Ja gandrīz katram uzņēmumam ir skaidrs, kas ir grāmatvedības uzskaites sistēma un kāpēc tāda ir vajadzīga, tad personāla uzskaites sistēma joprojām daudziem šķiet kā ekstra, bez kuras iespējams iztikt. Joprojām daudzviet papīra dokumentu kalni un mapes, kas glabājas personāla vadītāja vai lietvedes pārziņā šķiet neizbēgama realitāte.
..
Personāla lietvedība ir organizēta tādā veidā tik ilgu laiku, ka daudzi uzņēmēji pat neiedomājas, ka varētu strādāt efektīvāk. Savukārt pašiem personāla speciālistiem vai lietvežiem nereti nav ne laika meklēt risinājumus situācijas uzlabošanai, ne pārliecības, ka izdosies vadības acīs pamatot izdevumus mūsdienīgāku risinājumu ieviešanai.
..
..
Cik lieliem uzņēmumiem ir jādomā par personāla uzskaites sistēmas ieviešanu?
Uzņēmumos, kuros darbinieku skaits nepārsniedz piecdesmit, iespējams, tiešām var iztikt ar personas lietu kartotēkām, papīra iesniegumiem un Excel dokumentu datu uzkrāšanai un atskaišu izveidošanai.
..
Ja tā turpina strādāt lielāki uzņēmumi ar 50 līdz 100 darbiniekiem, tad var teikt, ka uzņēmums nestrādā tik efektīvi, cik varētu. Tomēr tas nav nekas kritsiks – zaudējumi droši vien ir līdz 10 darba stundām mēnesī un kļūdas nerodas pārāk bieži.
..
Tomēr, ja bez personāla uzskaites sistēmas mēģina iztikt uzņēmumi ar vairāk nekā 100 darbiniekiem, varam būt pārliecināti, ka zaudējumi jeb neizmantotās iespējas ir nozīmīgas.
..
..
Kam nepieciešama personāla uzskaites sistēma?
Jāņem vērā, ka personāla uzskaites sistēmas ieviešana ir nozīmīga ne tikai personāla speciālistu un lietvežu darba efektivizēšanai. Jā, tā atbrīvos personāla daļas plauktus no dokumentu kaudzēm un ietaupīs laiku, kas iepriekš tika veltīts dokumentu apstrādei, tomēr ieguvumi neaprobežojas tikai ar šo struktūrvienību.
..
Algu grāmatveži
Personāla vadībai vajadzētu būt cieši saistītai ar algu aprēķinu. Galu galā, vai tad alga nav viens no svarīgākajiem priekšnoteikumiem, lai personāls ierastos darbā? Protams, motivācijas sistēmas, apmācības un patīkama darba vide ir būtiski faktori, bet visticamāk būtu grūti atrast tādu darbinieku, kuram nav svarīgi saņemt algu, prēmiju vai atvaļinājuma naudu noteiktajā laikā un apjomā. Tad kāpēc bieži uzņēmumos personāla speciālisti un grāmatveži dzīvo it kā atsevišķās pasaulēs?
..
Algu grāmatveža uzdevums ir skaidrs, bet nebūt ne vienkāršs – nodrošināt pareizu algu aprēķinu un izmaksu paredzētajā termiņā. Lai to paveiktu, svarīgi laikā saņemt visus dokumentus, kuriem bieži vien pirms nonākšanas pie grāmatveža, vispirms ir jāceļo caur personāla daļas speciālistu rokām. Vai tas vienmēr notiek bez aizķeršanās un vajadzīgais dokuments īstajā laikā nonāk pie algu grāmatveža? Pat ja jums šķiet, ka tā tas notiek, mēs ieteiktu par to parunāt ar pašiem grāmatvežiem. Pieredze rāda, ka grāmatvežiem tā ir nebeidzama cīņa – laicīgi saņemt visus dokumentus, ar nepieciešamajiem parakstiem un pareizi noformētus.
..
Ar algu aprēķina sistēmu integrēta personāla uzskaites sistēma un pašapkalpošanās portāls šo problēmu atrisina – dokumentu aprite kļūst ātrāka un vienkāršāka, līdz ar to – arī algu grāmatvežu efektivitāte ir augstāka.
..
..
Vadītāji
Viens no galvenajiem vadītāja uzdevumiem, ir nemitīgi meklēt veidus, kā uzņēmumam strādāt efektīvāk. Personāla speciālistu un grāmatvežu atbrīvošana no papīra lapu pārnēsāšanas viennozīmīgi palīdzēs šo mērķi sasniegt, tomēr ieguvumu ir vēl vairāk.
..
Mūsdienās vairs nepārsteidz apgalvojums, ka lēmumus ir prātīgi balstīt, nevis uz izjūtām, bet datiem. Tomēr lēmumu pieņemšanas procesam piemīt arī tā nelāgā īpašība, ka parasti tie jāpieņem steidzami. Attiecīgi, ja datu apkopošana ir laikietilpīga un sarežģīta, tad lēmumus pieņem novēloti vai neizmantojot datus.
..
Personāla uzskaites sistēma un citi IT rīki risina šo problēmu. Dati no sistēmām parasti ir pieejami dažādos griezumos un ir ērti eksportējami uz Excel vai līdzīgām programmām, kur tos iespējams ātri pārvērst vizuāli labi uztveramās atskaitēs.
..
..
Pārējie darbinieki
Iespējams, kāds varētu teikt: “Es vienmēr varu pieņemt darbā kādu studentu personāla lietvedības kārtošanai. Tas nav dārgi un tā es varu izvairīties no personāla uzskaites sistēmas ieviešanas izmaksām.” Zināmā mērā šim cilvēkam tiešām varētu būt taisnība – lai gan tas kļūst arvien grūtāk, tomēr joprojām ir iespējams atrast cilvēkus, kas par minimālu samaksu gatavi veikt rutīnas darbus. Tas, kas bieži šādā situācijā paliek nepamanīts – cik daudz sīku neērtību uz tā rēķina nākas pieciest pārējiem darbiniekiem.
