Bieži apspriests un pieminēts vārdu savienojums – kvalitatīvi dati. Ko tas īsti nozīmē? Kādēļ tie nekad nebūs pārvērtēti un ir pelnījuši pietiekami daudz uzmanības un rūpes?
..
Lai atbildētu uz šo jautājumu, pirmkārt, svarīgi saprast – ko nozīmē kvalitatīvi dati? Viens no skaidrojumiem – tādi dati, kuri der paredzētajam mērķim.
..
Dažādi dati kalpo dažādiem mērķiem un no tiem ir atkarīgas arī kvalitātes prasības. Uzņēmumiem parasti īpaši svarīgi ir dati par saviem klientiem, to kontaktpersonām un pirkumu vēsturi. Uz to pamata tiek būvētas attiecības, veiktas prognozes un pieņemti svarīgi biznesa lēmumi. Ja transakciju dati par, piemēram, veiktajiem pirkumiem vai maksājumiem, tiek radīti pašā uzņēmumā, tad citi dati, piemēram, precīzs klienta firmas nosaukums, adrese, valdes locekļu vārdi un cita informācija, rodas ārpus uzņēmuma un datu kvalitāte ir atkarīga no tā, cik efektīvi uzņēmums tos spēj apkopot no pirmatnējiem datu avotiem, šajā gadījumā – LR Uzņēmumu reģistra.
..
Tātad, ja sistēmā tiek uzturēti uzņēmuma reģistra dati par klientiem – svarīgi, lai tie gan palīdzētu laicīgi un caur pareizajiem kanāliem sazināties ar klientu, gan precīzi veikt ikdienas darbības (rēķini, vēstules u.tml.), tādējādi veicinot klientu apmierinātību.
..
Kas jāņem vērā, rūpējoties par klientu datu kvalitāti? Un, kādēļ tas uzņēmumam ir tik svarīgi?
Datu mainība
Informācijas laikmets, kurā šobrīd dzīvojam, nācis komplektā ne vien ar milzīgām tehnoloģiju iespējām, bet arī gūzmu informācijas un avotu, kuros to iegūt. Šķiet, ka datu krātuve ir teju bezgalīga, svarīgākā prasme – īstajā laikā atrast vajadzīgo. Tomēr ne viss ir tik vienkārši – lai gan informācijas ir daudz, pieaug tieši kvalitatīvas un uzticamas informācijas vērtība.
..
Pat, ja uzņēmumā kāds ir ieguldījis iespaidīgu darbu un enerģiju, lai sakārtotu un apkopotu datus, diemžēl tam ir īslaicīgs efekts.
Datu uzturēšana ir nebeidzams process.
Jāņem vērā, ka it kā šķietamie sīkumi un kļūdas ikdienā, kas radušās no nepareiziem datiem, ilgtermiņā uzņēmumam var radīt nozīmīgus zaudējumus. Tie var būt gan ne tik jūtami (zaudētais laiks, labojot dokumentus), gan arī pietiekami nopietni (klientam pieteikta maksātnespēja, bet nezināšanas un iepriekš labās pieredzes dēļ joprojām veikta pakalpojumu izpilde ar pēcapmaksas rēķinu.).
Dati nekad nav bezmaksas
Pirmajā brīdī šī frāze rada protestu – protams, ka dati bieži ir pieejami bez maksas! Šādā gadījumā tiek aizmirsts būtisks resurss – darbinieka ieguldītais laiks, tos atrodot, uzturot un atjaunojot.
..
Dati nemitīgi mainās, līdz ar to, kādam ir pastāvīgi jārūpējas par to, lai tie vienmēr būtu gatavi izmantošanai. Ja uzņēmumā nav šāda darbinieka, tad datiem visbiežāk tiek pievērsta otršķirīga nozīme. Tas savukārt palielina risku kļūdīties nekvalitatīvu datu dēļ.
Vienota sistēma
Vienā teikumā apkopojot virsrakstā minēto – vienota sistēma samazina laiku, kas iztērēts sasniedzot neīstos cilvēkus.
..
Panākt to, lai uzņēmumā būtu vienota informācija var vienīgi tad, ja pastāv vienota datu uzglabāšanas sistēma, nevis katram darbiniekam vai struktūrvienībai sava. Protams, var šķist, ka katram departamentam ir savas vajadzības, līdz ar to, tas neko daudz neietekmē. Tomēr pamazām, nemanot veidojas haoss.
..
Piemērs – sazinoties ar kādu kontaktpersonu, nedēļas laikā tiek zvanīts vairākas reizes. Tiek saņemta atbilde, ka viņš tur vairs nestrādā. Diemžēl, tā kā uzņēmumā nav vienotas sistēmas, cits kolēģis, meklējot šo pašu cilvēku, tikai sadusmos klientu, kurš paļaujas, ka jau pēc pirmās reizes informācija ir nodota visām iesaistītajām pusēm.
Vēl viena problēma, kas rodas tad, ja uzņēmumā nav vienotas sistēmas – vairākas reizes tiek reģistrēti vieni un tie paši dati.
Cik daudz nelietderīgi zaudēta laika, kas varēja būt izmantots citādāk! Šī iemesla dēļ vērts iegaumēt, ka efektīvi uzņēmumi datus reģistrē vienreiz un tos izmanto vairāki darbinieki.
