Šķiet, ka ikviens ir dzirdējis par resursu vadības sistēmām (ERP), kas uzņēmumiem palīdz organizēt darba procesus un efektīvi pārvaldīt savu biznesu. Liela daļa uzņēmumu ir vismaz apsvēruši šādas sistēmas ieviešanu. Mūsdienu konkurences apstākļos tā ir vel viena iespēja uzlabot sava biznesa rezultātus, ko uzņēmumi veiksmīgi izmanto.
Taču līdzās šo programmu popularitātes pieaugumam un tehnoloģiskajai attīstībai, rodas arī virkne mītu, kas nebūt neatbilst patiesībai. Šajā rakstā esam apkopojuši piecus maldīgus pieņēmumus par ERP sistēmām.
Mīts Nr. 1: ERP ir tikai grāmatvedības programma
Lai gan grāmatvedība ir daļa no resursu vadības sistēmas, ERP nav vienkārši jauna grāmatvedības programma. Resursu vadības sistēma sniedz daudz plašāku funkciju un iespēju klāstu, kas ļauj uzņēmumam strādāt efektīvāk.
Atšķirībā no grāmatvedības sistēmas, kuras galvenais mērķis ir nodrošināt uzņēmuma resursu uzskaites atbilstību likumu prasībām, ar resursu vadības sistēmas palīdzību iespējams nodrošināt ne tikai likumam atbilstošu grāmatvedības uzskaiti, bet arī automatizēt un efektivizēt dažādus uzņēmuma iekšējos procesus.
Skaidrs, ka jebkurā uzņēmumā līdzās grāmatvedībai notiek arī citi procesi, piemēram, preču pasūtīšana un ieprikšana, noliktavas uzskaite, pārdošana, mārketings, personāla vadība utt. Šos procesus, protams, nevar pārvaldīt ar grāmatvedības programmu, tādēļ uzņēmumā tiek ieviestas citas programmas, Excel dokumenti un citi kontroles mehānismi. Šādu, ne vienmēr efektīvu, darba procesu iespējams optimizēt ar ERP programmas ieviešanu, kas visus šos procesus apvieno vienā sistēmā, ļaujot dažādām uzņēmuma nodaļām darboties vienoti.
ERP uzdevums ir palīdzēt uzņēmumam plānot savus resursus tā, lai tie sniegtu vislielāko atdevi. Visi svarīgākie procesi un dati redzami un kontrolējami vienā sistēmā, ļaujot samazināt izmaksas, ietaupīt cilvēkresursus, samazināt kļūdu rašanās iespējas un efektivizēt precesus.
Mīts Nr. 2: ERP uzlabo tikai vadības līmeņa darbinieku ikdienu
Viens no ERP sistēmu piedāvātajiem ieguvumiem, tik tiešām ir to sniegtā plašā informācija un dati par uzņēmuma situāciju, kas palīdz vadībai pieņemt pārdomātus lēmumus un veicināt labāku darba organizāciju. Taču ieguvumi no ERP sistēmas ieviešanas sajūtami visā uzņēmumā, jo tiek uzlaboti darba procesi visos tā līmeņos.
Resursu vadības sistēma atvieglo informācijas izplatīšanu uzņēmumā, uzlabojot darbinieku savstarpējo komunikāciju, projektu plānošanas procesu, samazina dubultā veicamo darbu skaitu un izmaksas utt. Piemēram, ERP sistēma ļauj pārdevējam piekļūt noliktavas krājumu uzskaitei, lai bez fiziskas noliktavas pārskaitīšanas zinātu, cik lieli ir preču krājumi, un rezervēt vajadzīgās preces. Ražošanas procesu vadītājs var plānot darbu, balstoties uz precīziem datiem un informāciju. Jebkurš darbinieks var elektroniski pieteikt atvaļinājumu, iesūtīt iesniegumus utt.
Svarīgs aspekts tajā, cik lielu ieguvumu no ERP sistēmas ieviešanas izjutīs uzņēmums, ir arī darbinieku apmācībām sistēmas lietošanā. Tikai zinošs darbinieks spēs pilnībā izmantotu ieviestās ERP sistēmas funkcionalitāti savā labā. Ja darbinieki nebūs informēti par sistēmas piedāvātajām iespējām, viņiem sistēma šķitīs lieka un nevajadzīga. Tāpat, ja darbinieki nebūs apmācīti kā šīs iespējas izmantot, viņiem sistēma šķitīs sarežģīta un apgrūtinoša. Attiecīgi, neapmācīti darbinieki sistēmu neizmantos vispār vai neizmantos to pilnībā, samazinot uzņēmuma potenciālos ieguvumus no ERP ieviešanas.
Mīts Nr. 3: ERP ieviešana vienmēr ir dārga
Komplicētas ERP sistēmas ieviešana ir finansiāli liels ieguldījums uzņēmuma attīstībā. Taču tehnoloģiju attīstības rezultātā ERP sistēmas kļūst daudz pieejamākas plašākam klientu lokam. Šobrīd ERP sistēmas ir pieejamas dažādos formātos un komplektācijās, attiecīgi mainoties arī to cenai.
