Vairāk nekā 1700 darbinieku, katram savi profesionālie mērķi un uzdevumi. Katra panākumiem jāizseko līdzi un jānosaka aizvien jaunas izaugsmes prasības. Ar šādu izaicinošu uzdevumu gadiem ilgi sastopas Rīgas Stradiņa universitātes (RSU) personāla speciālisti, tādēļ 2021. gadā tika pieņemts lēmums ieviest augstvērtīgu apmācību un darba izpildes vadības programmu.
«RSU darba izpildes vadība jeb sniegumu vadība pastāv jau sen. Galvenais iemesls, kādēļ izmantojam šādu procesu ir, lai vadībai un visiem iesaistītajiem būtu pārliecība, ka mums veiksmīgi izdodas īstenot stratēģiju. Tas arī palīdz katram darbiniekam skatīties uz saviem fokusa punktiem katrā konkrētajā gadā,» ar universitātes pieredzi iepazīstina RSU Personāla departamenta vadītāja Dace Jasmane, «sniegumu vadības principi, procesi un novērtējums sākotnēji bija papīra formātā. Pēc tam pārgājām uz Excel. Vēlāk speciāli RSU tika izstrādāta darba izpildes vadības sistēma, kuru mēs attīstījām un pilnveidojām, reaģējot uz kolēģu vēlmēm un ierosinājumiem. Taču pirms dažiem gadiem sapratām, ka mums no šīs sistēmas vajag daudz vairāk, tādēļ sākām meklēt jau gatavu risinājumu, kas jau ieguvis citu lietotāju atzinību pasaulē. Izsludinājām konkursu un tā rezultātā uzsākām sadarbību ar Visma».
Iepazinusies ar Visma Talent Solution talantu vadības risinājumu, RSU personāla vadītāja to atzīst par ļoti plašu un iespējām bagātu. RSU šobrīd fokusējas uz darba izpildes vadības ieviešanu, taču nākotnē plānots papildināt iespēju klāstu ar citām funkcijām.
Ievieš piecos mēnešos
RSU pieredze var kalpot iedvesmai visiem uzņēmumiem un organizācijām, kas domājuši par darba novērtējuma sistēmu, taču baidās, ka tās ieviešana būs pārāk sarežģīta un laikietilpīga. Universitāte ar šo uzdevumu tika galā piecos mēnešos un ieviešanas komandas kodolā bija tikai četri darbinieki. Ik pa laikam tika iesaistīti arī citi, taču šo četru uzdevums bija saklausīt pārējo kolēģu un vadības vēlmes, apkopot tās, izprast sistēmas iespējas un visu šo informāciju pārvērst konkrētās prasībās izstrādātājiem.
Sadarbības līgums tika noslēgts 2021. gada oktobrī un nākamajos divos mēnešos notika gatavošanās moduļa ieviešanai. Reāla sadarbošanās ar RSU norisinājās janvārī un februārī, kas bija aktīvākā darba fāze. Šajā laikā notika produkta testēšana, tika veidots saturs, pielāgotas funkcijas un izstrādāts personalizēts dizains tieši RSU vajadzībām. Izveidotajam portālam arī tika dots nosaukums – Izaugsmes portāls RSU Grow. Tā izvēlē tika iesaistīti universitātes darbinieki, un šis bija veiksmīgs lēmums. Kolēģos radās pastiprināta interese par platformu, turklāt darbiniekos nostiprinājās pārliecība, ka vadībai ir svarīgs katra viedoklis.
«Martā kopā ar kolēģiem izveidojām lietotāju rokasgrāmatu, tajā ietverot informāciju par sistēmas lietošanu, kā arī vadlīnijas par mērķu definēšanu un citiem ar darba izpildes vadību saistītiem principiem. Marta beigās sistēma jau tika nodota lietošanai un sākās pirmās darbinieku apmācības, kas turpinās joprojām. Tā kā darbinieku skaits universitātē ir liels, sagaidāms, ka tās notiks vēl diezgan ilgi,» nesenajā pagātnē atskatās RSU Personāla departamenta analītiķis Dzintars Brūvers, kurš bija Visma Talent Solution ieviešanas projekta vadītājs universitātē. Viņš gan piekodina, ka ar pamatapmācībām nekas nebeigsies – līdz ar jaunu iespēju pievienošanu modulī darbiniekiem būs jāapgūst papildu zināšanas, tādēļ apmācības ik pa laikam atsāksies. Tā ir IT sistēmu izmantošanas realitāte – darbiniekiem prasmes jāpapildina nepārtraukti.
