Mūsdienās reti kura organizācija spēj visas savas biznesa vajadzības atbalstīt ar vienas sistēmas palīdzību. Pat izvēloties plašas funkcionalitātes ERP risinājumu, kas ietver grāmatvedības, personāla vadības, lietvedības, noliktavas uzskaites un citas funkcijas, āpus tās atbalstīto procesu klāsta visticamāk paliks dažādas specifiskas uzņēmuma vajadzības.
Ja vienā sistēmā rodas vai tiek ievadīti dati, kas jāizmanto arī citā sistēmā veicamajām darbībām, ir jādomā par to, kā šos datus starp dažādajām programmām pārnest. Diemžēl joprojām daudzi uzņēmumi izvēlas to darīt “ar rokām”. Atsevišķos gadījumos tas notiek izgūstot failus ar datiem no vienas sistēmas un pēc tam ielādējot tos citā. Tomēr biežāk uzņēmuma darbinieki tērē laiku, datus no vienas programmas pārvadot citā vai arī vienus un tos pašus datus ievadot dažādās vietās. Tas ir ne tikai laikietilpīgi un dārgi, bet arī noved pie kļūdu rašanās, lēnākiem procesiem un problēmām pietiekami ātri iegūt dažādas atskaites un datu atspoguļojumu.
Tāpēc organizācijas, kam rūp efektivitāte, veido sistēmu integrācijas risinājumus automātiskai datu apmaiņai starp dažādām programmām (sistēmām). Daudzi uzņēmumi izvēlas integrēt:
- starptautiski izmantoto grāmatvedības sistēmu ar vietējo algu aprēķina sistēmu;
- grāmatvedības sistēmu ar programmatūru pamatdarbības nodrošināšanai (ražošanai, tirdzniecībai);
- noliktavas uzskaites sistēmu ar internetveikala risinājumu;
- ERP sistēmu ar svaru sistēmu, kases sistēmu;
- ERP sistēmu ar Dokumentu vadības sistēmu;
- specifiski detalizētu darba laika uzskaites un aprēķinu sistēmu;
- dažādas rēķinu integrāciju sistēmas
- personāla uzskates sistēmu ar talantu vadības risinājumiem u.c..
Kā notiek sistēmu integrācija?
Integrācija ir divu vai vairāku sistēmu savienošana, nodrošinot datu apmaiņu starp tām. Lai datu apmaiņu padarītu vienkāršāku, vairums mūsdienu programmatūras ražotāji pievērš lielu uzmanību sava API (Application Programming Interface) izstrādei. Stipri vienkāršojot, ja iedomājamies divas sistēmas kā vadus, tad to API ir kā kontaktligzda un kontaktdakša, kas ļauj šos vadus savienot, padarot datu apmaiņu iespējamu.
Tomēr analoģija par divu vadu savienošanu ar kontakta palīdzību liek sistēmu integrācijas procesam šķist maldinoši vienkāršam. Lai gan labs API padara sistēmu integrāciju iespējamu, realitātē šis process tāpat ir sarežģīts un darbietlpīgs. Pieņemot lēmumu par sistēmu integrācijas veikšanu, ir svarīgi apzināties, ar ko šajā procesā ir jārēķinās. Tas ļaus vadīt riskus, izvairoties no nepatīkamiem un dārgiem pārsteigumiem.
6 izplatītākie zemūdens akmeņi integrācijas projektos
Integrācijas mērķis
Sākot jebkuru sistēmas izstrādes, ieviešanas vai integrācijas projektu, ir svarīgi definēt tā mērķi jeb sasniedzamos rezultātus biznesam svarīgos mērījumos. “Nodrošināt datu apmaiņu starp divām sistēmām” pats par sevi nav mērķis, tas ir tikai līdzeklis kādu biznesa uzdevumu sasniegšanai. Mērķis parasti ir ietaupīts laiks (tas var tikt izteikts konkrētā stundu skaitā vai naudā), novērsti vai samazināti riski (mērījums risku matricā), ātrāka un uz datiem balstīta biznesa lēmumu pieņemšana u.c.
Par projekta mērķi ir jādomā pirms lēmuma par risinājumu. Visticamāk, mērķi var sasniegt dažādos veidos un ne vienmēr sākotnēji iecerētais integrācijas risinājums ir pareizākais. Piemēram, nesen klients vērsās pie mums ar vēlmi integrēt savu noliktavas uzskaites sistēmu ar grāmatvedības sistēmu. Mērķis – ietaupīt krietnu daudzumu laika, kas tiek patērēts datus no vienas sistēmas pārvadot otrā un labojot šajā procesā pieķautās cilvēku kļūdas. Analizējot situāciju detalizētāk, izrādījās, ka noliktavas uzskaites sistēmā ir pieejama arī grāmatvedības funkcionalitāte un daudz vairāk ieguvumu ir attsakoties no šobrīd izmantotās grāmatvedības sistēmas nekā veicot abu sistēmu sasaisti.
