Jaunas IT sistēmas ieviešana gandrīz nekad nav vienkāršs process. Sākotnēji tas vienmēr nozīmē arī pārmaiņas un papildu darbu uzņēmuma darbiniekiem, kam pozitīvi rezultāti ieraugāmi vien pēc zināma laika. Sistēmu ieviešanas projektu neveiksmes cēloņi reti ir tehniski. Daudz biežāk problēmas rodas no nepietiekamas sagatavošanās, sliktas pārmaiņu vadības vai cilvēkresursu trūkuma dēļ.
VISMA (iepriekš FMS) ar grāmatvedības un resursu vadības sistēmas Horizon ieviešanu nodarbojas jau vairāk nekā 10 gadus. Šajā laikā sistēmas ir “iedzīvinātas” vairākos simtos dažāda lieluma un profila organizācijās. Balstoties uz pieredzi, esam apkopojuši 5 svarīgākos soļus, kas uzņēmumam jāparedz katrā resursu vadības sistēmas ieviešanas projektā.
1. Projekta komandas izveidošana
Katram IT sistēmas ieviešanas projektam ir jābūt atbildīgajai personai gan piegādātāja, gan saņēmēja pusē. Ir virkne darbu un lēmumu, ko pat visprasmīgākais piegādātāja projekta vadītājs nevar pieņemt klienta vietā. Ja klienta pusē nav nozīmēts projekta atbildīgais vai nav paredzēts laiks, ko šis cilvēks varēs veltīt projektam, tad lēmumi netiek pieņemti un darbi kavējas.
Svarīgi, lai projekta vadītājam būtu paredzēts:
- Laiks darbam ar ieviešanas procesu. Projekts atsevišķos posmos var aizņemt līdz pat 50-100% darbinieka laika, līdz ar to ir jābūt skaidram, kurš veiks šī cilvēka ikdienas pienākumus laikā, kad viņš būs aizņemts ar sistēmas ieviešanu.
- Lēmumu pieņemšanas tiesības. Ir skaidri jādefinē un jāpaskaidro, kādus lēmumus ir tiesīgs pieņemt projekta vadītājs. Jo lēmumu pieņemšanas process būs ātrāks, jo raitāk projekts virzīsies uz priekšu.
Grāmatvedības sistēmu projektu vadību uzņēmuma pusē visbiežāk uztic galvenajam grāmatvedim, tomēr tas var būt arī cits darbinieks. Lai gan no projekta vadītāja ir atkarīgs daudz, jāreķinās, ka būs nepieciešama arī atbalsta komanda uzņēmuma iekšienē. Jau projekta sākumā ir jāparedz, ka tajā iesaistīties arī citi darbinieki.
Galvenās iesaistītās personas parasti ir:
- Galvenais grāmatvedis (grāmatvedības sistēmu ieviešot, tas visbiežāk arī ir projekta vadītājs)
- Finanšu vadītājs
- Struktūrvienību vadītāji, kuru procesus ietekmēs sistēmas ieviešana (apmērs ir atkarīgs no ieviešamās funkcionalitātes apjoma – resursu vadības sistēmas ieviešana var skart personāla, ražošanas, noliktavas, loģistikas un citas nodaļas)
- IT atbalsta personāls
- Uzņēmuma vadītājs
Visām šīm personām ir jābūt informētām par projektu un jāparedz laiks iesaistei tajā.
Īpaša loma ir uzņēmuma vadītājam – ja sistēmas ieviešanas projekts netiks uzskatīts par prioritāti uzņēmuma augstākās vadības acīs, ir ļoti liela iespēja, ka tas cietīs neveiksmi.
2. Projekta plāns un darbu sadalījums
IT sistēmas ieviešana sākas ar projekta plānu, kurā tiek skaidri definēts “ko”, “kurš” un “kurā brīdī” darīs.
