Neērtā patiesība par MI rīku izmantošanu darba vajadzībām

Autors: Ilze Rassa
Komunikācijas arhitekte un personīgā zīmola meistare

Šobrīd daudzu uzņēmumu dienaskārtībā ir mākslīgā intelekta (MI) rīku integrēšana organizācijas darbībā. Kopš 2022. gada nogales, kad OpenAI plašāku sabiedrību iepazīstināja ar ChatGPT, sāka strauji velties MI rīku attīstības vilnis. Kamēr lielie flagmaņi tirgū izziņoja un izrādīja savus MI rīkus, kā sēnes pēc lietus parādījās daudzi mazākas nozīmes spēlētāji ar savu MI instrumentu piedāvājumu. 

Pierādījums tam trakumam, ka MI rīku izmantošana darba pienākumu pildīšanai ir strauji augusi, ir šis grafiks, kas parāda datu apjomu, kas ir nosūtīts MI (līnija zilā krāsā)  un no tā nokopēts (līnija sarkanā krāsā).

Avots: Cyberhaven

Skatoties no malas, ir skaidrs – šajā MI prasmju vilcienā ir jāielec, bet kas ir tas, kas man ir vajadzīgs? Kas tiešām var palīdzēt man vai maniem darbiniekiem veicināt produktivitāti un efektīvāku darba pildīšanu? Kas jāzina komandas vadītājam, lai palīdzētu saviem darbiniekiem, adaptēt MI izmantošanu darba rutīnā? 

To, ka kopumā uzņēmumu vadītāji atbalsta MI ieviešanu organizācijās demonstrē Slack “The Fall 2024 Workforce Index” dati ¹. Tajā 99% apjautāto vadītāju apliecina gatavību 2024.gadā investēt MI.  97% atzīst, ka sajūt steidzamība sspiedienu ieviest MI biznesa operācijās. Tāpat indekss atklāj, ka darbinieki vēlas MI, lai var veltīt laiku būtiskākām aktivitātēm. 76% no tiem jūt spiedienu kļūt par MI ekspertiem, kā galvenos pamatojumus minot personīgos mērķus un atziņu: “tā ir nozares tendence”.

Vai MI var ietekmēt darbinieka darba produktivitāti un pat apmierinātību ar to?

Savukārt Workforce Lab globālā aptauja 2024.gada vasarā² atklāj, ka 81% biroja darbinieku, kas lieto MI rīkus, atzīst, ka tie uzlabo viņu darba produktivitāti. Turklāt respondentu, kas izmanto MI, darbinieka iesaistes rādītāji ir būtiski augstāki un pat par 22% veido augstāku vispārējo apmierinātību ar savu darbu kā to, kas vēl nav iepazinuši MI rīkus. 

Te sīkāk jāapskata MI ietekmi: 

• par 13% uzlabojusies pieeja svarīgiem cilvēkiem, failiem, resursiem; 
• par 18% izdevies panākt darba un privātās dzīves balansu;
• par 23% uzlabojusies spēja pārvaldīt stresu;
• par 25% palielinājusies iespēja būt elastīgākam;
• par 29% audzis to darbinieku skaits, kas visticamāk atzītu, ka viņi ir sava darba fani.

Kas kavē MI rīku ieviešanu biroja darbinieka rutīnā?

Lai arī sajūsma par MI rīkiem starp tiem, kas tos izmanto, ir milzīga, jāsaprot, ka pat divas trešdaļas no biroja darbiniekiem nav nekad izmantojušas MI darba vajadzībām. Divi no pieciem darbiniekiem skaidro, ka viņu uzņēmumiem nav MI lietošanas vadlīniju³. 

Iepriekš minētā indeksa dati norāda, ka no 2023. gada septembra līdz 2024. gada martam MI ieviešana globāli ir palielinājusies: attiecīgi to lieto no 20%  līdz 32% biroju darbinieku. Bet 2024. gada vasaras dati atklāj, ka šis process ir piebremzējies: Francijā vien pieauga tikai par diviem procentpunktiem, ASV tikai par vienu, jo darbinieku entuziasms ir samazinājies.

