Biežāk uzdotie jautājumi

E-rēķins ir strukturēts, mašīnlasāms XML dokuments, kas veidots atbilstoši PEPPOL BIS 3.0 standartam.

E-rēķins nav PDF fails, Microsoft Word, Excel vai cita veida dokuments, kā arī rēķina digitāls attēls.

Turpmāk attaisnojuma dokuments, kuru uzņēmums izsniedz citam Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam − preces vai pakalpojuma saņēmējam − samaksāšanai (rēķinu), jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins.

Strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 "Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis", un kuru uzņēmums izraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017 "Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts";".

^{Atsauces: https://tapportals.mk.gov.lv/structuralizer/data/nodes/27230e61-9a06-44cb-a54e-bec158fa8433/preview} 

E-rēķinu aprite no 01.01.2025. ir obligāta nodokļu maksātāju B2G (Business to Government) segmentā kāarī G2B (Government to Business) un G2G (Government to Government) segmentā. Minētais attiecas ne tikai uz dalību publiskajos iepirkumos, bet arī uz citiem darījumiem.
Iestādes un organizācijas, kas atbilst obligātuma prasībām ir atbilstoši tabulā norādītajiem institucionāliem sektoriem. Par iestādes institucionālo sektoru var pārliecināties šeit: https://tools.csb.gov.lv/isk/lv

Ņemiet vērā! Ja esat uzņēmējs, kas saņem rēķinus no budžeta iestādēm, jābūt gataviem saņemt e-rēķinu jau no 01.01.2025.
No 01.01.2026 visiem B2B (Business to Business – biznesa sektors) dalībniekiem būs jāizmanto e-rēķini.

^{Atsauces:
https://tapportals.mk.gov.lv/structuralizer/data/nodes/27230e61-9a06-44cb-a54e-bec158fa8433/preview#
https://www.kase.gov.lv/pakalpojumi/gramatvedibas-uzskaite#tab-2}

E-rēķinu aprite attieksies uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, t. sk. fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību (arī pašnodarbinātie), un pārējiem Grāmatvedības likuma subjektiem un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.

Likumdošana nenosaka obligātu rēķinu sūtīšanu fiziskām personām e-rēķinu formā.

Paredzēts, ka, sākot ar 2025. gada 1. janvāri, budžeta iestāde rēķinu pieņems tikai tad, ja primārais rēķins ir XML formātā. Paralēli tam var iesniegt rēķinu arī citos formātos, ja tas ir nepieciešams.
Attiecīgi - ja rēķins nav iesniegts XML formātā, to pieņemt nevar.

Ņemiet vērā! Ja esat uzņēmējs, kas saņem rēķinus no budžeta iestādēm, jābūt gataviem saņemt e-rēķinu jau no 01.01.2025.

Sākot no 01.01.2026, noteikts, ka Latvijas uzņēmumiem sadarbojoties savā starpā, grāmatvedības attaisnojuma dokuments ir e-rēķins. Citi rēķinu formāti nevar tikt uzskatīti par attaisnojuma dokumentiem. Lūdzu ņemiet vērā, ka cita veida dokumenti - čeki, kvītis,e-kvītis - nemaina savu būtību.

Līgums nedrīkst būt pretrunā ar likumdošanu. Attiecīgi - ja līgumā noteikts, ka rēķins tiek sūtīts citā formātā, kas nav e-rēķins, tad sadarbība jāveic atbilstoši likumam un jāveic grozījumi līgumā.

Rēķinu sūtīšanas kanālu līgumā var atrunāt, ja sadarbības partneriem ir tāda nepieciešamība, tomēr tas nav obligāti.

Grāmatvedības likuma grozījumos nolemts pārejas noteikumus papildināt ar šādu punktu: "Attiecībā uz darījumiem, kuri noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim un kuros uzņēmums izsniedz attaisnojuma dokumentu citam uzņēmumam – budžeta iestādei, šā likuma 11. panta četrpadsmito daļu uzsāk piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra." Finanšu ministrija šo skaidro, ja par 2025. gada darījumiem līgums ir noslēgts līdz 31.12.2024., rēķinu apmaiņa 2025. gadā var notikt pa vecam.

^{Atsauce: https://tapportals.mk.gov.lv/structuralizer/data/nodes/27230e61-9a06-44cb-a54e-bec158fa8433/preview}

ES pagaidām ir nolēmusi, ka e-rēķiniem jābūt ieviestiem tikai nacionālā līmenī. Regula paredz, ka e-rēķinu apmaiņa starpvalstu līmenī tiks ieviesta no 2028.gada. Latvijas likumdošana nenosaka sadarbības principu ar ārvalstu uzņēmumiem. Ja ar sadarbības partneri vienojaties, tad varat sūtīt rēķinus e-rēķinu formā.

Ja šobrīd saviem sadarbības partneriem sūtat pavadzīmi apvienotu ar rēķinu viena dokumentā, tad e-rēķins attieksies arī uz pavadzīmēm, Proti – būs jāizsniedz e-rēķins darījuma samaksāšanai.

Strukturēts elektronisks rēķins (e-rēķins) neaizstās preču piegādes dokumentu (preču pavadzīmi) , jo e-rēķinu PEPPOL BIS Billing 3.0 struktūra neparedz preču piegādes dokumenta (pavadzīmes) informācijas iekļaušanu e-rēķinā.

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma šī brīža nosacījumiem – jā, arī avansa/priekšapmaksas rēķins būs jāsūta e-rēķina formātā.

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma šī brīža nosacījumiem – jā, arī kredītrēķins būs jānosūta e-rēķina formātā.