Atklāj panākumu recepti
Darba gaitā RSU speciālisti nonāca pie vērtīgiem secinājumiem, kas nepieciešams veiksmīgai IT sistēmas ieviešanai. Pirmais faktors ir ieinteresēts projekta vadītājs pasūtītāja pusē. RSU gadījumā tas bija personāla departaments, kura darbinieki ar lielu entuziasmu iesaistījās darbinieku vēlmju apzināšanā, kā arī noformulēja iepriekšējās sistēmas trūkumus. Projektu vadītājam pašam aktīvi jādarbojas un jāmotivē kolēģus tiekties uz maksimāli labāko rezultātu.
Otrais faktors ir sadarbība starp pasūtītāja un izpildītāja projektu vadītājiem. Ja abi atbildīgie cilvēki labi saprotas, ir vērsti uz rezultātu un ieinteresēti, sistēmas ieviešana norit ātri un raiti.
Personāla departamenta analītiķis Dzintars Brūvers uzsvēra, ka viens no atslēgas faktoriem, kas palīdz tik ātri ieviest sistēmu, ir laba sadarbība un ieinteresētība no IT departamenta kolēģiem. Bez viņu zināšanām, pieredzes un darba tas nebūtu izdevies.
Turklāt vajadzīgs arī skaidrs darbības plāns. RSU speciālisti pat izveidoja īpašu karti Grow ieviešanai. Tā centrā ir projekta vadītājs, kurš labi orientējas visos tehniskajos un satura jautājumos. Ap šo centrālo jeb «atslēgas» cilvēku izkārtoti vairāki elementi. Pašā augšgalā ir pakalpojumu sniedzēja projektu vadītājs. No sadarbības ar to atkarīga sistēmas tehniskā ieviešana un nepieciešamo funkciju iestrādāšana. Svarīgs ir arī pēctecības jautājums un darbu nodošana. Tā kā Grow izveides laikā sākotnējo Visma projektu vadītāju nomainīja cits, bija svarīgi, lai darbs turpinās bez pārrāvuma.
Nākamais būtiskais elements ir laika resursi. Iesaistītajiem darbiniekiem parasti ir vēl citi darbi, tādēļ ir svarīgi plānot laiku tā, lai sistēmas ieviešana neaizņem visas darba stundas. RSU projektu vadītājam darbs pie Grow tehniskajām un satura lietām aizņēma 70-75% no visa darba laika. Dažkārt sistēmas ieviešanai nācās veltīt visu darba dienu.
Uz labu rezultātu grūti cerēt bez spēcīgas projekta komandas. Gan tās kodola, gan citiem iesaistītajiem. No to ieinteresētības, spējas izprast un nodot tālāk informāciju atkarīgs, cik raiti projekts virzīsies uz priekšu.
Nozīmīgs elements ir arī darbu veikšanas secīgums. Pareizi saplānojot uzdevumus, to veikšanas kārtību un katram atvēlēto laiku, var izvairīties no haotiskas darbošanās, «lēkāšanas» no viena uzdevuma uz citu un eksperimentēšanas. Pieturoties pie pareizi sastādīta plāna, darbi organiski plūst uz galamērķi, taupot laika un cilvēkresursus.
Ne mazāk svarīga ir komandas motivācija, neatlaidība un apņemšanās ievērot termiņus. Pateicoties stingrai disciplīnai, RSU izdevās iekļauties termiņos un pat ieviest Grow ātrāk nekā parasti notiek ar līdzvērtīgām sistēmām.
Viegli pievienot funkcijas
Pēc Grow ieviešanas RSU ieguvuši noderīgas pamatfunkcijas, kā arī iespēju pievienot jaunas, brīvi izvēlētas funkcijas. Šobrīd universitāte aktīvi lieto stratēģijā balstītu mērķu pārvaldību. Tajā tiek fiksēti darbiniekiem izvirzītie mērķi un gada beigās veikts to sasniegšanas novērtējums. Mērķus var sadalīt sīkāk atsevišķos uzdevumus un fiksēt to izpildīšanas progresu. Vadītājs jebkuru sarunu ar vadītāju var piefiksēt sistēmā, lai gada beigās varētu pārlasīt, kas ir pārrunāts gada laikā. Šo informāciju var izmantot darba izpildes novērtēšanā. Iespējams arī anonīmi pievienot atsauksmes par darbinieku kompetencēm, kas RSU gadījumā strādā labi – darbinieki izmanto iespēju uzslavēt kolēģus par viņu zināšanām un prasmēm.
Nākotnē paredzēts papildināt Grow ar tādām jaunām funkcijām kā apmācību modulis, plašāka atsauksmju sistēma un atzinību izteikšana, kurā ikviens darbinieks varēs izcelt kolēģu īpašās spējas. Būs arī iespēja novērtēt pārbaudes laika mērķus, projekta komandu darba rezultātus, plānot apmācības darbiniekiem, kā arī pārvaldīt mentoringa un talantu programmu.
Vēlies uzzināt vairāk par Visma Talent Solutions?