Laika gaitā, ikviens uzņēmums saskaras ar lielākām vai mazākām pārmaiņām. Vai tā būtu jaunu tehnoloģiju un risinājumu ieviešana, strukturālas izmaiņas organizācijā, biroja telpu maiņa, pāreja uz atvērta tipa ofisu vai jebkādas citas pārmaiņas – reizēm ir nepieciešams mainīt savus paradumus un veidus, kā lietas tiek darītas.
Taču, lai arī cik loģiskas, labas un noderīgas būtu šīs pārmaiņas, tās nekad nav vienkāršas. Vairumā gadījumu uzņēmuma vadība sastapsies ar lielāku vai mazāku pretestību no darbiniekiem. Efektīva pārmaiņu vadība, saprotama komunikācija un taisnīga attieksme pret darbiniekiem visbiežāk ir tie faktori, kas nosaka to, cik veiksmīgi jaunās pārmaiņas iedzīvosies uzņēmuma vidē.
Kāpēc darbiniekiem ir grūti pieņemt pārmaiņas?
Pat ja gaidāmās pārmaiņas ir pozitīvas un uzlabos esošo situāciju, lielākajai daļai darbinieku pārmaiņu process nebūs viegls un nesaistīsies ar pozitīvām emocijām. Un tas taču ir tik cilvēcīgi – arī privātajā dzīvē mēs bieži pretojamies lietām, kas dotu mums labumu. Mums ir grūti sākt celties agrāk, ēst vairāk dārzeņus, sportot, iet pie ārsta utt. Iemesls, kādēļ jaunu paradumu izveidošana ir tik grūta, saistās ar to, ka mums jāatsakās no esošā un jāpieņem pārmaiņas. Gluži tāpat ar šīm emocijām mēs sastopamies darba vidē.
Darbinieki savos prātos jau ir iztēlojušies noteiktu nākotni, kas saistās ar viņu amatu, darba vietu un karjeru kopumā. Viņiem ir skaidri viņu pienākumi un veidi, kā sasniegt nepieciešamos rezultātus. Darbinieki jūtas komfortabli par to, ka spēj tikt galā ar saviem pienākumiem – pārzina esošo situāciju, māk lietot ar darbu saistīto tehniku, jūtas ērti savā darba vietā utt. Gadījumā, ja pārmaiņas darba vidē nav viņu pašu ideja, šāda iniciatīva sagrauj ierast
o kārtību un viņu iztēloto sagaidāmo nākotni. Attiecīgi, rodas pretestība pret jaunievedumiem, mēģinot saglabāt esošo lietu kārtību.
Uzspiestas pārmaiņas darbiniekiem raisa daudz spēcīgas emocijas. Tas, kas bieži vien pietrūkst šādās situācijās, ir izpratne par to, ka pārmaiņas nekad nav tikai strukturālas vai tehniskas, tām līdzi nāk arī emocionālā pielāgošanās, kas darba devējam ir jāņem vērā. Brīdī, kad jāmaina ierastā lietu kārtība, situācijas pieņemšanu ietekmē tādas sajūtas kā bailes, uztraukums, neziņa, zaudējuma sajūta, skumjas, dusmas utt.
Kas ir sagaidāms?
Pētnieki saka, ka pretestība pārmaiņām un cilvēku reakcija uz tām ir cieši saistīta ar mūsu emocijām. Psihiatre Elizabete Kublere-Rosa (Elisabeth Kubler-Ross) 1969. gadā radīja modeli, kas skaidro cilvēka emocijas pārmaiņu procesā – 5 skumju stadijas (5 stages of grief). Mūsdienās šo modeli piemēro arī organizāciju pārmaiņu procesiem, lai skaidrotu darbinieku emocijas pārmaiņu laikā – noliegums, dusmas, kaulēšanās, depresija un pieņemšana.
Saprotot to, kādas emocijas izjūt darbinieki pārmaiņu procesā, uzņēmuma vadība un personāla vadītāji var labāk atbalstīt komandu un piedāvāt risinājumus, lai izmaiņas ieviestu ātrāk un vieglāk.
1. stadija: Noliegums
Sākumā darbinieki var būt sašutuši par izziņotajām pārmaiņām. Darbiniekiem var būt grūti aptvert to, ka viņiem būs jāpielāgojas jauniem apstākļiem un situācijai. Rezultātā, var būt novērojams neliels kritums darba produktivitātē un neracionāla darbinieku rīcība. Pēc tam, kad pirmais šoks ir pārgājis, cilvēki var censties izlikties, ka nekādas pārmaiņas tomēr nenotiks un nekas nav mainījies.
Šajā posmā vadītājiem būtu jāpalīdz darbiniekiem saprast, kāpēc izmaiņas tiek plānotas un kādi ieguvumi būs sajūtami pēc šo pārmaiņu ieviešanas. Šo procesu atvieglos tiešā komunikācijas ar darbiniekiem un viņu satraukumu un raižu uzklausīšana. Labāk jaunu informāciju darbiniekiem atklāt palēnām, nevis visu uzreiz. Apsveriet individuālas tikšanās ar darbiniekiem, lai varētu kontrolēt informācijas izplatīšanos un novērstu informācijas sagrozīšanas riskus, darbiniekiem pārstāstot informāciju citiem.