Sadarbībai ar sistēmas piegādātāju un pircēju var būt dažādi modeļi. Ir uzņēmumi, kas lielāko daļu darbu uztic sistēmas piegādātājam un ir tādi, kas vēlas šos darbus iespējami lielā apjomā veikt pašu spēkiem. Ieguvumi un trūkumi ir abiem variantiem, bet, jebkurā gadījumā, svarīgi ir jau laicīgi vienoties, kā notiks darbi. Vissliktākā ir situācija, ja abām pusēm ir atšķirīgs priekšstats par saviem pienākumiem. Rezultātā – darbu paveikšanai nav paredzēts laiks vai līdzekļi un projekta pabeigšana kavējas.
Veidojot projekta plānu ir svarīgi paredzēt arī veidu, kā notiks komunikācija. Lai arī ir saprotama vēlme izvairīties no birokrātijas un šķiet, ka visu ir iespējams sarunāt projekta gaitā, prakse rāda, ka no daudziem sāpīgiem pārpratumiem varētu izvairīties, ja tiktu ievērotas arī formāli noteiktās komunikācijas procedūras. Tām nav jābūt sarežģītām – iknedēļas tikšanās, zvans vai e-vēstule par projekta progresu ļauj visiem iesaistītajiem sekot projekta gaitai un laicīgi reaģēt uz potenciālajām problēmām.
Bieži projekta plāns beidzas ar brīdi, kad sistēma ir tehniski gatava darboties un netiek paredzēta pietiekama uzmanība pārmaiņu vadības pasākumiem uzņēmumā. Tā ir kļūda, kas nereti noved pie grūtībām pilnvērtīgi uzsākt programmas izmantošanu. Cilvēki, kas bijuši iesaistīti sistēmas izvēles un ieviešanas procesā, ar jauno risinājumu ir pazīstami un saprot jauninājumu nepieciešamību. Savukārt pārējiem darbiniekiem jaunā sistēma sākumā nozīmē tikai un vienīgi neērtības – ir jāatsakās no kaut kā pierasta, jāmācās jaunas lietas un jāstrādā citādāk. Tāpēc ir laicīgi jāplāno, kā darbinieki ar sistēmu tiks iepazīstināti un kāds ir ātrākais un labākais veids, kā parādīt, uzņēmuma ieguvumus no jaunā risinājuma.
3. Sistēmas uzstādīšana un konfigurācija
Sistēmas konfigurācija ir process, kura laikā iegādātā sistēma tiek pielāgota uzņēmuma vajadzībām atbilstoši pārdošanas procesa laikā sarunātajam.
Vienkāršos gadījumos, ja uzņēmums ir gatavs savus procesus pielāgot sistēmai, ir iespējams izmantot sistēmu ar iepriekš konfigurētiem uzstādījumiem un neveikt nekādus pielāgojumus. Šajā gadījumā piegādātājs tikai veic sistēmas instalāciju, uzstāda sākumkonfigurāciju un iespējams uzreiz ķerties pie nākamā soļa.
Tomēr visbiežāk uzņēmumumi vēlas veikt kaut vai nelielus individuālus pielāgojumus. Nepieciešamo pielāgojumu apjomu ne vienmēr sākotnēji ir viegli novērtēt, jo darba gaitā nereti atklājas iepriekš nezināma informācija vai rodas jaunas idejas par procesu risinājumiem.
Ja pirkšanas procesā uzņēmums ir vienojies par fiksētu ieviešanas darbu cenu, tad sistēma tiek konfigurēta tieši tā, kā definēts iegādes laikā. Ja šis process galu galā aizņem vairāk laika – zaudētājs ir piegādātājs, ja mazāk – piegādātājam ir iespēja nopelnīt vairāk, tam patērējot mazāk stundu nekā plānots. Pēdējā laikā arvien populārāk kļūst ieviešanas izmaksas aprēķināt “pēc fakta” – uzņēmums maksā tieši par darbam patērēto laiku. Tas ļauj konfigurācijas procesam pieiet daudz elastīgāk, darba gaitā mainot prasības, kā arī uzņemoties daļu darbu paveikt pašu spēkiem vai, tieši otrādi, – saprotot, ka laika un prasmju tomēr nepietiek, uzticēt darbus konsultantam.
