datorprogrammas, kas ļauj to lietotājiem dažādus procesus redzēt un kontrolēt vienā sistēmā.
Jebkurā uzņēmumā ir grāmatvedība, un, ja vien šai vajadzībai nelietojat biezas rūtiņu klades vai Excel tabulas, tad droši vien grāmatvede darbojas kādā speciālā programmā. Tomēr jebkurā uzņēmumā bez grāmatvedības notiek arī citi procesi – resursu (preču) iepirkšana, uzskaitīšana un atlikumu kontrolēšana, pārdošana kasē, personāla vadība, mārketings un citi. ERP programma ļauj visus šos dažādos procesus apvienot zem viena jumta, dodot iespēju dažādām uzņēmumu daļām darboties vienā sistēmā. Piemēram, preču pasūtījums, ko veicis kāds no darbiniekiem, var automātiski tikt pārvērsts par saņemšanas pavadzīmi un apmaksāts, tādejādi ietaupot darbinieku laiku un samazinot iespēju kļūdīties.
ERP ne tikai sniedz iespēju uzlabot darbinieku darbu, bet ļauj sekot līdzi dažādiem procesiem un tos uzlabot. Piemēram, ja agrāk pārdevējam, pirms pircējam nosaukt precīzu piegādes datumu, bija jāpiezvana uz noliktavu un jāpajautā, vai esošās preces vispār atrodas noliktavā, tad, ieviešot ERP, pārdevējs pats var pārbaudīt, vai noliktavā ir brīvas preces un tās norezervēt. Rezultātā tiek uzlabots pārdošanas process.
ERP sistēmas sastāv no dažādiem moduļiem jeb daļām, kuras var savstarpēji kombinēt, tāpēc uzņēmumam ir iespējams izvēlēties sev piemērotāko attiecīgajam attīstības posmam. Varētu teikt, ka tas ir kā konstruktors ar daudz detaļām – var izmantot tikai vienu vai divas, bet var arī sistēmu būvēt lielāku un funkcionālāku. Mazam uzņēmumam noteikti pietiks ar pamata versiju, kas īpaši neatšķirsies no citām grāmatvedības programmām. Savukārt uzņēmumam, kas izaudzis līdz vidējam vai lielam, būs ērti pamata versijai pievienot papildu funkcijas.