2. stadija: Dusmas
Kad darbinieki ir aptvēruši to, ka pārmaiņas tik tiešām notiks, daļa no tiem var izjust bailes par to, kas viņus sagaida. Daļa no darbiniekiem var kļūt dusmīgi un justies aizvainoti, izrādot to dažādos veidos. Kamēr daļa cilvēku šīs dusmas paturēs sevī, citi tās var izgāzt pār citiem kolēģiem un uzņēmuma vadību. Ir sagaidāms, ka šajā posmā darbinieki var būt uzvilkti un viegli aizkaitināmi.
Organizācijai šis ir bīstams laiks. Ja šī pārmaiņu procesa stadija netiek pienācīgi vadīta, uzņēmumā var iestāties krīzes un haosa stāvoklis. Tādēļ ir svarīgi rūpīgi sagatvoties šai fāzei jau iepriekš. Laikus identificējiet galvenos satraukuma punktus, kas darbiniekiem varētu radīt bažas, un sagatvojiet argumentus un skaidrojumus, kas spēs cilvēkus vismaz daļēji nomierināt un sniegt atbildes uz neskaidrībām. Šajā posmā ir svarīgi klausīties savos darbiniekos un vērot notiekošo, lai varētu atbilstoši reaģēt uz situāciju. Tāpat, jāatceras, ka šāda reakcija ir normāla un laika gaitā cilvēki nomierināsies un pieņems jauno situāciju.
3. stadija: Kaulēšanās
Kad dusmu fāze ir pārgājusi, daudzi var sākt domāt par veidiem, kā atlikt nenovēršamo un censties vismaz daļēji saglabāt esošo situāciju. Šis ir brīdis, kad dzirdēsiet tādus ierosinājumus, kā “es varētu turpināt iesniegt dokumentus papīra formā un tad nodot tos elektroniskai ievadei kādai citai struktūrvienībai”, “es varētu turpināt sēdēt šeit un cita nodaļa varētu mainīt savu darba vietu”, “es tāpat katru dienu sēdēšu tajā pašā darba vietā ” utt., atkarībā no ieviešamo izmaiņu specifikas.
Šajā laikā darbinieki mēģina saprast cik nopietnas patiesībā būs pārmaiņas un cik daudz no esošās lietu kārtības tiem būs iespējams saglabāt. Šis posms noritēs veiksmīgāk, ja darbinieki tiks atbalstīti. Pat ja šis atbalsts ir tikai pietiekama laika veltīšana tam, lai darbinieki varētu sagatavoties pārmaiņām. Esiet atvērti ieteikumiem un sniedziet pietiekami daudz informāciju par gaidāmajām pārmaiņām. Dodiet laiku, kurā darbinieki var aprast ar jaunajām idejām, taču uzstādiet arī konkrētus laika limitus un sagaidāmo rezultātu. Organizējiet treniņus un apmācības, lai pēc jauno pasākumu ieviešanas darba process noritētu vieglāk. Šajā laikā visticamāk no darbiniekiem nesagaidīsiet 100% produktivitāti, bet papildu laika atvēlēšana šim posmam atmaksāsies vēlāk.
4. stadija: Depresija
Lai gan kaulēšanās posmā tā varētu šķist, darbs pārmaiņu procesa vadīšanai vel nav galā. Pēc kaulēšanās stadijas nāk atkārtots kritiens vispārējā darbinieku noskaņojumā. Šajā brīdī darbinieki saprot to, ka pārmaiņas ir neizbēgamas, kā rezultātā pazeminās enerģijas līmenis un kopējais noskaņojums kolektīvā, daļai var iestāties pat depresīvs noskaņojums. Šis zemās enerģijas posms prasa lielu atbalstu no vadības puses, lai atgūtu motivāciju.
Svarīgi saprast, ka komandai šis posms nav viegls. Jo aizraujošākas apmācības un pārliecinošāku informāciju par sagaidāmajiem ieguvumiem spēsiet nodrošināt, jo ātrāk darbinieki virzīsies uz priekšu un sasniegs labākus rezultātus. Palīdzēs pozitīvas atsauksmes un iedrošinājums mācību procesā, kā arī dažādas motivācijas programmas gan balvu, gan citu ieguvumu formā.
5. stadija: Pieņemšana
Kad darbinieki saprot, ka cīnīšanās pret pārmaiņām nemainīs situāciju, tie pielāgosies un pieņems situāciju. Šajā posmā cilvēki sāk pieņemt pārmaiņas un to sniegtos uzlabojumus. Komandas darba rezultāti palielinās tāpat kā uzņēmuma kopējā produktivitāte. Turpiniet stiprināt darbinieku ticību uzņēmuma mērķiem, dalieties veiksmes stāstos un sasniegumos ar darbiniekiem. Šis ir brīdis, kad sāksiet izjust ieguldītā darba augļus!
