Noliktavas uzskaites sistēma: kādēļ tā nepieciešama?

Neatkarīgi no tā, vai uzņēmums savu produkciju tirgo reālā veikalā vai interneta vidē, noliktava ir viens no nozmīgākajiem elementiem tā darbības organizācijā. Ja noliktavas darbība nav sakārtota, tiek ietekmēts tirdzniecības process un uzņēmums var ciest zaudējumus.

Kā iegūt precīzus datus par noliktavas krājumu atlikumiem? Kā nodrošināt optimālus un operatīvus krājumu papildinājumus? Kā padarīt darbu efektīvāku?  Šie un citi jautājumi nodarbina uzņēmēju prātus, jo ikviens vēlas uzlabot savus procesus, lai darbs butu ātrāks, ērtāks un izmaksas – zemākas. Tādēļ uzņēmumi izvēlas noliktavas uzskaites sistēmas, kas palīdz veikt noliktavas krājumu uzskaiti un uzlabot noliktavas darbību – organizāciju, preču kustības kontroli noliktavā, preču piegādi klientiem un citas svarīgas funkcijas.

Kas ir noliktavas uzskaites sistēma?

Noliktavas uzskaites sistēma ļauj kontrolēt un pārvaldīt noliktavas procesus no pasūtījuma izdarīšanas, līdz pat brīdim, kad tās tiek izvestas no noliktavas un nogādātas klientam. Noliktavas uzskaites sistēma nodrošina krājumu uzskaiti un kontroli, kā arī piedāvā operatīvās un stratēģiskās krājumu aprites atskaites.

Noliktavas uzskaites sistēmas ir atšķirīgas un ir piemērotas dažādu veidu un izmēru uzņēmumiem. Tā var būt atsevišķa sistēma, kas veic tikai noliktavas uzskaiti, vai arī daļa no lielākas resursu vadības sistēmas (ERP), kas palīdz pārvaldīt visu uzņēmumu. Mazu uzņēmumu vajadzībām var pietikt ar vienkāršām sistēmām, kamēr lielākām organizācijām nepieciešams sarežģītāks risinājums, jo uzņēmumam augot, pieaug arī transakciju skaits un vajadzība pēc detalizētākas analīzes.

Kad jāsāk domāt par noliktavas uzskaites sistēmas ieviešanu?

Uzsākot savu biznesu, uzņēmējs ļoti labi pārzina savu produkciju, spēj izsekot saņemtajiem pasūtījumiem un nodrošināt atbilstošu krājumu daudzumu noliktavā, jo visbiežāk šo produktu un darījumu skaits ir neliels. Šādos gadījumos, kad uzņēmums ir neliels un tā piedāvāto preču klāsts nav plašs, bez īpašas noliktavas sistēmas var iztikt, jo krājumu uzskaite ir pārskatāma.

Taču uzņēmumam attīstoties un piedāvājot arvien plašāku preču sortimentu, sadarbojoties ar dažādiem piegādātājiem un palielinoties transakciju skaitam, noliktavas loģistika kļūst arvien sarežģītāka. Ja uzņēmums apstrādā simtiem un tūkstošiem preču vienību, šādu saimniecību vairs nav iespējams uzraudzīt bez noliktavas pārvaldības risinājumu izmantošanas.

Ja noliktavas sistēma uzņēmumā nav ieviesta vispār, visticamāk, uzskaites trūkuma dēļ uzņēmums zaudē naudu, iepērkot pārāk daudz preču vai neiepērkot tās nepieciešamajā daudzumā, kas atbilstu pieprasījumam. Fiziski nepārskaitot noliktavu, nav zināms, kādi ir noliktavas atlikumi. Proporcionāli uzņēmuma izmēram un krājumu daudzumam, pieaug arī iespējamie zaudējumi, jo krājumu uzskaite kļūst arvien sarežģītāka. Turklāt, nezinot precīzu informāciju par noliktavas krājumu atlikumiem, uzņēmums saviem klientiem izdara solījumus, kurus ne vienmēr spēj pēc tam izpildīt.

