Bieži vien ar minimāliem ieguldījumiem ir iespējams ietaupīt naudu un sākt strādāt ātrāk un kvalitatīvāk. Galvenais izaicinājums – saskatīt neefektīvus procesus, ko iespējams uzlabot.
Kā ieraudzīt problēmu sava uzņēmuma darbībās un to atrisināt? Pieredzē par sistēmu integrācijas projektu, kas palīdzēja automatizēt pasūtījumu formēšanas procesu un samazināt gan manuālā darba apjomu, gan ietaupīt, dalās SIA “Kurzemes gaļsaimnieks” pārdošanas vadītājs Intars Lange.
Spēt saskatīt problēmu
“Uzņēmumam ir plašs klientu loks un apjomīga pasūtījumu aprite ik dienu. Ņemot vērā mūsu ražošanas sfēras īpatnības, loģistikas procesiem jānorit ātri, efektīvi un bez aizķeršanās. Tas, savukārt, mums lika domāt par procesu automatizāciju, lai samazinātu manuālā darba apjomu, cik vien iespējams,” par to, kā uzņēmums nonāca līdz domai par integrāciju, dalās I. Lange.
Mūsdienīgā uzņēmumā nevajadzētu būt tādām darba vietām, kurās cilvēki nodarbojas ar mehānisku manuālu datu ievadi. Pastāv daudz vērtīgāki darbi, kuros darbinieki var ieguldīt savu enerģiju un intelektu.
Kā bija pirms sistēmu integrācijas?
Pirms tika ieviesta automatizēta jaunās Svaru sistēmas sasaiste ar grāmatvedības sistēmu VISMA Horizon, SIA “Kurzemes gaļsaimnieks” nodarbināja 9 darbiniekus, kuri veica manuālu datu ievadi grāmatvedības sistēmā, veidojot preču pavadzīmes klientiem, atbilstoši reģistrētajiem pasūtījumiem un faktiski safasētajai produkcijai.
Ņemot vērā, ka daudzo pavadzīmju veidošanas process bija manuāls, galvenais problēmjautājums bija – kā padarīt procesus ātrākus un efektīvākus, atbrīvojoties no manuālā darba un ietaupot uzņēmuma līdzekļus un laiku?
Sistēmu integrācija kā neefektīvu procesu novēršanas risinājums
Šajā gadījumā tika nolemts ieviest sistēmu integrāciju starp resursu vadības sistēmu VISMA Horizon un automātisko Svaru sistēmu.
Kāds bija rezultāts?
Zuda manuālās datu ievades nepieciešamība. Ja visa nepieciešamā informācija jau ir elektroniski pieejama citās sistēmās – preču pasūtījumi Svaru sistēmai tiek noformēti automātiski, pēc tam faktiski safasēto produktu informācija nonāk atpakaļ VISMA Horizon preču pavadzīmes izveidei ar visiem svītrkodiem, marķējumiem u.tml.
Pavadzīmes izveidojas automātiski – līdz ar to, grāmatvedim vairs jāveic tikai kontrolējošas funkcijas.
“Horizon integrācijas risinājums ar mūsu Svaru sistēmu bija lieliska iespēja aizvietot manuālu pavadzīmju izrakstīšanu klientiem ar automatizētu procesu. Tagad visi pavadzīmēm nepieciešamie dati sistēmām jau ir zināmi. Manuālās datu ievades samazināšana, savukārt, ļauj ievērojami samazināt arī cilvēcisko kļūdu skaitu,” I.Lange par to, kā sistēmu integrācija uzlaboja uzņēmuma procesus.
Cik ātri tas atmaksājas?
Parasti sistēmu integrācija atmaksājās samērā īsos termiņos – atkarībā no konkrētā klienta procesiem un datu specifikas. Integrācijas projektu ieguvumiem vajadzētu atsvērt izmaksas jau 6-12 mēnešu laikā.
“Ja pirms šī integrācijas risinājuma ieviešanas ar pavadzīmju izrakstīšanu ik dienu nodarbojās 9 cilvēki, tad tagad tam nepieciešams uz pusi mazāks resursu skaits, jo jāveic vairs tikai automātiski ģenerēto dokumentu kontroles funkcijas” secina I.Lange.
Efektīvi biznesa procesi un augsta datu kvalitāte ievērojami uzlabo arī klientu apmierinātību sadarbībā, kas, savukārt, veicina organizācijas konkurētspēju tirgū.
Vai arī manam uzņēmumam var palīdzēt sistēmu integrācija?
Atbilde uz jautājumu ir “jā”, ja spējat saskatīt, ka Jūsu uzņēmumā ir procesi, kas saistīti ar manuālu datu ievadi vai pārvadi. No sistēmas uz sistēmu, vai, lai reģistrētu noteiktas darbības vai dokumentāciju grāmatvedībā.
Kādas ir sistēmu integrācijas iespējas?
Nav svarīgi, kas ir sistēma, ar kuru notiek integrācija, ja Jums ir VISMA Horizon resursu vadības sistēma. Integrācija ir iespējama ar dažādām biznesa sistēmām: gan CRM, gan mobilajām aplikācijām vai pasūtījumu apstrādes platformām u.tml..
Integrācijas risinājumi nozīmē daudzveidīgas iespējas pielāgoties uzņēmuma specifiskajām vajadzībām. Tostarp veidot daudzveidīgus starpsistēmu datu apmaiņas scenārijus.
Plānojot integrācijas projektus, svarīgi ņemt vērā, ka, visticamāk, darbs būs jāveic ne tikai grāmatvedības sistēmas pusē, bet arī šo saistīto sistēmu pusē.
Visbiežāk integrācijas tiek ieviestas ar pasūtījumu apstrādes / ražošanas sistēmām, klientu un līgumu pārvaldības jeb CRM sistēmām, e-pakalpojumiem un citām organizācijas resursu pārvaldības vai biznesa sistēmām.
Sistēmu integrācija – cik ātri to iespējams veikt?
Ņemot vērā līdžinējo pieredzi, ir trīs galvenie faktori, kas ietekmē to, cik ātri iespējams ieviest integrāciju:
- integrācijas apjoms jeb procesi un datu kopas, kurām jānodrošina starpsistēmu datu apmaiņa;
- komunikācijas ātrums ar trešo pušu sistēmu uzturētājiem;
- lēmumu pieņemšanas ātrums – svarīgi, lai klienta pusē būtu cilvēks, kurš ir gatavs pieņemt lēmumus, pārzina biznesa procesus un spēj definēt prasības integrācijas loģikai.
Sistēmu integrācija ir iespēja Jūsu uzņēmuma resursus izmantot pēc iespējas lietderīgāk.
Uzņēmuma procesu modernizācija jeb starpsistēmu integrācijas attīstīšana un integrācijas iespēju izmantošana liecina par uzņēmuma spēju nodrošināt efektīvus biznesa procesus un attīstīt savu darbību atbilstoši mūsdienu tehnoloģijām un prasībām. Tas, savukārt, veicina uzņēmuma konkurētspēju.