Kas jāzina grāmatvedim sagaidot 2022. gadu?

AUTORE: Nataļja Griškova

Tuvojoties gada beigām grāmatveži vienmēr analizē gada laikā padarīto un ieplāno nākotnes darbus saistībā ne tikai ar gada pārskata sagatavošanu, bet arī ar jauno likumu normu piemērošanu savā grāmatvedības uzskaitē. Kas sagaida grāmatvežus 2022. gadā?

 Jauns Grāmatvedības likums

Runājot kopumā, likums atvieglo grāmatveža darbu un mazina administratīvo slogu. Bet tam pamatīgi jāsagatavojas. Runa ir par uzņēmuma grāmatvedības metodikas (politikas) pielāgošanu jaunā likuma prasībām un ar likumu saistošiem noteikumiem. Kopumā tas ir ne tikai grāmatveža, bet arī  uzņēmuma vadītāja un citu uzņēmuma specialistu kopdarbs. Bieži vien sastopamies, ka šo darbu padara tikai pats grāmatvedis, vadoties no savas profesionālās pieredzes un ekspertīzes.  Kā atvieglot šo procesu? 

Pirmkārt, jāveic esošās grāmatvedības organizācijas dokumentu plūsmas revīzija, t.i.:

• nolikumu atbilstības pārbaudi reālajai situācijai, konsultējoties ar uzņēmuma vadītāju un pārējiem uzņēmuma atbildīgiem specialistiem;
• trūkumu konstatēšanu un novēršanu;
• dokumentu plūsmas optimizācijas iespēju noteikšanu.     

Otrkārt, jāpielāgo uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti jaunā Grāmatvedības likuma prasībām:

• jānosaka obligāto nolikumu sastāvs atbilstoši reālajai situācijai uzņēmumā;
• jāveic nolikumu atjaunošana, piemērojot jaunā Grāmatvedības likuma normas un sasitošos Ministra Kabineta noteikumu prasības;
• jāorganizē uzņēmuma dokumentu apriti, saskaņā ar jauniem normatīviem;
• jārevidē grāmatvedības kontu plānu.

Treškārt, jāiepazīstina uzņēmuma vadību un citus specialistus ar atjaunotās grāmatvedības organizācijas metodikas projektu, nepieciešamības gadījumā jāveic tajā labojumi un papildinājumi.    

Ceturtkārt, vadītājam ir jāapstiprina atjaunotā metodika un jānodrošina, ka ne tikai grāmatvedis, bet arī citi sasitošie uzņēmuma specialisti, vadītos pēc tās. 

Piektkārt, grāmatvedim ir regulāri ir jāseko līdzi mainīgajai likumdošanai, lai nepieciešamības gadījumā laicīgi atjaunotu metodiku.       

Dažreiz grāmatvežu vidē ir dzirdams – grāmatvedības organizācija ir vajadzīga tikai priekš VID, lai veiksmīgi izietu tematisko pārbaudi. Diemžēl tā nav, īpaši šobrīd. Uzņēmuma grāmatvedības organizācijas metodika ir pamatu pamats un grāmatvedības kvalitātes standarts ne tikai priekš paša uzņēmuma, lai nodrošinātu grāmatvedības nepārtrauktu kārtošanu un pieņemtos principu  turpināšanu – gan grāmatvežu maiņas gadījumā, gan piesaistu jaunus speciālistus. Metodika ir svarīga, kā apliecinājuma pamatdokuments izmantojot Eiropas Savienības un valsts piešķirtos līdzekļus, tādus kā Eiropas fondu mērķprojekti, Covid-19 granti apgrozījuma līdzekļu plūsmas nodrošināšanai un citi.   

VID tematiskās pārbaudes par piešķirto Covid-19 grantu apgrozījuma līdzekļu plūsmas nodrošināšanai izlietojumu. 

VID pārbaudes par granta līdzekļu izlietojuma atbilstību uzņēmuma saimnieciskās darbības mērķiem jau sākās 2021. gadā un turpināsies nākamajos periodos, ņemot vērā ka likumiskais grantu pārbaudes periods ir 10 gadi. Ar kādām problēmām visbiežāk sastopas uzņēmumi? 

Tiesības saņemt granta atbalstu. 

No vienas puses izskatās viss kārtībā – uzņēmums atbilst  visiem finanšu radītājiem, lai saņemtu atbalstu. Aizpildīja pieteikumu, iesniedza VID, saņēma atbalstu, iztērēja līdzekļus saimnieciskiem mērķiem. Atnāk VID pārbaude un nākas pieradīt, kā tiešām apgrozījums ir krities, vai citā gadījumā – kā uzņēmums nevarēja turpināt savu saimniecisko darbību tieši Covid-19 pandēmijas seku dēļ, kā arī nevarēja organizēt savu saimniecisko darbību savādāk, lai tā turpinātos. Protams, uzņēmumiem, kuri bija slēgti ar valsts lēmumu, ir viegli pierādīt šo apstākļus. Bet kuri nē? Problemātiski. Jābūt pamatotiem pierādījumiem.