4. Datu pārnešana
Ja vien sistēmas iegāde nenotiek brīdī, kad uzņēmums uzsāk darbību, tam jau ir uzkrāti kādi dati, kam vajadzētu būt grāmatvedības vai resursu vadības sistēmā. Kā likums, šie dati nav ideālā kārtībā un pirms to pārnešanas varētu būt nepieciešams veikt datu kārtošanu.
Datu kārtošana var būt ļoti laikietilpīgs process, tāpēc pirmais, kas būtu jāsaprot – vai un kādus datus jūs vēlaties pārcelt uz jauno sistēmu? Ir uzņēmumi, kas darbu ar jaunu sistēmu izvēlas uzsākt ar tukšu datu bāzi. Šādā gadījumā var izvairīties no datu kārtošanas, bet “vecā” sistēma kādu laiku vēl ir jāuztur, lai nodrošinātu piekļuvi datiem. Tas ir optimāls variants, ja nav vēlmes un vajadzības jaunajā sistēmā veidot vēsturiskus pārskatus. Visbiežāk uzņēmumi izvēlas pārcelt daļu no datiem, bet pavisam novecojušu informāciju atstāt iepriekšējā sistēmā.
Parasti tiek pārnesti šāda veida dati:
- Preču (nomenklatūru) saraksts
- Pamatlīdzekļu saraksts
- Inventāra saraksts
- Klientu saraksts
- Darbinieku personas un amata dati
Datu pārnešana notiek ar Excel veidņu palīdzību – datus no “vecās” sistēmas izeksportē Excel veidnē, tos sakārto un ar Excel veidni importē jaunajā sistēmā.
5. Apmācības
Ja jūsu uzņēmuma grāmatveži ar jauniegādāto programmu iepriekš nav bijuši pazīstami, ir jāparedz laiks un līdzekļi darbinieku apmācībām. Cik ilgs laiks vajadzīgs, būs atkarīgs no izvēlētās funkcionalitātes un darbinieku pieredzes.
Noteikti ir vērts padomāt, lai sākotnējo apmācību saņem vairāk nekā viens darbinieks. Nereti uzņēmumi plāno, ka mācīsies tikai viens darbinieks, kas pēc tam zināšanas nodos tālāk. Šāds plāns ir riskants, jo, visticamāk, darbinieks nespēs zināšanas nodot pilnībā. Turklāt, ja rodas situācija, kad darba attiecības ir pārtrauktas, ir nepieciešams daudz ilgāks laiks, lai pienācīgi sagatavotu aizvietotāju.
Par nepieciešamību mācīties nevajadzētu aizmirst arī pēc sistēmas ieviešanas projekta pabeigšanas. Pat vienkāršām grāmatvedības sistēmām ir iespējas, kuras var apgūt tikai laika gaitā. Ja izvēlēts jaudīgāks resursu vadības sistēmas risinājums, tad diezgan droši var apgalvot, ka darba efektivitāti iespējams uzlabot, vienkāši labāk apgūstot sistēmas lietošanu.
Lielākie grāmatvedības un resursu vadības sistēmu ražotāji šim nolūkam piedāvā maksas un bezmaksas apmācības, kā arī mācību resursus internetā.
Nobeigumā
Jaunas grāmatvedības vai resursu vadības sistēmas ieviešana būs veiksmīga, ja uzņēmums tam būs optimāli sagatavojies.
Tas nozīmē:
- Zināt, ko tieši vēlaties panākt ar jaunas sistēmas ieviešanu;
- Atvēlēt tam pietiekamus naudas un laika resursus;
- Atrast pareizo sadarbības partneri vai piegādātāju, kas saprot uzņēmuma vajadzības un ir spējīgs sniegt profesionālu palīdzību.
Lai izdodas!