Izanalizēsim, kā tehnoloģijas jeb personāla atlases programmas palīdz personāla atlases procesam kļūt efektīvākam – ievērojami ātrākam, vienādam visās organizācijas struktūrvienībās, ērti pārraugāmam un ar mazāku kļūdu iespējamību.
Lielākie izaicinājumi personāla atlasē
Personāla atlases speciālistam un personāla vadītājam vienlaikus ir jābūt racionālam plānotājam, radošu risinājumu meklētājam, lieliskam sarunu vadītājam un asredzīgam novērotājam. Īstam talantu medniekam! Turklāt mūsdienās atlases speciālistiem ir nācis klāt jauns uzdevums – “pārdot” savu uzņēmumu, jo aizvien biežāk ne tikai darba devējs izvēlas darbiniekus, bet arī darba meklētāji nopietni izsver, vai viņam konkrētā organizācija ir simpātiska, pirms uzsāk darbu tajā.
Aptaujājot personāla atlases speciālistus un personāla vadītājus par lielākajiem izaicinājumiem savā darbā, vairāk nekā 40 procentu speciālistu atbildēja, ka tas ir atbilstošu kandidātu trūkums. To pārvarēt ir īsta māksla. Personāla cilvēkam jāizdomā, kādus cilvēkus piesaistīt un kā izglītot, lai sava uzņēmuma iekšienē izaudzinātu vajadzīgos speciālistus.
Tam visam ir nepieciešams laiks. Ja personāla speciālistam lielu darba dienas daļu aizņem neatliekamu tehnisku darbu veikšana – darba sludinājumu rakstīšana un izvietošana, e-pasta pieteikumu šķirošana, atteikuma vēstuļu rakstīšana un nosūtīšana, iesūtīto CV pievienošana datu bāzei, – kā lai viņš liek lietā savas unikālās īpašības un veic šos pienākumus?
Soli pa solim apskatīsim visu darbinieku atlases ciklu un palūkosim, kur ar personāla atlases programmas palīdzību ir iespējams ietaupīt laiku. Lai tehniskos uzdevumus, kur speciālista prāts nav nepieciešams, dara personāla atlases programmas!
Darbinieku atlases cikls
Prasību apkopošana
Lai pieteiktos uzņēmumam piemērotākais potenciālais darbinieks, sludinājumā precīzi jānorāda prasības kandidātiem.
Iespējams, tās izvirza tikai nodaļas vadītājs, bet, var būt, ka prasības jāapkopo. Tad šurpu turpu tiek sūtīti e-pasti, kur viens no procesā iesaistītajiem vēlas kādu prasību pievienot, cits – to palabot vēl trešais – izslēgt šo, bet pievienot citu. Atlases projekta vadītājam tam visam ir jāseko līdzi, jāapkopo un jāsaskaņo rezultāts.
Visdrīzāk tieši tāpēc aptuveni puse no aptaujātajiem personāla speciālistiem teica, ka šis posms aizņem drīzāk daudz laika, bet otra puse uzskatīja, ka samērā maz. Tieši tā – reizēm prasību formulēšana notiek īsā sarunā vai vienā e-pastā, bet citreiz, ja jāsalāgo vairāku vadošo speciālistu vai uzņēmuma īpašnieku viedokļi – sarežģītā un laikietilpīgā procesā.
To iespējams atvieglot un paātrināt, ja tiek lietotas personāla atlases programmas, jo tad visas prasības iespējams apkopot vienuviet. Katrs atlases procesā iesaistītais sistēmā var gan ierakstīt prasības kandidātiem, gan tās izdzēst, uzreiz veidojot vienu sarakstu.
Sludinājuma publicēšana
Kad prasības ir noformulētas un teksts sludinājumam uzrakstīts, tas jānoformē atbilstoši uzņēmuma vizuālajam tēlam un jāpublicē. Bieži tas notiek vairākās vietās – Facebook, LinkedIn, uzņēmuma mājaslapā, sludinājumu portālos (piemēram, Latvijas vadošajā sludinājumu portālā CV-Online). Reizēm personāla vadītājam nav piekļuves šiem kanāliem, piemēram, ja par uzņēmuma sociālajiem tīkliem atbild cits darbinieks. Tad nākas lūgt kolēģa palīdzību. Laiks rit.
Bet ja to dara ar personāla atlases programmas palīdzību? Dažu minūšu laikā darba sludinājums, izmantojot organizācijas stilam pielāgotas sagataves, tiek noformēts un publicēts izvēlētajos kanālos.
Piesakās kandidāti
Reizēm jau sludinājuma publicēšanas dienā, organizācija sāk saņemt pieteikumus. Aiz katra no tiem stāv cilvēks, kurš gaida atbildi.