Papildus, daudzi uzņēmumi neņēma vērā,  apstākli par saistītām pusēm. Uz grantu varēja pretendēt tikai saistīto uzņēmumu kopums (saskaitot finanšu radītājus kopā), nevis katrs uzņēmums atsevišķi.

Kas attiecas uz jauniem grantiem, kurus Covid-19 pandēmijas skarti uzņēmumi var pieteikt pēc Ministru kabineta noteikumiem Nr. 722, saskaņā ar 10.11.2021. grozījumiem, ir jāpasaka VID  lielu paldies, jo jau sākot aizpildīt granta pieteikumu, parādās informācija vai uzņēmumam ir tiesības uz to vai nē. 

Granta izlietojuma pierādījums. 

Lai pierādītu granta izlietojumu uzņēmumā jābūt atbilstošam nolikumam, kurā obligāti ir atrunāts:

• granta saņemšanas un izlietošanas atspoguļošana uzņēmuma grāmatvedībā;
• dokumentu aprites shēma granta saņemšanai un izlietošanas norises izsekošanai.

Papildus jābūt sagatavotām atskaitēm ar pievienotiem attaisnojuma dokumentiem uz katru izdevuma pozīciju par katru saņemtā granta summas izlietojumu.  

Nolikumu un dokumentu glabāšanas termiņš – 10. gadi. 

Tiem grāmatvežiem, kuriem ir pieredze Eiropas Savienības projektu vai fondu piešķirto līdzekļu grāmatvedības kārtošanā – problēmu nav, tas ir līdzīgs princips.  Bet tiem grāmatvežiem, kuri nav bijuši iesaistīti ES fondos vai projektos – sarežģīti. Kad tikai sākās grantu piešķiršana mēs no savas puses lūdzam VID sniegt atbildi par nepieciešamo dokumentācijas bāzi granta līdzekļa izlietojumam. Saņemtajā atbildē bija minēta atbilstošas metodikas nepieciešamība, kā labas prakses instruments. Izejot no esošiem pārbaudes rezultātiem, izrādās tas ir pamatdokuments uz ko balstās uzņēmumi, strīdu gadījumos ar VID, piemēram, kad rodas jautājums:  kāpēc granta līdzekļi bija pārskaitīti uz citu uzņēmuma bankas kontu un iztērēti saimnieciskiem mērķiem no tā?   

Ārpakalpojumu grāmatvežu izglītība

Saskaņā ar jaunā Grāmatvedības likuma prasībām sāk parādīties aktuāls jautājums par grāmatvežu izglītības atbilstību likuma normām.

Ar 01.07.2023. ārpakalpojuma grāmatveža funkcijas var veikt specialisti, kuriem ir pirmā līmeņa profesionālo augstāka izglītība (koledžas izglītība) vai arī akadēmiskā augstākā izglītība (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tam ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā (pieredzes prasība attiecas tikai uz atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi).

Sava uzņēmuma ietvaros veicam mūsu klientu (ārpakalpojumu grāmatvežu) aptauju, kuras rezultātā 90% respondenti atbildēja, ka viņu izglītība atbilst jaunā likuma normām. Līdz ar to, pieejamie dati liecina, ka nozares specialistu gatavība izpildīt jaunā likuma prasības ir diezgan augsta.    

Ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšana

Pašreiz VID uztrauc fakts, ka ārpakalpojumu grāmatveži nesteidzas licencēties. Pēc VID oficiāliem datiem uz 15.11.2021. bija izsniegtas 317 licences, kas sastāda tikai 5,3% no visiem grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem. Kāpēc ārpakalpojumu grāmatveži tomēr nesteidzas to darīt?    

Pirmais faktors – nestabila ekonomiskā situācija. 

Licencēšanas pērējas periods ir diezgan garš (līdz 01.07.2023.). Līdz ar to daudziem ārpakalpojumu grāmatvežiem rodas jautājums, vai pa šo  laiku, viņu klienti spēsies pārvarēt ekonomiskās grūtības un turpināt savu biznesu vai nē.

Otrais faktors – daudziem ir aizdomas, ka pēc licences saņemšanas ārpakalpojuma grāmatvedis būs pastiprinātā VID pārbaudes lokā.

Šādā situācijā ir jāsaprot vai ārpakalpojuma grāmatvedim ir licence vai pagaidām tā kārtošanas stadijā – iekšējās kontroles sistēmai jābūt kārtībā. Ļoti iespējams, ka būs otrādi – VID būs aizdomas, kāpēc nelicencējas.   

Trešais faktors – ārpakalpojuma grāmatveži vairs nevēlas būt par NILL TPFN subjektu un noslēdz darba līgumus ar saviem klientiem.

