E-rēķini: kas jāzina, lai sagatavotos

Svarīgi apzināt visas vietas, kur tiek ģenerēti izejošie rēķini. Tie ne vienmēr rodas tikai grāmatvedības sistēmās – var būt arī citas norēķinu sistēmas vai biznesa lietojumprogrammas, piemēram, Excel vai Word, kurās tiek veidoti un izrakstīti rēķini.

Apkopot, kas šobrīd sūta rēķinus un caur kādiem kanāliem tas tiek darīts, lai noteiktu iesaistītās personas un nepieciešamos procesu uzlabojumus.

E-rēķiniem nav obligāti jāpievieno pielikumi. Jāsaprot, vai papildus strukturētajam rēķinam nepieciešams pievienot arī tā vizualizāciju, piemēram, PDF rēķina izdruku. Jāsaprot arī, kur šī rēķina vizualizācija tiks veidota.

Jāizvērtē, kāds risinājums ir piemērotākais katrai rēķinu veidošanas vietai, lai nodrošinātu strukturētu rēķinu izveidi. Vai konkrētā sistēma atbalsta strukturētu rēķinu ģenerēšanu? Ja nē, var izmantot valsts nodrošināto bezmaksas rīku latvija.lv.

Svarīgi izpētīt visas pieejamās iespējas e-rēķinu nosūtīšanai: latvija.lv bezmaksas risinājums, grāmatvedības sistēmas, kas atbalsta e-rēķinu ģenerēšanu un nosūtīšanu, vai citas norēķinu sistēmas, kas nodrošina šo formātu. Vai ir pieejama e-rēķinu nosūtīšana tiešsaistē un automātiska apmaiņa starp sistēmām?

Var gadīties, ka rēķini pie organizācijas nenonāk centralizēti, tie tiek saņemti dažādu darbinieku e-pastos vai struktūrvienībās. Iespējams daļa no tiem ir papīra, daļa elektroniski - PDF vai XML. Apzinot šī brīža rēķinu saņemšanas kanālus var saprast, kādas ir iespējamās pārmaiņas, ko e-rēķini ienesīs procesā.

Var gadīties, ka mainās process, kā rēķini nonāk grāmatvedības sistēmā. Iespējams iepriekš šis bija pēdējais solis procesā, kad pārējā rēķinu apstrāde jau veikta, bet tagad, saņemot strukturētu rēķinu, tieši grāmatvedības programma var būt vieta, kurā ieraudzīs rēķinu saturu.

Saņemot rēķinus papīra vai .pdf formā galvenais interpretators parasti ir cilvēks, kas apskatot rēķinu saprot, no kāda partnera tas ir, kādi pakalpojumi un/vai preces saņemtas un citus rēķina rekvizītus un pazīmes. Bieži apritē pa uzņēmumu tiek vēl fiksētas papildus lietas, ko  nenorāda rēķina sūtītājs, bet apraksta uzņēmuma darbinieki, piemēram, izdevumu sadalījumu pa kādām pozīcijām. Tagad, saņemot strukturētos rēķinus, nepieciešams tos pēc iespējas automātiski atpazīt - klientu pēc reģistrācijas koda vai pakalpojumus pēc to nosaukumiem vai svītrkoda. Šajā situācijā tieši sistēma var palīdzēt atpazīt mašīnlasāmo informāciju strukturētajā rēķinā. Visticamāk pēc tam vēl nepieciešama interpretācija atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām. Atkarībā no situācijas, iespējams to spēj paveikt arī grāmatvedības sistēma, balstoties uz konfigurētajām sakarībām, vai nepieciešams rēķinu elektroniski nodot cilvēkam papildināt.

Jāapskata, vai organizācijā tiek saskaņoti rēķini un kā tas tiek organizēts šobrīd. Ja rēķini tiek saskaņoti, parakstot papīru, tad jādomā kādas ir digitalizācijas iespējas, jo rēķins vairs netiks sūtīts papīra formā. Vai kāda esošā sistēma nodrošina elektronisku rēķinu saskaņošanu? Kāda būtu nepieciešamā rēķinu saskaņošanas plūsma sistēmā? Ja rēķini jau tiek saskaņoti elektroniski, jāpārskata, vai būs nepieciešamas kādas izmaiņas saskaņošanas plūsmā vai procesā kā rēķins tiek nodots saskaņošanā. Iespējams ar mašīnlasāmiem rēķiniem var veikt kādus automatizācijas soļus.

Ja rēķini tiek digitalizēti vēl pirms grāmatošanas soļa, tad jāpārbauda, vai nepieciešamas kādas izmainās grāmatošanas procesā. Vai elektroniskie rēķini nonāk grāmatvedības sistēmā vai tiek apstrādāti kādā citā sistēmā? Vai rēķinu atpazīšana un interpretācija var palīdzēt rēķinus grāmatot automātiski?