Latvijas Universitātes pētnieki veica pētījumu par uzņēmumu komunikāciju, kurā secināts, ka darba meklētājiem visnepatīkamākais ir atbildes gaidīšanas laiks pēc tam, kad ir nosūtīts pieteikums vakancei vai notikušas pārrunas. Divtik negatīvas emocijas raisās, ja atbilde, kaut noraidoša, tiek solīta, bet netiek saņemta vispār. Ar šādu situāciju ir saskārušies 95% cilvēku!
Tālredzīgi un par savu reputāciju domājoši uzņēmumi vienmēr un maksimāli ātri sniedz atbildi. Šoreiz nepiemērotais kandidāts, iespējams, ir arī uzņēmuma klients, bet nākotnē, strādājot citā organizācijā, viņš varbūt būs jūsu sadarbības partneris. Iespējams, viņš lieliski derētu nākamajai vakancei? Bet viņš vairs nepieteiksies, jo nevēlēsies strādāt kompānijā, kura neatbild kaut ar īsu e-pastu.
Uz vienu vakanci var tik atsūtīti vairāki desmiti pieteikumu. Lai katram atbildētu un nevienu neaizvainotu, ir vajadzīgs laiks. Kā var palīdzēt personāla atlases programmas? Sistēma pirmo komunikāciju: “Paldies! Jūsu pieteikums ir saņemts!” var veikt, personāla atlases speciālistam neiztērējot ne minūti.
Būtiski, ka, izmantojot dažas personāla atlases programmas, starp kurām ir arī Visma Enterprise izstrādātā EasyCruit, kandidāti, piesakoties vakancei, datorā, planšetē vai viedtālrunī, ne tikai nosūta savu CV un pieteikuma vēstuli, bet, ja darba devējs to vēlas, arī norāda noteiktu informāciju. Piemēram, par svešvalodu prasmēm vai novērtē savu zināšanu līmeni IT jomā. Tā kā šī informācija strukturētā veidā automātiski nonāk sistēmā, tā dod labus atskaites punktus, pēc kuriem būs daudz vieglāk salīdzināt pretendentus.
Pieteikumu apstrāde
Ja atsūtīto pieteikumu ir maz, tos ātri var apstrādāt manuāli. Bet ja to ir desmitiem? Un ja vienlaikus ir izsludinātas vairākas vakances?
Šādos gadījumos visbiežāk pieteikumi iekrīt īpaši šim nolūkam izveidotā e-pastā, piemēram, cv@uzņēmums.lv. Tad tiek izveidotas vairākas mapes, kurās pārnes vēstules atbilstoši vakancēm. Dažreiz tiek veidotas Excel tabulas, kur apkopo un grupē informāciju. Katrs mēģina tikt galā ar sakārtošanas darbu, izmantojot savus radošos risinājumus, kas šķiet efektīvākie.
Aptaujājot personāla jomā strādājošos, astoņi no desmit atbildēja, ka šis posms – pieteikumu apkopošana un izvērtēšana – aizņem daudz vai diezgan daudz laika.
Lietojot personāla atlases programmas, kandidātu e-pasti uzreiz sistēmā sakārtojas pa vakancēm, un no CV automātiski veidojas datu bāze. Turklāt personāla atlases programmas datu bāzē jau ir pieejama informācija – CV, interviju pieraksti, testu rezultāti, kolēģu vērtējumi – arī par iepriekšējo atlases projektu kandidātiem. Iespējams, ka ideālais jaunais darbinieks ir meklējams tieši tur?
Kad ir skaidrs, kuri kandidāti tiks uzaicināti uz darba interviju, pārējiem var pāris minūšu laikā nosūtīt atteikuma e-pastu.
Turklāt visi atlases procesā iesaistītie var viegli piekļūt sistēmā esošajiem datiem par kandidātiem, un, ja nepieciešams, datus no sistēmas var arī pārsūtīt uz e-pastu.
Intervijas, testēšana
Nākamais solis visbiežāk ir pārrunas. Parasti personāla atlases speciālists izdrukā kandidāta CV un intervijas laikā uz tā malām vai blociņā pieraksta komentārus, par atbildēm, ko potenciālais kolēģis sniedz. Visdrīzāk tās nebūs vienādi organizētas par katru kandidātu, un piezīmes mēdz arī pazust. Turklāt tās nav pieejamas visiem atlases procesā iesaistītajiem.
Personāla atlases programmas piedāvā jau intervijas laikā piezīmes veikt sistēmā. Šādi tās būs pieejamas gan citiem kolēģiem, gan pašam atlases speciālistam, ja pēc vairākām intervijām būs piemirsies, ko šis kandidāts atbildēja.
Patīkams sīkums, ko novērtēs kandidāti, – vēl pirms darba intervijas personāla atlases programmas var nosūtīt e-pasta vai sms atgādinājumu par intervijas laiku un tikšanās vietu, kā arī, piemēram, jautājumi, kuriem vēlaties, lai kandidāts sagatavojas.