Būtiskākā kļūda, ko šajā sakarā pieļauj grāmatveži – izmanto visu savu materiālo tehnisko bāzi, grāmatvedības programmatūru un resursus sava jaunā darba devējā labā. No dažiem arī dzirdēts, ka no sava grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmuma vairs nesniedz pakalpojumus, bet gan noslēdz no savas SIA ar sevi patapinājuma līgumu par datortehniku, aprīkojumu un programmatūru izmantošanu, un ar visu šo materiālo bāzi iestājās darba līguma attiecības pie sava klienta.  Īstenībā šīs fakts atbilst uzņēmuma līguma pazīmēm. Bet saskaņā ar jaunā Grāmatvedības likuma normām – pēc uzņēmuma līguma ir aizliegts kārtot grāmatvedību. Līdz ar to būs aktuāls jautājums: kurš šajā uzņēmumā kārto grāmatvedību? Ir viela lielām pārdomām. 

Ceturtais faktors –  līgumu pārslēgšana ar saviem klientiem no – grāmatvedības pakalpojuma uz – datu apstrādes pakalpojumu veikšanu, faktiski turpinot veikt grāmatveža darbus. Galvenais faktors, kurš izskaidro šo parēju – vairs nav nepieciešamības būt par NILL TPFN subjektu, nav vajadzības kārtot licencēšanas procedūru.  

Taisnība gan, bet datu apstrāde pēc savas būtības nav grāmatvedības pakalpojums, ja tas faktiski norisinās. Par datu apstrādi grāmatvedībā var uzskatīt, bankas konta izraksta, POS terminālu, EKA elektronisko datu lejupielādi grāmatvedības sistēmā un kļūdu labošanu, kas radās sakarā ar šo procedūru veikšanu. Kad runa ir par grāmatojumu veikšanu un dokumentu kontēšanu – iestājas grāmatvedības pakalpojumi. Jābūt ļoti uzmanīgiem, kas faktiski tiek darīts. Jo šīs “slēptās” darbības sekas un riski daudz, daudz lielāki gan pašam grāmatvedim, gan uzņēmumam, kurš saņem šādā veidā pakalpojumu. 

Piektais faktors –  licencēšanas procesa atlikšana uz pēdējo brīdī. 

Tas attiecas uz tiem grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kuri obligāti licencēsies, bet atliek šo procesu uz pēdējo brīdi. Šajā sakarā iespējams, ka tie skarsies ar VID kapacitātes trūkuma problēmu. Kā rezultātā “pēdējā brīža” pieteikumu apstrāde var aizkavēties, lēmumu pieņemšana par licences piešķiršanu var būt pagarināta, uz zaudētājs būs tieši ārpakalpojuma grāmatvedis, kurš kādu laiku līdz VID pozitīva lēmuma pieņemšanas brīdim,  bez licences nevares sniegt pakalpojumu saviem klientiem. 

NILL TPFN likuma normu grozījumi un iekšējās kontroles sistēmas uzturēšana

Šīs punkts attiecas uz Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NILL TPFN) subjektiem, t.i. ārpakalpojuma grāmatvežiem. 

12.07.2021. NILL TPFN likumā bija pieņemti būtiskie grozījumi, kas paredz, ka sākot ar 01.01.2022. iekšējas kontroles sistēmas sastāvs būs šāds:

1) NILL TPFN likuma normas nodrošināšanas metodika;

2) Starptautisko un Latvijas Republikas sankciju likuma prasības nodrošināšanas metodika;

3) Fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības metodika.

Par 1. un 2. punkta metodikā, subjektiem viss ir labi zināms. Bet kas attiecas uz 3. punkta minēto metodiku, šeit var rasties jautājumi.   

Fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības metodikā attiecībā uz NILL TPFN likumu, obligāti jābūt aprakstītiem šādiem principiem par:

• datu apstrādes procesa organizāciju;
• dokumentu plūsmas sadalījumu:

– ārējo un iekšējo dokumentu apstrāde;
– obligātas prasības NILL TPFN likuma subjektiem;
– datu aizsardzības noteikumu ievērošana, novērtējot NILL TPFN riskus saviem klientiem

• atbildīgās personas iecelšanu
• darbinieku instruēšanu par datu apstrādi;
• darbinieku apmācībām;
• darbinieku pienākumiem;
• grāmatvedības informācijas drošības nodrošināšanu;
• datorsistēmu drošību;
• dokumentu glabāšanas drošību;
• grāmatvedības dokumentu uzglabāšanas procesu papīra un elektroniskiem dokumentiem;
• grāmatvedības dokumentu iznīcināšanu.

Uzņēmumiem, kam bija sakārtots jautājums par fizisko personu datu apstrādei un aizsardzību Datu aizsardzības regulas (GDPR) kontekstā un izstrādāts atbilstošais dokuments, būs diezgan viegli papildināt to ar NILL TPFN likuma grozījumu prasībām. Bet kam nav – ir vērts jau sākt to darīt tagad, negaidot pirmo janvāri.   

Rezumējot visu iepriekšminēto – ir daudz, kas darāms, ir daudz vielas pārdomām. No savas puses novēlām visiem finanšu nozares specialistiem izturību, veselību, spēku radīt sevī iekšējo optimismu, jo katram mākonim ir zelta maliņa.      

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.