Uzņēmumiem, kas rēķinu sagatavošanai un izsūtīšanai izmanto grāmatvedības/resursu vadības sistēmu.

Ar jautājumu par iespēju sagatavot e-rēķinus, aicinām vērsties pie sava grāmatvedības/erp programmas apkalpotāja.

Uzņēmumiem, kuriem nav sava grāmatvedības/resursu vadības sistēma vai cita rīka rēķinu sagatavošanai.

Valsts nodrošinātais bezmaksas rīks latvija.lv ļauj e-rēķinu sagatavot manuāli un iegūt XML (e-rēķina formāts) vai XML+PDF faila formātā.
Platforma Banqup – e-rēķina sagatavošana manuāli apvienota ar e-rēķina izsūtīšanu, izmantojot e-rēķinu operatora Unifiedpost starpniecību. Līdz 50 e-rēķiniem gadā – bez maksas.
Citas e-rēķinu izrakstīšanas un nosūtīšanas platformas.

Nē, nav. Taču starpvalstu rēķiniem visbiežāk tiek izmantoti PEPPOL e-rēķini, kur par to saderību starp sūtītāju un saņēmēju parūpēsies Piekļuves punkta pakalpojumu sniedzējs (PEPPOL Access Point).

Strukturēta e-rēķina datnes formāts ir XML. Latvijā apstiprinātais e-rēķina standarts ir UBL 2.1. BIS 3 formāts atbilstoši PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

E-rēķiniem nav obligāti jāpievieno pielikumi. Dažkārt rēķinu vizualizācijā ir iekļauta papildu informācija, kas nav attaisnojuma dokumenta sastāvdaļa. To jāturpina nodot vizuālizācijā.

E-rēķinam var pievienot pdf failu gan to iestrādājot e-rēķinā, gan sūtot papildus. Atkarīgs no e-rēķina ģenerēšanai izmantotās sistēmas iespējām. Latvija.lv to nodrošina, līdzīgi arī lielākā daļa citu sistēmu, kas Latvijā tiek izmantotas e-rēķinu ģenerēšanai.

Nē, e-rēķinu nav nepieciešams elektroniski parakstīt.

Šobrīd tiek izdalīti šādi kanāli e-rēķinu nosūtīšanai sadarbības partnerim:

• oficiālā elektroniskā adrese (“e-adrese”);
• e-rēķinu pakalpojumu sniedzēji/operatori jeb PEPPOL pakalpojumu sniedzēji;
• individuālā veidā sadarbības partneriem vienojoties par kanālu, piemēram, tiešās programmatūras integrācijas saskarnes.

Lai saprastu labākās iespējas, nepieciešams apzināt savu rēķinu apjomu un esošo sistēmu iespējas.

Kļūdu gadījumā saņemsiet paziņojumu, ka e-rēķins nav piegādāts. Taču var būt gadījumi, kad līdzīgi kā nesaņemat ziņu par e-pasta piegādi, nebūs iespējams saņemt arī apstiprinājumu par e-rēķina piegādi. Tas būs atkarīgs, no kādas sistēmas e-rēķins tiek izsūtīts.

XML failu ir iespējams atvērt dažādās programmās, piemēram, interneta pārlūkprogrammā, notepad++. Tur starp tagu nosaukumiem iespējams redzēt arī vērtības. Lai XML apskate būtu draudzīgāka saņēmējam, to sistēmai ir jāpārvērš savādākā izskatā - datu tabulās vai izveidojot kādu vizualizācijas formu.

Rēķinā var būt iekļauts arī vizualizācijas fails, bet jāatcerās, ka nepieciešams pārbaudīt, vai tas atbilst strukturētajā rēķinā ievietotajai informācijai.

Informācijas pieejamība par saņemto rēķinu būs atkarīga no tā, kurā kanāla saņemsiet e-rēķinu.

Ja izmantojat e-rēķinu operatoru un e-rēķinu saņemšanu sistēmā (grāmatvedības, resursu vadības, rēķinu apstrādes), tad nepieciešams iepazīties ar konkrētās sistēmas iespējām.

Ja e-rēķinu saņemsiet e-adresē, tad par so saņemsiet e-adreses paziņojumu, kā par jebkuru citu jaunu dokumentu.
Iespējams kāds sadarbības partneris nosūtīs e-rēķinu e-pastā, tomēr šādu iespēju neiesakām izmantot ilgtermiņā drošības apsvērumu dēļ.

Uz e-rēķinu uzglabāšanas termiņu attiecas tās pašas prasības, kas uz cita formāta rēķiniem, atbilstoši grāmatvedības likumam un organizācijas iekšējiem noteikumiem. E-rēķinus nav jādrukā – tie var tikt uzglabāti e-vidē, kurā tika saņemti.

Šobrīd plānots, ka sākot ar 2026. gada 1. janvāri, e-rēķinu datu nodošana Valsts ieņēmumu dienestam būs obligāta.

^{Atsauce: https://www.vid.gov.lv/lv/e-rekini}

VID būs gatavs datus saņemt no Latvijas valsts vienotā portāla e-adrese, e-rēķinu pakalpojuma sniedzējiem un nodokļu maksātājiem.

Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt tikai XML formāta e-rēķina datni (failu).

XML formāta e-rēķina datni Valsts ieņēmumu dienestam varēs nodot arī no grāmatvedības programmas, izmantojot API (ja grāmatvedības programmai izveidota integrācija ar Valsts ieņēmumu dienesta e-rēķinu API).

^{Atsauce: https://www.vid.gov.lv/lv/e-rekini}