Būtiska tendence finanšu procesu jomā mūsdienās ir dažādu procesu pārnešana uz e-vidi. Viens no šādiem procesiem – piegādātāju rēķinu digitalizācija un apstrāde elektroniski. Ko tas nozīmē un kādus ieguvumus tas sniedz uzņēmumiem un organizācijām?
.
Mūsdienās ir iespēja daudzus grāmatvedības procesus, kas vēsturiski ir pārvaldīti papīrā, pārnest uz e-vidi. Piemēram – piegādātāju rēķinu apstrādi.
.
Prakse rāda, ka lielāko daļu rēķinu uzņēmumā saņem papīra un PDF formātā. Parasti PDF dokumentus izdrukā, rēķinus saskaņo vīzējot rēķina oriģinālu vai PDF izdruku, grāmatojumu kontus norāda uz paša rēķina pirms tā ievades grāmatvedības sistēmā u.t.t.
.
Pēc veiktiem pētījumiem un aprēķiniem ir noskaidrots, ka viena papīra rēķina apstrādes kopējās izmaksas uzņēmumā svārstās no 5-10 EUR. Ieviešot piegādātāju rēķinu digitalizāciju, apstiprināšanu, grāmatošanu un glabāšanu e-vidē, viena rēķina apstrādes izmaksas ir aptuveni 1,5 EUR.
.
Pašsaprotami, ka papīra un PDF rēķinu ēra vēl turpināsies ilgi. Tomēr uzņēmumiem ir labas iespējas uzlabot efektivitāti sākot izmantot rēķinu digitalizācijas pakalpojumu savienojumā ar rēķinu elektroniskas apstrādes risinājumu. Tas dod iespēju modernizēt piegādātāju rēķinu apstrādes procesu uzņēmumā, kas parasti grāmatvežiem aizņem gan daudz laika, gan citus resursus.
Ko nozīmē rēķinu digitalizācija?
Iegūt digitalizētu rēķinu nozīmē izgūt rēķina metadatus no papīra vai PDF rēķina. Parasti rēķinu digitalizācija tiek nodota ārpakalpojumā uzņēmumam, kas specializējas šādu pakalpojumu sniegšanā. Pakalpojuma sniedzējs pēc papīra rēķina skenēšanas un/vai PDF rēķina saņemšanas, ar specializētu programmatūru veic automātisku datu atpazīšanu. Pēc tam profesionāls digitalizācijas speciālists pārbauda atpazītos datus atbilstoši rēķina attēla informācijai. Ja iesūtītais rēķins nav sagatavots atbilstoši likumdošanas noteikumiem un/vai trūkst kāda būtiska informācija, rēķins tiek aizsūtīts atpakaļ rēķina sūtītājam ar lūgumu to izlabot.
.
Visbeidzot metadatu formā sagatavotie rēķini katru dienu tiek iesūtīti piegādātāju rēķinu aprites risinājumā un tālāk – norēķinu sistēmā. Savukārt fiziski saņemtie papīra rēķini tiek atgriezti pakalpojuma saņēmējam, vai arī papīra rēķinu uzglabāšanu var uzņemties digitalizācijas pakalpojuma sniedzējs.
Rēķinu digitalizācijas priekšrocības
Naudas ietaupījums – iespēja ietaupīt līdz 80% no piegādātāju rēķinu apstrādes izdevumiem.
.
Darbinieku produktivitātes paaugstināšana – darbinieku resursus, ko iepriekš izmantoja rēķinu manuālai ievadei un apstiprināšanai, var virzīt uz aktivitātēm ar lielāku pievienoto vērtību organizācijas pamatdarbībai, piemēram – uzņēmuma finanšu plūsmas plānošanai vai uzņēmuma vadības konsultācijām par finanšu pārvaldības politiku.
.
Laika ietaupījums – rēķinu digitalizācija vairākas reizes samazina datu ievades un pārbaudes laiku, kā arī tālākajā rēķinu aprites procesā dod ievērojamas priekšrocības un ērtības rēķinu apstiprināšanā, salīdzinot ar papīra rēķinu apriti.
.
Datu kvalitātes uzlabojums – izmantojot rēķinu digitalizācijas pakalpojumu, būtiski samazinās kļūdaini apstrādāto rēķinu skaits – digitāli apstrādātu rēķinu datu kvalitāte var sasniegt pat 99,6%.
Kas jāņem vērā, izvēloties rēķinu digitalizācijas pakalpojumu?
Apstrādājamo rēķinu apjoms organizācijā – rēķinu digitalizācijas pakalpojumu iespējams nodrošināt neatkarīgi no apstrādāto rēķinu apjoma. Ir vērts nopietni apsvērt šo iespēju, ja apstrādājamo rēķinu skaits organizācijā ir virs 200 rēķiniem mēnesī.
.
Savietojamība ar grāmatvedības programmu – lai digitalizētos rēķinus varētu apstrādāt elektroniski, grāmatvedības programmai ir jāatbalsta šo procesu. Tas var nozīmēt papildus licenču iegādi.
.
Pakalpojuma sniedzēja pieredze – ir vērts noskaidrot, kā pakalpojuma sniedzējs nodrošina procesa drošību, kādas ir garantijas darbu izpildei, kā arī ievākt klientu atsauksmes.
.
Grāmatvedības un resursu vadības sistēmas Horizon klientiem digitalizēto rēķinu elektroniskai apstrādei jāiegādājas rēķinu saskaņošanas funkcionalitāte. To izmantojot, elektroniskos rēķinus var ērti vīzēt, apstiprināt un nodot apmaksai.
.
Savukārt digitalizācijas jomā vairums Horizon klientu izvēlas sadarboties ar uzņēmumu Fitek, kas piedāvā pilnu pakalpojumu kompleksu – dažādu dokumentu skenēšanu, digitalizāciju, elektronisko un fizisko arhivēšanu.