95% no aptaujātajiem atlases speciālistiem atzina, ka interviju un kandidātu testēšanas posms aizņem visvairāk laika. Tieši darba intervijas laikā atlases speciālistam ir jāliek lietā visi savi talanti, lai sadzirdētu un saprastu, vai potenciālais darbinieks ir piemērots vakancei. Personāla atlases programmas šo procesu palīdz padarīt strukturētāku un pārskatāmāku un, atvieglojot pārējos posmus, atstāj šai cikla daļai vairāk laika un enerģijas.
Izvērtēšana, lēmums
Lēmums par atbilstošāko kandidātu var būt skaidrs uzreiz, bet reizēm tas prasa rūpīgu “par” un “pret” izsvēršanu.
Personāla atlases programmas šo procesu padara organizētāku un pārskatāmāku, turklāt ļauj to paātrināt, piemēram, uzreiz nosūtot atteikuma vēstules nepiemērotajiem kandidātiem. Atlases speciālists no sistēmas var izsūtīt izvērtēšanai atlasē iesaistīajiem kolēģiem pretendentu datus, kam nu ir pievienotas piezīmes no darba intervijām, iespējams, arī personības testu vai zināšanu pārbaudes uzdevumu rezultāti. Katrs atlases procesā iesaistītais sistēmas ietvaros var izvērtēt kandidātu. Rezultātā visa informācija nonāk vienuviet, sistēma aprēķina vidējo vērtējumu un ir skaidri redzams, kuri kandidāti ir atbilstošākie izvirzītajām prasībām.
Ja atlases procesā iesaistīti vairāki dalībnieki, nereti viss ievelkas, jo ne visi cilvēki ātri pieņem lēmumus. Protams, tehnoloģijas nespēj mainīt cilvēka dabu, bet var ietekmēt viņu rīcību. Ar personāla atlases programmas palīdzību iespējams arī ērti sūtīt atgādinājumus par termiņiem un darāmajiem darbiem. Turklāt, ja vienuviet ir ērti atrodami pieraksti par sākotnējām prasībām, tad ir vieglāk izsekot līdzi atlases projekta attīstībai un ievērot termiņus, par kuriem esat vienojušies.
Cilvēkiem, kurus izlemts pieņemt darbā, ar personāla atlases programmas palīdzību iespējams nosūtīt un saskaņot darba līgumus.
Bet kas notiek ar pārējiem? Jau minētajā Latvijas Universitātes veiktajā pētījumā aptaujātie atzina, ka gadījumos, ja ar viņiem nesazinās pēc darba intervijas, viņi jūtas sašutuši un savu negatīvo pieredzi pauž arī draugiem un paziņām. Tāpēc ir būtiski nosūtīt atbildi, pat ja tā ir atraidījums. Ar personāla atlases programmas palīdzību atlases speciālists sistēmā izvēlas noraidījuma iemeslu (nepietiekamas zināšanas, neizrāda pietiekamu motivāciju, neieradās uz pārrunām vai citu), kas paliks tikai uzņēmuma zināšanai, bet visi noraidītie kandidāti – kaut piecdesmit – saņem uzņēmuma komunikācijas stilam atbilstošu atbildi.
Procesa analīze
Šo posmu bieži izlaiž laika trūkuma dēļ, jo it kā atlases process – jaunais kolēģis ir pieņemts darbā – ir beidzies. Tomēr ir vērts atlases procesu izanalizēt.
No kuriem kanāliem atnāca visvairāk pieteikumu? Kādas zināšanas vai prasmes tika piedāvātas, bet kādu pretendentiem trūka? Ja analīzi veic manuāli, tas aizņem ļoti daudz laika. Bet, lietojot personāla atlases programmas, atskaites ir pieejamas ātri un ērti. Tās izpētot, nākamās atlases būs vēl efektīvākas. Būs skaidrs, kur vairāk izvietot sludinājumus, ko precīzāk norādīt un uzsvērt prasībās kandidātiem un ko piedāvāt, lai pretendentus ieinteresētu.
Personāla atlases programmas kļūst arvien izplatītākas
Protams, joprojām ir iespējams tikt galā ar darbinieku atlases procesu, izmantojot e-pastu, Exel tabulas un piezīmes blociņā. Bet ne velti jau daudzi veiksmīgi uzņēmumi, piemēram, Statoil, Rimi, DNB, Swedbank, SEB banka ir izvēlējušies personāla atlases programmas, lai šo procesu padarītu maksimāli raitu, pārraugāmu, efektīvu un vienmēr uzņēmuma tēlam atbilstošu.
Izvēlieties – kuru personāla atlases procesa daļu Jūs labprāt padarītu efektīvāku?