Working Lab atzīmē trīs galvenos iemeslus, kāpēc bremzēšana ir notikusi: 

1. Neskaidrības un diskomforts par MI normām – MI rīki un funkcijas ir ļoti plaši. Tie var būt jauni uz datora instalējami vai interneta pārlūkā izmantojami MI rīki vai arī funkcijas, kas ir iestrādātās programmās, kas darbiniekam ir jau instalētas datoros un pēc atjauninājumiem kļūst pieejamas. Daudzi darbinieki nesaprot, kurus MI veidus un kādos gadījumos drīkst izmantot. Pat  ģeneratīvajā MI sarunbotā veicot tādas funkcijas kā ziņu rakstīšana, prāta vētras jaunām idejām, faktu analīze, koda rakstīšana, 48% respondentu atzina, ka nejūtas ērti MI izmantošanas faktu atzīt savam vadītājam. Darbinieki šaubās, kad sociāli un profesionāli drīkst izmantot MI darba vajadzībām. Izmantojot MI, esot sajūta, ka “šmaucos”, pārējie domās, ka esmu mazāk kompetents vai uzskatīs par slinku⁴.  Šādā situācijā vadītājam jāpievēršas ne tikai darba produktivitātes vēstījumam, bet jāizprot, ka darbiniekiem var būt  sociāla rakstura dilemma – ko par mani domās citi, ja zinās, ka lietoju MI rīkus. Jākliedē komandā mīts, ka MI rīku lietošanas prakse ir nosodāma vai nevēlama.
2. Secinājums: MI vēl nenodrošina solīto – Lielā sajūsma par MI centrējas solījumos, ka darbinieks varēs paveikt darbus ātrāk un ietaupīt laiku. Bet ko darīt ar ietaupīto laiku? Tas īsti nav skaidrs. 
   Slack indekss atzīmē: liekot MI fokusēties uz administratīviem pienākumiem, darbinieki vēlas pievērsties jēgpilnām aktivitātēm. Tomēr viņi ir noraizējušies, ka nevis viņi varēs izmantot šo iegūto laiku ar darbu nesaistītām savām lietām, mācībām vai vairāk pievērsties projektam, pie kura strādā, bet gan vadība sagaidīs vairāk izdarīta darba vēl ātrākā tempā⁵. Proti, risks, ka man būs jāstrādā vēl vairāk un ātrāk, attur no MI lietošanas. Tas liecina, ka vadītājiem ir skaidri kopā ar komandu jāizrunā, kas ir domāts ar “produktīvāks darbs”, ko darīt ar ietaupīto laiku – uz ko fokusēties, lai darbinieks sajūt MI kā reālu palīgu, darba atslogotāju, nevis darba tempa un apjoma dzinēju. 
   Lai arī McKinsey veiktā vecāko uzņēmumu vadītāju aptaujā 2024. gadā atklāj, ka vairāk nekā 75% no tiem, kuri ir ieviesuši ģeneratīvos MI rīkus, apgalvo, ka šīs sistēmas ir izpildījušas vai
   pārsniegušas cerības, tomēr dati arī liecina, ka uzņēmumi tikai virspusēji ir izmantojuši šo rīku iespējas korporatīvajās un biznesa funkcijās. Kamēr uzņēmumi eksperimentē ar tehnoloģijas vairākkārtējiem izmantošanas gadījumiem, pat visātrākie iniciatori ir ieviesuši tikai vienu vai divas MI programmas pilnā apjomā⁶. Tas norāda, ka pilna MI ietekmes izpēte uz darba efektivitāti un produktivitāti vēl nav iespējama. 
   Apliecinājums nogaidošajai pieejai MI ieviešanā atspoguļojās arī citā aptaujā: 2024. gada novembrī CNBC aptaujāja Tehnoloģiju izpilppadomes pārstāvjus par Microsoft MI ģeneratīvo sarunbotu Copilot. Aptauja rāda, ka tehnoloģiju biznesa kopienā interese par Copilot ir ļoti liela. 79% uzņēmum jau šobrīd izmanto Copilot. Lai gan uz jautājumu, vai Copilot produktivitāte attaisno tā izmaksas, 25% atbildēja ar “jā”, 25% -“nē” un 50% aptaujāto atzina, ka ir pāragri teikt⁷. Lielākie iebildumi ir tieši par to, ka produktu cenas attiecība pret ieguvumu (produktivitāti) šobrīd ir pārāk liela. Tomēr aptauja arī parādīja, ka respondenti labi apzinās, ka šīs tehnoloģijas vēl nav sasniegušas savu iespēju augstāko punktu⁸. Tātad gaidas no MI produktivitātes rādītājiem ir augstākas kā to šābrīža iespējas, bet bizness neatmet ar roku un gaida šo rīku augstākas pievienotās vērtības sniegumu.
3. Ģeneratīvā MI rīku mācību trūkums – Indeksa dati norāda, ka tie, kas ir mācījušies MI lietošanu, 19 reizes vairāk apgalvo, ka MI uzlabo viņu produktivitāti. 2024.gada augustā tikai 7% biroja darbinieku uzskatīja sevi par ekspertiem, 61% bija pavadījies mazāk kā piecas stundas, mācoties MI rīku izmantošanu, un 30% darbinieku nav bijušas mācības⁹.