Pārmaiņu vadība
Vadīt pārmaiņu procesu ir grūts un sarežģīts uzdevums. Šajā procesā ir ļoti viegli pieļaut kļūdas, kuras atstās nopietnas sekas tajā, cik veiksmīgi uzņēmums kopumā spēs pielāgoties pārmaiņām un pieņemt tās. Tā kā uzņēmumi un cilvēki ir tik dažādi, ir skaidrs, ka nepastāv viena pareizā recepte pārmaiņu procesu organizēšanai. Taču ir virkne darbību, kuras palīdzēs samazināt darbinieku bailes, bažas un pretestību pārmaiņām.
Kāpēc pārmaiņas ir nepieciešamas?
Pirms jebkādu darbu uzsākšanas, svarīgi saprast, ko vēlamies sasniegt, kādi būs ieguvumi utt. Skaidra vīzija par rezultātu palīdzēs gan vadīt pārmaiņu procesu gan pārliecināt darbiniekus par šo pārmaiņu nepieciešamību.
Skaidrojiet cilvēkiem iemeslus, kādēļ pārmaiņas ir nepieciešamas! Ieviesīsiet jaunu sistēmu, kas automatizēs dažādus procesus? Tad ļaujiet saviem darbiniekiem redzēt lietas, kuras varētu darīt efektīvāk, kuras šobrīd ir nelietderīgas, aizņem daudz laika, ir sarežģītas utt. Svarīgi ļaut darbiniekiem redzēt to, ka pārmaiņas ir nevis vadības iegriba, bet gan nepieciešamība, kas uzlabos darba procesus. Svarīgi darbiniekiem parādīt ieguvumus, ko šīs pārmaiņas dos, lai darbinieki saskatītu ieguldāmā darba un laika nozīmību. Personīgs ieguvums ir lielisks motivators!
Laicīga informācijas nodošana
Izziņojot informāciju par gaidāmajām pārmaiņām pēc iespējas ātrāk. Tādējādi darbiniekiem tiks dots ilgāks sagatavošanās laiks. Turklāt, ņemiet vērā to, ka baumas izplatās ātri – vislabāk, ja informācija tiek saņemta tieši no vadības, nevis patvaļīgi izplatās starp darbiniekiem. Baumu rezultātā pastāv risks, ka informācija, kas nonāks pie darbiniekiem nebūs pareiza vai pilnīga, radot negatīvas asociācijas vel pirms uzņēmuma vadība ir oficiāli izziņojusi gaidāmās pārmaiņas.
Iesaistīšana
Dodiet iespēju darbiniekiem iesaistīties pārmaiņu procesā, piemēram, sniedzot idejas labākai procesu organizēšanai vai uzticot tiem konkrētus pienākumus procesa laikā. Cilvēki, kas paši piedalās pārmaiņu ieviešanā un saprot sasniedzamos mērķus, ir daudz pozitīvāk noskaņoti pret notiekošo. Dodot cilvēkiem iespēju piedalīties un būt atbildīgiem par noteiktām pārmaiņu procesa daļām, liek tiem justies kā daļai no šī procesa un aicināt citus darbiniekus saskatīt to ieguvumus.
Pārmaiņu procesa posmi
Ieviešot uzņēmumā pārmaiņas, noderīgi sadalīt šo procesu vairākos posmos, lai sasniegtu labāku rezultātu. Skaidri definēti mērķi un koncentrēšanās uz aktuālo situāciju palīdz padarīt pārmaiņu procesu vadību vieglāku un sasniegt mērķus ātrāk. Process, kas sadalīts mazākos posmos ir vieglāk kontrolējams, jo labāk varam saprast vai virzamies uz mērķi vai tomēr vajadzīgi uzlabojumi un palīdzība.
Piemēram, sadaliet pārmaiņu procesu trīs lielos posmos – sagatavošanās, ieviešana, rezultātu stiprināšana. Sagatavošanās posmā definējiet skaidru stratēģiju, izveidojiet pārmaiņu vadības komandu, sastādiet darāmo darbu sarakstus un apmācību plānus utt. Ieviešanas posmā nodrošiniet visu svarīgāko pārmaiņu vadības posmu norisi (informācijas nodošana darbiniekiem, darbinieku atbalsts utt.). Pārmaiņu stiprināšanas posmā apkopojiet darbinieku atsauksmes par pārmaiņu procesu un veiciet nepieciešamās izmaiņas, komunicējiet labās ziņas par ieguvumiem un rezultātiem pēc pārmaiņu ieviešanas.
Sekojiet līdzi darbinieku reakcijai
Vērojiet darbinieku reakcijas un rīkojieties atbilstoši! Nevis uzspiediet pārmaiņas, bet reaģējiet uz cilvēku izteiktajām bažām – saprotiet, kas viņiem nepatīk un kopīgi mēģiniet rast risinājumu, kas būtu pieņemams visām pusēm. Protams, darbinieku neaptika visticamāk nebūs iemesls plānoto izmaiņu atcelšanai, bet ieklausīšanās viņos ļaus uzlabot pārmaiņu ieviešanas procesu un tuvoties vēlamajam rezultātam. Nodrošiniet saviem darbiniekiem sajūtu, ka pārmaiņu procesā būs pieejams atbalsts un tiks atvēlēts laiks adaptācijai.