Tāpat, augošos uzņēmumos, kuros noliktavas uzskaites sistēma tomēr ir ieviesta, bieži novērojama trūkstoša sasaiste starp grāmatvedības un krājumu uzskaitēm. Naudas atlikumi un maksājamie rēķini atrodas nosķirti no preču uzskaites – katrs savā sistēmā. Rezultātā dati jāievada divās dažādās sistēmās. Piemēram, grāmatvedības sistēmā tiek reģistrēta informācija par saņemto preču pavadzīmēm, bet noliktavas uzskaites programmā par saņemto preču daudzumiem. Šādos gadījumos vērts aizdomāties par vienotas sistēmas ieviešanu, lai optimizētu procesus un ietaupītu laika un naudas resursus.

Galvenie ieguvumi, lietojot noliktavas uzskaites sistēmu

Noliktavas kustība un aprite kļūst pārskatāmāka, ļaujot uzņēmumam viegli un ērti izsekot katrai vajadzībai un tam, kādā statusā tās atrodas. Rezultātā, ieviešot noliktavas uzskaites sistēmu, uzņēmums saskarsies ar virkni ieguvumu, kas atvieglos, uzlabos un paātrinās darba procesus.

Kontrole pār noliktavas atlikumiem

Noliktavas uzskaites sistēma ļaus redzēt aktuālos atlikumus noliktavā reālajā laikā. Tas nozīmē, ka jebkurā brīdī uzņēmumam ir pieejama precīza informācija par noliktavas precēm. Kādas un cik daudz preces pieejamas? Cik un kādas preces ir rezervētas? Kādas preces jāpasūta? Vai varēsim izpildīt konkrēto klienta pasūtījumu? Šī un cita svarīga informācija vienmēr ir precīza un uzticama. Vairs nav jāmin un jāuztraucas par to, cik atbilstoši ir dati, kas saņemti pirms kāda brīža – informācija pieejama reālajā laikā un sistēmā uzreiz redzamas visas izmaiņas.

Produkcijas pārvaldība un darbinieku kontrole

Uzņēmumam augot, pieaug arī darbinieku skaits un cilvēciskās kļūdas ir neizbēgamas. Noliktavas uzskaites sistēma ļauj sekot precēm, un vienmēr zināt kur, kas un cik daudz atrodas. Neuzmanības vai citu iemeslu dēļ, preces nevar pazust, jo sistēmā ir redzamas noliktavas krājumu izmaiņas un iespējams atsekot katra lietotāja veiktās darības.  

Cenošanas mehānismi

Uzņēmumam augot, paturēt prātā visas individuālās vienošanās ar dažādiem klientiem kļūst sarežģīti. Noliktavas uzskaites sitēma ļauj veidot cenošanas un atlaižu mehānismus dažādiem klientiem. Kādas preces un par kādām cenām ir pārdotas dažādiem klientiem? Kuriem klientiem piemērotas atlaides? Cik lielas atlaides? Uz cik ilgu laiku? Noliktavas uzskaites sistēmā šī informācija ir uzreiz pieejama un dokumentos aizpildās automātiski.

Realizācijas atskaites

Noliktavas uzkaites sistēma sniedz iespēju ātri un ērti veidot operatīvās un stratēģiskās krājumu aprites atsaites dažādos griezumos – pēc preču grupām, pēc cenām, pēc reģioniem, pēc klientu grupām, pēc aģentiem utt. Noliktavas uzskaites sistēma apkopo noliktavas datus reālajā laikā, ļaujot uzņēmumiem strādāt ar visprecīzāko pieejamo informāciju.

Ar grāmatvedības sistēmu saistītas noliktavas uzskaites sistēmas ieviešana palīdz uzņēmumiem samazināt izmaksas, uzlabot krājumu uzskaites precizitāti, uzlabot elestīgumu un spēju operatīvi reaģēt, samazināt manuālās kļūdas preču atlasē un piegādē, kā arī uzlabot vispārējo apkalpošanas servisu un klientu apmierinātību.