Jauna tendence – MI rīku izmantošana “pa kluso”

Šo šķēršļu komplekts ir veicinājis “ēnu MI izmantošanu” (angliski “Shadow AI”). Tas nozīmē, ka darbinieki, vēloties iet līdzi laikam, redzot MI rīku pievienoto vērtību, neskatoties uz organizācijas redzējumu MI izmantošanas politikā, savu darba pienākumu veikšanai slepeni  izmanto personīgos mākslīgā intelekta rīkus uz darba vai pat personīgajām ierīcēm. To, ka tā ir liela problēma, apliecina IT drošības ekspertu celtā trauksme.

Uzņēmums Cyberhaven ļauj ieskatīties dziļāk šajā problēmā. Mēs zinām, ka viens no populārākajiem ģeneratīvajiem MI rīkiem ir OpenAI radītais sarunbots ChatGPT. Šī kompānija 2023. gada augustā izlaida ChatGPT korporatīvo versiju ar uzlabotiem drošības nosacījumiem un garantiju, ka klientu informācija netiks izmantota MI modeļu trenēšanā (ierobežojot iespējas datu noplūdei). OpenAI apgalvo, ka 80% ASV Fortune 500 uzņēmumu izmanto ChatGPT ar uzņēmumu kontiem, tomēr  Cyberhaven dati liecina, ka lielākā daļa darbinieku joprojām izmanto personīgos kontus darba pienākumu izpildē. 2024. gada martā 27.4% korporatīvo datu, ko darbinieki ievietoja MI rīkos, bija sensitīva rakstura. Juridiskie dokumenti pat 82.8% apmērā tika iekopēti riskantos “ēnu MI” kontos, kamēr korporatīvajos kontos tikai 17.2%. Tā ir informācija par uzņēmuma apvienošanās līgumiem, biznesa darījumiem, konfidenciālu darījumu noteikumi utml.. Izpētes un attīstības dokumenti – 55.3% apmērā, bet personālvadības un darbinieku sensitīva informācija sastādīja 49% apjomu, kas tika iekopēts privātajos MI kontos. 