Ir svarīgi, ka definēto mērķi visi iesaistītie patur prātā gan plānojot, gan veidojot, gan arī novērtējot izdarīto. Projekta īstenošanas laikā būs jāizdara dažādas izvēles un tieši tam, cik liela ir konktētās izvēles ietekme uz projekta sākotnējo mērķi, ir jābūt galvenajam kritērijam, pieņemot vienu vai otru lēmumu. Diemžēl ir situācijas, kad aizmirstot par projekta biznesa mērķi, tiek izveidotas sistēmas, kas ikdienu nevis uzlabo, bet gan apgrūtina.
Integrācijas veicēja izvēle
Integrācijas projekti mēdz būt dažādi – gan viegli, gan sarežģīti. Svarīgi ir ieguldīt laiku analīzes procesā, lai nonāktu pie labākā rezultātu ieviešot vai neieviešot integrācijas risinājumu. Vairumam mūsdienu sistēmu ir API, kas nodrošina ērtas datu apmaiņas iespējas. Tomēr tie mēdz būt dažādi, tāpēc pirms projekta uzsākšanas ir svarīgi iegūt konkrēto sistēmu API dokumentāciju.
Pirms integrācijas veicēja izvēles, notekti ir vērts pārliecināties par tā pieredzi un iegūt atsauksmes no citiem klientiem. Daļu risku ir iespējams samazinināt, izvēloties integrācijas veicēju, kam ir pieredze ar vismaz vienu no iesaistītajām sistēmām. Piemēram, interneta veikalu izstrādātāji nereti paši piedāvā veikt integrāciju ar uzņēmuma noliktavas sistēmu.
Integrācijas projekta vadība
Integrācijas projektos parasti iesaistīto dalībnieku loks ir mazliet plašāks nekā ieviešanas vai izstrādes projektos. Atšķirība, ka jāsadarbojas ir ne tikai Pasūtītājam (kientam) ar Izpildītāju (integrācijas veicēju), bet, ļoti iespējams, arī visu iesaistīto sistēmu uzturētājiem.
Svarīgi, ka projektu uzsākot ir skaidra vienošanās par to, kas koordinēs darbus un kā tas notiks. Ja būs nepieciešama integrējamo sistēmu uzturētāju iesaiste, kas un kā to organizēs? Kā tiks veikta apmaksa par uzturētāja sniegtajām konsultācijām? Par ko katra no iesaistītajām pusēm būs atbildīga?
Parasti projekta vadītājs ir nepieciešams gan Izpildītāja, gan arī Pasūtītāja pusē. Projekta izdošanās ir lielā mērā atkarīga no tā, vai Pasūtītāja puses nozīmētajam projekta vadītājam ir pietiekama interese, atbildības sajūta, pilnvaras un laika resursi, lai pilnvērtīgi iesaistītos rezultāta sasniegšanā.
Analīzes fāzes jautājumi
Pirms integrācijas projekta tehniskās realizācijas uzsākšanas, būs precīzi un detalizēti jāatbild uz dažādiem jautājumiem. “Kuriem datiem no sistēmas A ir jāparādās sistēmā B?”, “Kurā vietā šiem datiem ir jāparādās?”, “Cik bieži A sistēmā veiktajām izmaiņām ir jāparādās B sistēmā?”, “Kam ir jānotiek, ja dati tiek izmanīti B sistēmā?”. Šos jautājumus uzdos biznesa analītiķis vai nu izsrādājot prasības iepirkumam vai arī kā pirmo darbu, uzsākot integrācijas projektu.
Daži no šiem jautājumiem būs atbildami viegli, bet par citiem nāksies rūpīgi padomāt. Ļoti iespējams, ka sistēmu integrācijas projekts nesīs līdzi arī izmaiņas esošajos procesos, jo izpētes laikā atklāsies, ka nav vienotas pieejas, kā strādājat ar sistēmām. Ir svarīgi, ka analīzes laikā uzdotie jautājumi tiek rūpīgi pārdomāti un kalpo arī par pamudinājumu procesus sakārtot un efektivizēt.
Datu kvalitātes izaicinājumi
Integrācijas projektu realizēšana, līdzīgi kā jaunu sistēmu ieviešana, nereti noved pie diezgan nepatīkamām atklāsmēm par datu kvalitāti vienā vai otrā uzņēmumuma sistēmā. Dati, kas iepriekš bijuši noslēpti vienā sistēmā un, iespējams, citiem redzami tikai apkopotā formā, izrādās kļūdaini vai nepilnīgi.