Nezināšana neatbrīvo no atbildības
Kvalitatīviem datiem ir vēl viens būtisks aspekts – tie uzņēmumam aiztaupa dārgas kļūdas. Iztēlosimies situāciju – Jūsu klients pasūta preces lielā apjomā. Līdz šim vienmēr viss bijis kārtībā, tādēļ tiek izrakstīts pēcapmaksas rēķins un veikta preču piegāde. Kad rēķina apmaksa tiek kavēta, grāmatvedība sāk interesēties – kas par vainu? Izrādās, ka uzņēmumam pieteikta maksātnespēja. Kļūda, no kuras varēja izvairīties, ja vien būtu savlaicīgi atjaunoti dati.
..
Protams, ne visi gadījumi nes tik acīmredzamus zaudējumus. Reizēm uzņēmumiem mainās vadība, juridiskā adrese vai tamlīdzīgi dati. Nekas traks, tomēr – tiek paterēts laiks, lai, piemēram, labotu rēķinus. Jau atkal – laiks, kuru varēja izmantot nozīmīgākiem darbiem.
..
Uzņēmumam vienmēr ir jāņem vērā – nezināšana neatbrīvo no atbildības. Līdz ar to, ne vienmēr riski ir saistīti ar nelielām kļūdām rēķinos, tie mēdz būt arī smagāki – piemēram, iekļūšana PVN krāpniecības shēmā, kad klients ļaunprātīgi izmanto statusa maiņu. Šajā gadījumā atbilde – mēs taču nesen veicām datu atjaunošanu un tad nekā tāda nebija – nederēs, jo informācija bija publiski pieejama.
“No savas pieredzes darbā ar nodokļu lietām, viennozīmīgi varu pateikt, ka daudzi nodokļu uzrēķini (it sevišķi PVN lietās) nebūtu bijuši, ja uzņēmumi būtu rūpīgāk pārbaudījuši savus darījumu partnerus.” /Lauris Klagišs, zvērināts advokāts/
Kopumā – kvalitatīvi dati būtiski uzlabo lēmumu pieņemšanas kvalitāti.
Apmierinātība
Mūsdienās ir būtiski pieaugusi klientu apmierinātības loma. Ja agrāk preces tika radītas un tad pārdotas, tad tagad vispirms tiek izprastas klientu vajadzības un problēmas. Tikai pēc tam tiek radītas atbilstošas preces un pārdotas. Papildus tam – šobrīd ir tik daudz piegādātāju un produkti bieži vien līdzīgi – kas tos atšķir vienu no otra?
..
Cena un klientu apkalpošanas kvalitāte. Tad, ja uzņēmumā ir brīnišķīgs klientu apkalpošanas serviss un klients ir apmierināts, viņš lielākoties būs par to gatavs maksāt saprātīgi augstāku cenu.
Vēl viens aspekts – darbinieku apmierinātība.
Ja uzņēmumā netiek ieguldīti līdzekļi kvalitatīvu datu uzturēšanā, tad neapmierināti ir ne tikai klienti, bet arī uzņēmuma darbinieki.
Līdz ar to, kvalitatīvu datu nozīme sniedzas mazliet dziļāk – tie nozīmē arī augstāku darbinieku apmierinātību, kas savukārt saistīta ar labāku klientu apkalpošanu un kopumā uzņēmuma tēla uzlabošanos.
Ko darīt lietas labā?
Zvērināts advokāts Lauris Klagišs iesaka rūpīgi izvērtēt informāciju par katru darījumu partneri. “Lai izvairītos no nodokļu riskiem un tiesvedības procesiem, kas ilgst gadiem ilgi, VID savā mājaslapā ir publicējis ieteikumus, kāda informācija par potenciālo darījumu partneri ir jāiegūst un jāņem vērā.
Tātad, noteikti būtu jāizvērtē šāda informācija par katru darījumu partneri:
- reģistrācijas dati;
- pārstāvības tiesības;
- pamatdarbības veids;
- apgrozījums;
- nodokļu maksājumi valsts budžetā;
- materiāli tehniskās bāzes apjoms;
- vidējais darbinieku skaits;maksātnespējas statuss;
- saimnieciskās darbības apturēšanas datums;
- PVN reģistra dati.
..
Šīs informācijas pārbaude var palīdzēt izvairīties no negatīvām nodokļu sekām.”
Kvalitatīvu datu uzturēšana ir sarežģīts process. Ko darīt – pieņemt darbā cilvēku, kurš ar to nodarbojas, vai tomēr ir pieejami labāki risinājumi? Turklāt – kā gūt pārliecību, ka izmantotie dati ir uzticami?
Labākajās resursu vadības sistēmās ir pieejamas integrācijas iespējas ar juridiskās informācijas portāliem, kuri nodrošina ne vien uzticamu datu ievadi pāris sekunžu laikā (novēršot risku kļūdīties pārrakstoties vai kopējot informāciju), bet arī datu monitoringu.
Tas uzņēmumam sniedz drošību, ka brīdī, kad klienta datos būs notikušas izmaiņas, par to laicīgi tiks saņemta ziņa.
Precīzi dati ir spēcīga uzņēmuma un efektīvu procesu priekšnoteikums. Savukārt kvalitāte vienmēr ir lielisks ieguldījums uzņēmuma nākotnē.