Mājasdarbs organizētam un produktīvam darbam ar MI rīkiem

Tas ir neizbēgami, ka darbinieki meklē iespējas, kā uzlabot savu darba procesu un iekļauj MI rīkus darba rutīnā. Mēs redzējām, ka uzņēmumi vēlas adoptēt MI biznesa procesos, bet to  ieviešanas temps ir daudz lēnāks kā darbinieku pieprasījums uzreiz ķerties klāt pie rīku izmantošanas. Lai mazinātu minētos šķēršļus un riskus ģeneratīvā MI rīku kā efektīvu palīgu izmantošanai, uzņēmumos vispirms būtu jāveic mājasdarbs:  

• jāizveido un regulāri jāpārskata MI rīku izmantošanas noteikumi, politikas, lai darbiniekiem ir skaidras vadlīnijas: kurus rīkus, kad un kādiem mērķiem drīkst izmantot;
• komandu ietvaros ir jābūt skaidrai komunikācijai – kāds ir MI rīku izmantošanas mērķis. Ja tiek minēta darba procesu efektivitātes un produktivitātes celšana, tad skaidri ir jānorāda gan kas tiek saprasts ar produktivitāti, gan arī kādas ir vadītāja gaidas attiecībā uz  darbinieka ietaupītā laika izmantošanu, ja laiks ir ieekonomēts ar MI rīku palīdzību;  
• ja MI rīku ieviešana ir atbalstāma Jūsu organizācijā, ieteicams komunikācijā stiprināt pārliecību, ka MI izmantošana ir pozitīva prakse un no tās izmantošanas nav jākaunas. Lai to panāktu, komandas pārstāvji var dalīties ar saviem labajiem piemēriem un ieteikumiem MI rīku izmantošanā;   
• uzņēmumiem jārada apstākļi MI rīku apgūšanai. Organizētas mācības ļaus visu paaudžu darbiniekiem iepazīt šo instrumentu sniegtās iespējas. 

MI būs mūsu ikdiena un tā attīstība ir tik strauja, ka, iespējams, šo rīku pārvaldība būs viena no svarīgākajām darbinieka digitālajām prasmēm. Te ir vietā atzīmēt, ka MI neaizvietos ekspertus. Bet eksperti, kas pratīs izmantot MI, aizvietos tādus, kuri šīs MI rīku lietošanas prasmes nav apguvuši. Tāpēc plānoti un organizēti, ieviesīsim MI rīku izmantošanas praksi savās komandās!

Atsauces

1. The Fall 2024 Workforce Index Shows Executives and Employees Investing in AI, but Uncertainty Holding Back Adoption, 12.11.2024, https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-fall-2024-workforce-index-shows-ai-hype-is-cooling
2. Despite AI enthusiasm, Workforce Index reveals workers aren’t yet unlocking its benefits, 16.10.2024. https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-workforce-index-june-2024
3. Despite AI enthusiasm, Workforce Index reveals workers aren’t yet unlocking its benefits, 16.10.2024, https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-workforce-index-june-2024
4. The Fall 2024 Workforce Index Shows Executives and Employees Investing in AI, but Uncertainty Holding Back Adoption, 12.11.2024, https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-fall-2024-workforce-index-shows-ai-hype-is-cooling
5. The Fall 2024 Workforce Index Shows Executives and Employees Investing in AI, but Uncertainty Holding Back Adoption, 12.11.2024, https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-fall-2024-workforce-index-shows-ai-hype-is-cooling
6. Gen AI in corporate functions: Looking beyond efficiency gains, 23.10.2024, https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/gen-ai-in-corporate-functions-looking-beyond-efficiency-gains
7. The future of Microsoft’s Copilot, https://www.youtube.com/watch?v=qi5jsOSeTLU
8. https://www.youtube.com/watch?v=8fFy1HMZhSM
9. The Fall 2024 Workforce Index Shows Executives and Employees Investing in AI, but Uncertainty Holding Back Adoption, 12.11.2024, https://slack.com/intl/en-gb/blog/news/the-fall-2024-workforce-index-shows-ai-hype-is-cooling

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors. 

Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:

EasyCruit – personāla atlasei »

Comenius – talantu vadībai »

HoP – darbinieku pašapkalpošanās »