Kad tā notiek, ir svarīgi nemeklēt vainīgos un nemēģināt problēmu paslēpt. Tā vietā ir jāsaprot, kas jāizdara, lai datus sakārtotu un vai šie ieguldījumi ir lietderīgi. Jāapzinās, ka tas prasīs laiku un projekta pabeigšanas termiņi ir attiecīgi jāpielāgo. Taču būtiski apzināties, ka uzņemuma datu sakārtošana var arī būt kā viens no pievienotās vērtības labumiem integrācijas projekta pabeigšanā.
Integrācijas uzturēšana
Kad integrācijas risinājums ir veiksmīgi izveidots un pārbaudīts, uzņēmums sāk izjust ieguvumumus atbilstoši sākotnēji definētajiem mērķiem. Pēc neilga brīža izveidotā integrācija kļūst par organisku uzņēmuma procesu daļu un tikai retais vairs atceras, kā bija strādāt laikos, kad automātiska datu apmaiņa nenotika.
Tomēr līdzīgi kā ar laiku problēmas rodas ēkām vai mašīnām, arī integrācijas risinājumi mēdz “salūzt”. Tas var notikt mainoties tehnoloģijām vai, piemēram, pēc būtiskām izmaiņām vienā vai otrā no datu apmaiņā iesaistītajām sistēmām. Dažreiz izmaiņas ir uzņēmuma procesos un tām ir jāpielāgo integrācijas risinājums.
Tāpēc ir svarīgi, ka ir padomāts arī par integrācijas risinājuma uzturēšanu – jābūt skaidram, pie kā vērsties problēmu gadījumā, kā arī kas veiks proaktīvu problēmu identificēšanu un novēršanu. Visbiežāk integrāciju uzturēt uzņemas integrācijas izstrādātājs, tomēr tas var būt arī kāds cits izstrādes pakalpojumu sniedzējs.
Standartizētas integrācijas – jā vai nē?
Tirgū arvien biežāk parādās standartizētu integrāciju piedāvājumi. Piemēram, BI rīks, kas integrēts ar dažādām ERP sistēmām. Vai interneta veikals, kas integrēts ar noliktavas uzskaites vai grāmatvedības sistēmu. Ja standartizētā integrācija ir piemērota, tad izvēloties šādu risinājumu, noteikti ietaipīsiet gan laiku, gan naudu.
Tomēr pirms izvēles izdarīšanas, ir svarīgi noskaidrot atbildes uz būtiskiem jautājumiem.
Kas ir iekļauts standartizētajā integrācijā?
Vai internetveikalu var uzskatīt par integrētu ar noliktavas uzskaites sistēmu, ja no tās uz internetveikalu tiek reizi dienā padots atlikumā esošo preču skaits? Var, jo datu apmaiņa notiek. Tomēr ļoti iespējams, ka patiesībā vēlaties, lai sistēmas apmainās arī ar datiem par klientiem, cenām, atlaidēm, pirkumiem, veiktajām apmaksām u.c. Tāpēc ir svarīgi ļoti precīzi saprast, ko ietver piedāvātā integrācija un vai to būs iespējams papildināt atbilstoši jūsu vajadzībām.
Cik klientu ir standartizētajai integrācijai?
Nereti produkti top, balstoties uz viena klienta pasūtījumu. Lai gan sākotnēji tas šķiet pareizi un ir viegli iedomāties, ka tas, kas der vienam, derēs arī citiem, realitātē tā bieži vien nenotiek. Uzņēmumu vēlmes, vajadzības un procesi var būt visnotaļ atšķirīgi, tāpēc vienam klientam veidotu integrāciju nebūtu pareizi saukt par standartizētu. Ja piedāvātajai standarta integrācijai ir vien daži klienti, ir jāpievērš īpaša vērība tam, vai izveidotais derēs arī jūsu uzņēmumam.
Vai integrācija ir ražotāja apstiprināta?
Drošākie stadartizēto integrāciju varianti ir ražotāju apstiprinātie partneru risinājumi. Tas nozīmē, ka abu sistēmu ražotāji ir pārliecinājušies, ka integrācijas risinājums darbojas un eksistē procesi, kas nodrošina integrācijas darbību arī situācijās, kad vienā vai otrā sistēmā tiek veiktas izmaiņas.
Veiksmīga sistēmu integrācija daudzos gadījumos ir efektīvi organizēta darba priekšnoteikums. Lai gan uzdevums nav vienkāršs, pareizi sagatvojoties to noteikti ir vērts uzņemties.
ERP Horizon integrācija ar citām sistēmām