..
Vairumā gadījumu personāla uzskaites sistēma tiek ieviesta kopā ar darbinieku pašapkalpošanās portālu. Ko tas nozīmē? Darbiniekiem vairs nav jātraucē personāla speciālisti vai vadītāji, lai noskaidrotu sev pieejamo atvaļinājuma dienu skaitu, nekur vairs nemētājas izdrukātas algas lapiņas, iesniegumi par atvaļinājuma piešķiršanu vairs negaida uz kāda rakstāmgalda brīdi, kad vadītājam būs laiks tos parakstīt. Visa šī informācija darbiniekiem ir ērti pieejama tiešsaistes portālā, kur viņi bez citu cilvēku iesaistes sev ērtā laikā un vietā var veikt nepieciešamās darbības.
..
..
Arvien vairāk ir vērojams, ka šādas iespējas darbinieki nu jau sagaida kā pašsaprotamas un situācijas, kad viņi ir spiesti meklēt kādu personāla daļas cilvēku, lai noskaidrotu sev svarīgu informāciju, tiek uzskatītas par uzņēmuma tehnoloģiskās atpalicības pierādījumu. Sagaidāms, ka nākotnē šī tendence tikai pastiprināsies. Lai gan personāla uzskaites sistēma pati par sevi parasti nenodrošina pašapkalpošanās iespējas, tai noteikti ir jābūt, lai uzņēmums varētu šīs iespējas nākotnē izmantot.
..
Turklāt, kā jau iepriekš minēts, personāla uzskaites sistēma nodrošina daudz labāku un ātrāku dokumentu apriti algu aprēķina vajadzībām. Līdz ar to, ievērojami samazinās sensitīvās kļūdas, ko darbinieks pamana savā algas kontā. Variet nojaust, kādu ietekmi šādas kļūdas var atstāt uz darbinieku apmierinātību vai uzņēmuma finanšu situāciju.
..
Kā izvēlēties personāla uzskaites sistēmu?
Sākot savas personāla uzskaites sistēmas meklējumus, uzņēmuma vai personāla vadītājs pārliecināsies, ka piedāvājums ir plašs. Pētot tuvāk, izrādīsies, ka zem personāla uzskaites sistēmu vārda var slēpties produkti ar pārsteidzoši dažādu funkcionalitāti. Tie var būt ļoti primitīvi rīki, kas tikai nedaudz pārsniedz Excel tabulu sniegtās iespējas, vai ārkārtīgi komplicētas sistēmas, kas nodrošina visas iedomājamās un neiedomājamās likumdošanas prasības un procesu vadības scenārijus. Tāpēc jau pašā sākumā vērts definēt uzņēmumam svarīgākos kritērijus, no kuriem neatkāpties piedāvājumu izvērtēšanas procesā.
..
Protams, katram uzņēmumam šie kritēriji var būt atšķirīgi, tomēr pamatā vajadzētu raudzīties, vai sistēma atbilst vismaz šīm minimālajām prasībām:
..
..
Savienojamība ar algu aprēķina sistēmu
Lai ieguvums no sistēmas būtu visam uzņēmumam, nevis tikai personāla daļai, svarīgi izvēlēties tādu risinājumu, ar kura palīdzību datu nodošana no vienas struktūrvienības otrai, ir ērta un vienkārša. Ne vienmēr tas nozīmē, ka jāizvēlas viena ražotāja programmas abām funkcijām. Tomēr pieredze rāda, ka ar integrācijas projektiem jābūt uzmanīgiem un ne vienmēr iespējams tehniski nodrošināt datu apmaiņu starp dažādām sistēmām.
..
..
Pašapkalpošanās portāls
Nereti uzņēmums lielāku ieguvumu jūt no pašapkalpošanās risinājuma, nevis personāla uzskaites sistēmas. Tomēr tie nav iespējami viens bez otra, tāpēc organizācijai ir jāsāk ar personāla sistēmas ieviešanu. Tāpēc jau sākumā ir svarīgi izvēlēties sistēmu, ar kuras palīdzību vēlāk būs iespējas nodrošināt pašapkalpošanās funkcijas.
..
..
Atbilstība likumdošanai
Personāla uzskaites jomā likumdošana nav tik specifiska kā, piemēram, algu vai nodokļu aprēķinam. Tāpēc uzņēmumiem ir iespējas izmantot arī ārvalstu produktus. Tomēr jāņem vērā, ka ierastā prakse dažādās valstīs atšķiras un, īpaši valsts iestādēm, ir nepieciešams gatavot dažādus pārskatus un pakļauties specifiskām likumdošanas normām. Tāpēc ir svarīgi sistēmas izvēlē ņemt vērā šīs vajadzības un lūkoties pēc risinājuma, kas tās spēj nodrošināt.
..
..
Atbalsta pieejamība
Personāla process ir sarežģītāks, nekā varētu šķist paviršam vērotājam no malas. Ļoti iespējams, kas personāla uzskaites sistēmas ieviešana radīs nepieciešamību ik pa brīdim konsultēties par tās lietošanu, veikt jaunu lietotāju apmācības vai izmaiņas tās konfigurācijā. Tāpēc ir svarīgi noskaidrot:
- vai un kādas atbalsta iespējas būs pieejamas sistēmas lietošanas laikā;
- vai un par kādu samaksu piegādātājs nodrošina konsultācijas;
- vai ir pieejams arī kāds bezmaksas atbalsts, piemēram, lietotāju foruma veidā?