Turklāt, ERP ražotāji piedāvā dažādus cenošanas mehānismus, kas samazina izmaksas par sistēmas iegādi. Piemēram, pāreja no licenču iegādes uz abonēšanu ļauj uzņēmumiem maksāt tikai par to funkcionalitāti, kas tam nepieciešama un pielāgot to lietošanas laikā. Vairs nav nepieciešamas lielas sākotnējās investīcijas licencēs vai lietotāju skaita un fukcionalitātes izmaiņās.
Turklāt, izsverot visus “par” un “pret” resursu vadības sistēmas iegādei, izmaksu pozīcijā jāņem vērā arī tas, ka ERP sistēmas ieviešanas rezultātā tiks uzlaboti darba procesi uzņēmumā, samazināta manuālā darba nepieciešamība un kļūdu risks, izslēgta darbu dubultošanās utt., kas samazinās uzņēmuma kopējās izmaksas.
Mīts Nr. 4: ERP ieviešana vienmēr ir ilga un sarežģīta
Līdzīgi, kā ERP cena, arī ieviešanas laiks un sarežģītība ir atkarīga no katra uzņēmuma unikālajām vajadzībām un prasībām. Sistēmas ieviešanas ilgumu ietekmē tas, kā tiek organizēti procesi uzņēmumā, kādas ir klienta vajadzības, cik liels ir uzņēmums, cik daudz ir darbinieku un citi faktori.
Skaidrs, ka gadījumā ja uzņēmumam nav nepieciešamas nopietnas sistēmas izmaiņas un individuāla konfigurācija atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, ieviešanas process būs daudz ātrāks. Šādos vienkāršos gadījumos, kad klients ir gatavs savus procesus pielāgot esošajai sistēmai, ir iespējams izmantot iepriekš konfigurētus uzstādījumus un neveikt pielāgojumus. Taču gadījumā, ja klients vēlas veikt lielākus vai mazākus individuālus pielāgojumus, process attiecīgi būs ilgāks un sarežģītāks.
Nevaram viennozīmīgi apgalvot, ka ERP ieviešanas process visiem uzņēmumiem būs ļoti ilgs, jo to ietekmē gan katra individuāla uzņēmuma biznesa specifika, gan prasības un izvēlētās ERP sistēmas sniegtās iespējas.
Mīts Nr. 5: ERP ir piemērots tikai lieliem uzņēmumiem
Sākotnēji ERP sistēmas tik tiešām sāka ieviest lielie uzņēmumi, kuri nodarbina lielu darbinieku skaitu un ikdienā pārvalda sarežģītus procesus. Taču šobrīd ERP sistēmas ir piemērojamas arī mazāka izmēra uzņēmumiem, kas vēlas efektivizēt savus procesus.
Protams, ja uzņēmums ir ļoti neliels un to iespējams pārvaldīt bez papildus kontroles mehānismu ieviešanas, ERP sistēma tam nav nepieciešama. Taču uzņēmumam augot, un palielinoties darbinieku, pircēju, sadarbības partneru, transakciju un citu procesu skaitam, savu saimniecību pārvaldīt kļūst arvien sarežģītāk. Šādos gadījumos, jāmeklē uzņēmuma specifikai abilstoša ERP sistēma.
Tirgū pieejamas dažādas ERP sistēmu komplektācijas ar plašām pielāgojamības iespējām. Pirmkārt, dažādas ERP sistēmas piedāvā atšķirīgu funkcionalitāti (piemēram, grāmatvedība, ražošana, noliktava utt.) un pakalpojumu klāstu (klientu atbalsts, programmas uzturēšana, atjauninājumi utt.). Otrkārt, ERP ražotāji var piedāvāt individuālu sistēmas pielāgojamību uzņēmuma vajadzībām.
Tāpat, ne tikai ERP sistēmu ražotāju piedāvājums, bet arī pašu uzņēmumu vajadzības ir atšķirīgas. Piemēram, uzņēmums, kas ražo viena veida preces visticamāk savās ERP vajadzībās atšķirsies no uzņēmuma, kas ražo vairākas produktu līnijas. Tāpat, metāla priekšmetu ražotāja vajadzības atšķirsies no bioloģisko produktu ražotāja vajadzībām. Līdzīgi arī nelielam uzņēmumam būs citādākas vajadzības, nekā lielam uzņēmumam. Ņemot vērā šīs atšķirības, tirgū pieejamas dažādas resursu vadības sistēmas, kas pielāgojamas dažādiem uzņēmumiem.
Nevar teikt, ka ERP sistēmas nav piemērotas nelieliem uzņēmumiem. Visdrīzāk varam apgalvot, ka ne visas ERP sistēmas ir piemērotas visiem uzņēmumiem. Tādēļ pirms sistēmas ieviešanas, rūpīgi jāizvērtē sistēmas atbilstība konkrētā uzņēmuma specifikai.